Проект видавничого дому «МЕДІА-ПРО»

Оформлення кадрової документації: вимоги інспекції праці. Ведення трудових книжок

Дата публікації: 30.01.2013

ВЕДЕННЯ ТРУДОВИХ КНИЖОК

Відповідно до статті 48 КЗпП трудова книжка — це основний документ про трудову діяльність працівника. Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки також ведуться на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню. Працівникам, що стають до роботи вперше, трудова книжка оформляється не пізніше п’яти днів після прийняття на роботу.

До трудової книжки заносяться відомості про роботу, про заохочення та нагороди за успіхи в роботі, відомості про стягнення до неї не заносяться.

Порядок ведення трудових книжок визначається постановами Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 (далі — Постанова № 301) і «Про внесення змін до зразка бланка трудової книжки» від 2 березня 1994 року № 131 та Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58).

гідно пунктом 1.1 Інструкції № 58 трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють на підприємстві будь-якої форми власності або у фізичної особи понад п’ять днів, зокрема осіб, які є співвласниками (власниками) підприємств, селянських (фермерських) господарств, сезонних і тимчасових працівників, а також позаштатних працівників, якщо вони підлягають державному соціальному страхуванню.

На осіб, які працюють за сумісництвом, трудова книжка ведеться за основним місцем роботи.

Звернути увагу
Трудові книжки раніше встановленого зразка обміну не підлягають.

Відповідно до пункту 4 Постанови № 301 керівник підприємства несе відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачі трудових книжок. Наказом керівник призначає особу, уповноважену бути відповідальною за вчасне і правильне заповнення трудових книжок, їх облік, зберігання та видачу.

Звернути увагу
Трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у ФОП з правом найму, та фізичних осіб, які використовують найману працю, пов’язану з наданням послуг (як-от, кухарі, няні, водії), зберігаються безпосередньо у працівника.

За порушення встановленого порядку посадові особи несуть дисциплінарну відповідальність та іншу відповідальність, передбачену чинним законодавством.

Оскільки трудові книжки зберігаються на підприємстві як документи суворої звітності, уповноважена особа веде книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них, а також книгу обліку бланків трудових книжок.

Записи у трудовій книжці виконуються арабськими цифрами. Наприклад, якщо працівника прийнято на роботу 4 червня 2001 року, у трудовій книжці записується «04.06.2001».

Записи мають виконуватися акуратно, кульковою ручкою або пером, чорнилом синього або фіолетового кольору.

З кожним записом у трудовій книжці працівник знайомиться під розписку в особовій картці працівника (типова форма № П-2), затвердженій наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656.
Ознайомлення із записами в трудовій книжці може відбуватися в заочному порядку направленням власникам книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особистій картці працівника.

При зміні прізвища, імені та по батькові або внесенні змін до дати народження на підставі документів (паспорта, свідоцтва про народження, про шлюб, про розірвання шлюбу, про зміну прізвища, імені та по батькові тощо) вносяться нові дані. Посилання на відповідні документи на внутрішній стороні обкладинки завіряються підписом керівника підприємства або спеціально уповноваженою особою і печаткою підприємства або відділу кадрів. Наприклад: «Прізвище Кравченко змінено на Харченко у зв’язку з укладенням шлюбу Підстава: свідоцтво про шлюб 1-ВЛ № 063072, видане відділом РАЦС Управління юстиції м. Києва 15.10.2012 (підпис, дата)».

До трудової книжки не вносяться записи про:

  • тимчасове переведення на іншу роботу для заміщення працівника;
  • переведення на легшу роботу вагітних жінок і жінок, які мають дітей віком до трьох років;
  • тимчасове переведення у разі виробничої потреби;
  • тимчасове переведення на іншу роботу на тому самому підприємстві у разі простою.

Порядок заповнення трудової книжки працівників, які працевлаштовуються вперше

Заповнення трудової книжки вперше провадиться власником або уповноваженим ним органом не пізніше п’ятиденного строку з дня прийняття на роботу.

На першій сторінці (титульному аркуші) трудової книжки записуються відомості про працівника: прізвище, ім’я, по батькові (повністю, без скорочень). Дата народження вказується на підставі даних паспорта чи свідоцтва про народження. Потім указується дата заповнення трудової книжки. Працівник своїм підписом засвідчує правильність внесених відомостей.

На титульному аркуші трудової книжки особа, відповідальна за видачу трудових книжок, ставить свій підпис і печатку підприємства (або печатку відділу кадрів), на якому вперше заповнюється трудова книжка.

До трудових книжок за місцем роботи вносяться окремим рядком з посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:

  • час служби у складі Збройних Сил України та інших військ, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю і державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення зі служби;
  • час навчання у вищих навчальних закладах, аспірантурі та клінічній ординатурі;
  • час навчання у професійно-технічних навчальних та інших закладах, у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
  • роботу як членів колгоспів (у разі якщо чинним законодавством передбачено зарахування цієї роботи до стажу працівників);
  • час догляду за інвалідом 1-ї групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який згідно з висновками медичної установи потребує постійного догляду, зокрема за старими, які досягли 80-річного віку (на підставі медичного висновку).

Передбачені записи вносяться до трудової книжки до занесення відомостей про роботу на цьому підприємстві.

Звернути увагу
Сезонним працівникам безперервний трудовий стаж зберігається лише в тих галузях, де це передбачено чинним законодавством.

Безробітним особам у період одержання допомоги у зв’язку з безробіттям записи у трудовій книжці здійснюються органом державної служби зайнятості населення.

Підставою для відображення зазначених вище записів є військові квитки, дипломи, свідоцтва, атестати, довідки та інші документи.

