Для привлечения и удержания лучших сотрудников необходимо знать, как они воспринимают компанию, в которой работают. Но как определить истинное отношение персонала к работодателю? Как заставить их быть искренними? Для этого может применяться метод исследований Climate Survey, алгоритм которого мы приводим ниже.
Исследование Climate Survey объединяет несколько важных инструментов, которые позволяют получить жизненно важную информацию о внутреннем климате компании. Чтобы правильно провести его, необходимо пройти все ключевые этапы в приведенной последовательности:
- Решить, что именно вы хотите узнать
- Выбрать ответственных за проведение опроса
- Определить методы опроса
- Провести пилотное исследование (опробовать пример опроса)
- Пообщаться с сотрудниками по результатам исследования и получить обратную связь Провести основное исследование
- Решить, кто будет анализировать и оглашать результаты
Эффективное исследование внутриорганизационного климата должно давать ответы на вопросы, критичные для функционирования организации. Основных вопросов такого типа два:
- Получают ли сотрудники то, что они ожидают от своей работы?
- Существуют ли объективные обстоятельства, делающие работу в компании некомфортной, которые могут быть исправлены руководством?
Составляя опросник, руководствуйтесь рекомендациями, приведенными ниже.
- Точно определите, что именно вы хотите узнать: выяснение слишком широкого круга вопросов сделает проект сложным и дорогостоящим. При этом ограничиваться одним-двумя пунктами тоже нельзя: они не дадут представления о внутреннем климате в компании.
- Вовлекайте в проект всех, кому необходимо использовать результаты опроса в дальнейшей работе, даже если проводить исследование будет внешний консультант.
- Подумайте о том, чтобы разослать опросники сотрудникам домой, приложив к ним конверт с обратным адресом. Возможно, им будет удобнее заполнить анкету в спокойной обстановке. Этот метод не подойдет в тех случаях, когда опрос должен проводиться анонимно.
- Независимо от выбранной методики, найдите способы гарантировать конфиденциальность участникам программы.
- Зачастую, когда исследование проводит внешняя организация, сотрудники относятся к нему с большей инициативой и ведут себя более искренне. В этом случае они воспринимают опрос как очень важное событие, в которое компания вкладывает средства.
- Объявление о проведении опроса должно исходить от руководителя компании и быть представлено, к примеру, в виде рассылки по электронной почте за три-четыре недели до его начала. В объявлении следует подчеркнуть, что ответы сотрудников не станут известны их коллегам, и проинформировать, кто будет анализировать ответы.
- Не включайте в анкету вопросы о том, что компания не в силах изменить.
- Выделите время в будущем на то, чтобы подготовить полный отчет по результатам исследования.
- Результаты исследования лучше всего огласить на личных встречах с группами сотрудников. Также можно разослать информационные письма всему персоналу.
- Постоянно напоминайте сотрудникам о проведении исследования. Так вы уменьшите вероятность того, что они просто забудут о нем, и подтолкнете к участию тех, кто еще не определился, хочет ли в нем участвовать.
Пошаговая схема проведения исследования Climate Survey
Рассмотрим приведенные шаги подробнее.
1. Определение потребности в изучении климата
Первый шаг любого исследования заключается в том, чтобы определить, насколько оно вам необходимо и стоит ли его проводить. Изучение внутрикорпоративного климата – не исключение. Самое главное на этом этапе – понимать, что исследование служит не только тому, чтобы получить информацию о коллективе, но и тому, чтобы стать катализатором развития управления в компании. Исследование также может использоваться, чтобы оценить моментальный и долгосрочный эффект от различных нововведений.
Для изучения климата в компании важно выбрать подходящий момент. Нужно избегать начала этого процесса на пике производства, в периоды праздников или отпусков, во время волнений среди работников или масштабных структурных изменений в компании. Высокое напряжение в организации, скорее всего, серьезно исказит результаты.
2. Составление краткого плана исследования
На этом этапе следует определить возможности исследования: многие сотрудники могут проигнорировать вопросы и тем самым лишь отнимут время и средства, не принеся никакой пользы. От других же можно будет получить ряд важных замечаний и предложений, поэтому необходимо как можно раньше установить параметры исследования.
- Намеченная аудитория. Определите, кто будет участвовать в обзоре и кто – анализировать результаты. Эти данные помогут решить, какие вопросы задавать и как их формулировать.
- Предметы изучения. Важно очертить круг вопросов исследования и не давать карт-бланш участникам. В противном случае, вы сильно усложните процедуру подведения итогов, а сотрудники, вместо того чтобы в течение получаса сосредоточиться и ответить на четкие вопросы, потратят полдня на обсуждения.
- Детальность информации. Следует определить, насколько детализированными должны быть ответы участников исследования. Заранее продумайте, сколько ответов – 3 или 100 – будут предусмотрены на каждый вопрос.
3. Выбор методики исследования
Как известно, существует три ошибки при проведении исследований в компании, которые могут свести на нет весь результат работы. Это недостаточная конфиденциальность, отсутствие обратной связи и бездействие по результатам изучения. При этом первые две ошибки могут быть связаны с неправильно выбранной методикой.
Прежде всего, компания должна позаботиться о том, чтобы эти требования соблюдались. Если ее организационная структура такова, что восходящая связь приветствуется, то результаты программы, скорее всего, будут положительными. Здесь важны открытость и честность, а изменения должны соответствовать реальным результатам исследования. Существует пять основных методик проведения исследования. Выберите тот, который более всего подходит для вашей компании и позволит дать самые точные результаты:
- Опросные листы. Опросные листы можно раздать сотрудникам двумя способами: отдать лично в руки либо разослать по почте. Второй вариант подходит для компаний, в которых много сотрудников, работающих вне офиса либо пребывающих в постоянных разъездах. Можно использовать два способа одновременно. Заполнение опросных листов – относительно недорогой и оперативный метод изучения климата в коллективе.
- Online-опросник. Этот метод может быть оптимален для компаний с высокой численностью штата. Несмотря на кажущуюся сложность технического исполнения, использование online-опросника, напротив, позволяет экономить время, так как рассчитать многие показатели можно автоматически. Кроме того, при наличии доступа к опроснику через Интернет, сотрудники смогут заполнить его, находясь дома, на работе или в командировке. Также появится возможность более оперативно получать результаты от удаленных представительств и филиалов.
- Фокус-группы. Эта методика применяется в тех случаях, когда руководство интересуется более глубокими сведениями, чем можно получить путем заполнения анкет. Также фокус-группы имеют смысл, когда не удается достаточно четко очертить круг интересующихпроблем для формирования вопросов анкеты. Однако помните, что фокус-группа должна проводиться опытным специалистом. Основной подводный камень – присутствие в фокус-группе сотрудников, испытывающих личную неприязнь друг к другу. Следствием этого может стать искажение результатов. Кроме того, иногда сотрудники опасаются искренне рассказывать о своем отношении к компании в присутствии коллег, что тоже сказывается на данных исследования.
- Индивидуальное интервью. Индивидуальное интервью, так же как и фокус-группа, дает более полную и глубокую информацию о мнениях персонала, нежели письменный опрос, и даже располагает к большей откровенности. Однако этот метод скорее подходит для компаний с небольшим штатом. Проведение индивидуальных интервью и анализ их результатов обычно занимает довольно много времени.
- Анонимная телефонная «горячая линия». Этот метод применяется тогда, когда руководство уверено в желании персонала активно участвовать в исследовании и пользуется доверием с его стороны. Тем не менее помните, что, поскольку многие боятся наказания, недовольство по горячим линиям высказывается в гораздо более мягких формах, чем есть на самом деле.
4. Определение методов обработки данных
Любая компания стремится максимально сократить время обработки данных. Поэтому о том, как сделать это максимально эффективно, нужно подумать еще до начала опроса. Основной принцип – вопросы должны быть хорошо структурированы, чтобы данные можно было легко группировать и сортировать. Пример хорошо структурированного опросника приведен на рис. 1.
5. Объявление о проведении исследования и просьба к сотрудникам об участии
Эффективная коммуникация – это обязательный элемент хорошей организации опроса. Нельзя принуждать сотрудников к участию в исследовании – они должны делать это добровольно. Основным побуждением должна стать реальная возможность повлиять на работу компании, о чем обязательно нужно сказать, объявляя о начале программы. Желательно, чтобы в первую очередь об исследовании персоналу рассказал руководитель компании – это придаст данной инициативе большую значимость.
6. Проведение исследования
Если вы аккуратно проделали первые 5 шагов, то само исследование пройдет легко и быстро.
7. Обобщение и анализ результатов
Постарайтесь воспринимать данные, полученные после опроса, как можно более объективно: не стоит понимать их так, как вы хотите их понять. Наиболее частые ошибки при анализе данных:
- Синдром «порыва к заключениям». Многие люди пытаются сделать выводы из первых же полученных данных, воспринимая остальные только как подтверждение своим мыслям. Не спешите подводить итоги, не обладая полной информацией.
- Графическое искажение. Часто ошибки совершаются по невнимательности при визуальном представлении данных. Еще раз проверьте графы, диаграммы, таблицы. Попробуйте заново произвести вычисления.
- Статистические ошибки. Убедитесь, что статистические вычисления были произведены верно.
- «Ступор анализа». При анализе данных существует соблазн впасть в крайности и начать акцентировать внимание на чем-то одном. Старайтесь не зацикливаться на отдельных проблемах: они могут оказаться не такими значительными, как вам представляется. Вместе с тем, вы рискуете упустить более важные детали.
- Манипулирование результатами. Фальсификация данных для того, чтобы они соответствовали чьей-либо точке зрения, чревата негативными последствиями. Особенно это касается долгосрочных изменений, проведенных на основе ложных результатов.
8. Составление отчета о результатах исследования и их анализ для представления менеджменту
Сразу после окончания анализа результатов нужно составить отчет по ним и предоставить эти данные руководству. Таким образом вы ускорите принятие решений по выявленным проблемам.
9. Создание плана дальнейших действий по исправлению ситуации
Как мы уже говорили, одна из трех основных ошибок, допускаемых по результатам исследования, это бездействие. Сотрудникам важно видеть, что их участие в проекте повлияло на работу компании, что руководство действительно хочет решить их проблемы. Важно продемонстрировать искреннее желание действовать в соответствии с итогами опроса.
10. Оглашение плана действий и вовлечение сотрудников в его осуществление
Как только план действий сформулирован, его необходимо представить сотрудникам. Если правильно и последовательно двигаться по намеченному плану, это повысит моральное удовлетворение сотрудников от проделанной работы и позволит им чувствовать свой вклад в работу компании.
11. Мониторинг и оглашение достижений по плану действий
Тем, кто не был непосредственно связан с выполнением плана действий, важно сообщить о его успешности. Это заставит сотрудников, не принявших активное участие в проекте, увидеть реальные результаты и побудит их участвовать в аналогичных программах в будущем.
12. Выбор и награждение сотрудников, сыгравших лидирующие роли
Необходимо мотивировать сотрудников принимать участие в подобных мероприятиях. Для этого следует отметить и наградить тех из них, кто сыграл наиболее важную роль в исследовании. Изучая климат в коллективе, ни в коем случае нельзя ограничиваться единичным исследованием. Регулярные мероприятия позволяют добиться большей откровенности и более активной вовлеченности сотрудников. Со временем они позволяют повысить уровень доверия персонала компании и, следовательно, получать более точные результаты.
Автор: Константиновская Ирина
Источник: Кадровый менеджмент