Якщо за час роботи працівника змінюється найменування підприємства, про це у графі 3 трудової книжки окремим рядком робиться запис: «Підприємство таке-то з такого-то числа перейменовано на таке-то», а в графі 4 зазначається підстава перейменування — наказ (розпорядження) дата і номер.

Записи в трудовій книжці при звільненні та при переведенні на іншу роботу провадяться у точній відповідності з формулюванням чинного законодавства і з посиланням на відповідну статтю, пункт закону. Наприклад: «Звільнений за згодою сторін, п. 1 ст. 36 КЗпП України».

При розірванні трудового договору з ініціативи працівника з причин, з якими законодавство пов’язує надання певних пільг і переваг, запис про звільнення вноситься до трудової книжки із зазначенням цих причин (наприклад: «Звільнено за власним бажанням у зв’язку із зарахуванням до вищого навчального закладу, ст. 38 КЗпП України»).

При звільненні робиться запис у день звільнення, решта записів — не пізніше тижневого строку з дня видання наказу.

Записи про звільнення, про нагородження та заохочення засвідчуються підписом керівника і печаткою.

Власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівникові трудову книжку в день звільнення з унесеним до неї записом про звільнення. При затримці видачі трудової книжки з вини власника працівникові сплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу. Днем звільнення в такому разі вважається день видачі трудової книжки. Про новий день звільнення видається новий наказ і вноситься запис до трудової книжки працівника. Раніше внесений запис про звільнення визнається недійсним у порядку, встановленому пунктом 2.10 Інструкції № 58.

Якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, власник або уповноважений ним орган надсилає йому поштове повідомлення із вказівкою про потребу отримання трудової книжки.

Пересилання трудової книжки поштою з доставкою на зазначену адресу допускається лише за письмовою згодою працівника.

Трудові книжки й дублікати, не отримані працівниками при звільненні, зберігаються протягом двох років у відділі кадрів підприємства окремо від трудових книжок працівників, які перебувають на роботі. Після закінчення цього терміну неодержані трудові книжки зберігаються в архіві підприємства не менше 50 років, а по закінченні зазначеного терміну підлягають знищенню.

У разі смерті працівника трудова книжка видається на руки його найближчим родичам під розписку або направляється поштою на їхню вимогу. При цьому у трудовій книжці померлого працівника у графі 3 записується: «Роботу припинено у зв’язку зі смертю», у графі 4 — зазначається дата і номер наказу.

Вкладиш до трудової книжки вшивається тоді, коли всі сторінки відповідних розділів у трудовій книжці заповнені. Вкладиш без трудової книжки недійсний. Про кожний виданий вкладиш на першій сторінці трудової книжки робиться відмітка про те, що видано вкладиш, і тут-таки зазначається серія і номер вкладиша.

Дублікат трудової книжки

Працівник, який загубив трудову книжку або вкладиш до неї, зобов’язаний негайно заявити про це власникові або уповноваженому ним органу за останнім місцем роботи. Тоді власник або уповноважений ним орган видає працівникові іншу трудову книжку або вкладиш до неї не пізніше 15 днів після заяви про втрату. У правому верхньому кутку книжки-дубліката робиться запис «Дублікат».

Якщо працівник до влаштування на це підприємство вже працював, то при заповненні дубліката трудової книжки до графи «Відомості про роботу» спершу вносять запис про загальний трудовий стаж його роботи до приходу на це підприємство, якщо є підтвердні документи. Загальний трудовий стаж записується сумарно, указується загальне число років, місяців, днів роботи без уточнення, на якому підприємстві, у який час і на яких посадах працював у минулому власник трудової книжки (наприклад: 15 років 6 місяців 12 днів).

Потім загальний трудовий стаж, підтверджений належно оформленими документами, записується за окремими періодами, при цьому порядковий номер запису не ставиться: у графі 2 указується дата, у графі 3 — найменування підприємства, де працював працівник, і посада. У такому самому порядку виконується запис про звільнення.

До дубліката трудової книжки вносяться лише ті дані, які підтверджено документально.

Звернути увагу
Дублікат видається працівникові й тоді, коли трудова книжка стала непридатною (обгоріла, розірвалася, забруднилася тощо).

При цьому на першій сторінці трудової книжки, що стала непридатною, робиться запис: «Замість видано дублікат», а непридатна книжка повертається власникові.

Підприємство видає книжки за свій рахунок, якщо псування або втрата трудової книжки склалися з вини підприємства.

У разі якщо в трудовій книжці виявлено помилку або неточний запис відомостей про роботу, переведення, а також про нагородження і заохочення, виправлення виконуються підприємством, на якому було внесено відповідний запис.

Виправлення відомостей про роботу, переведення на іншу роботу, про нагородження і заохочення обов’язково мають відповідати оригіналові наказу. При втраті наказу або невідповідності запису фактично виконуваній роботі виправлення відомостей про роботу здійснюється на підставі інших документів, що підтверджують виконання робіт, не зазначених у трудовій книжці. При цьому слід мати на увазі, що показання свідків не можуть бути підставою для внесення виправлень.

Звернути увагу
Виправлення раніше внесених неточних чи неправильних записів не допускається закреслюванням.

Відповідно до Інструкції № 58 виправлення неточних чи неправильних записів у трудовій книжці виконуються у такому порядку:

  • у графі 1 вказується порядковий номер;
  • у графі 2 дата внесення виправленого запису;
  • у графі 3 — «Запис за № таким-то недійсний. Прийнято за такою-то професією (посадою)»;
  • у графі 4 — повторюється дата і номер наказу (розпорядження) керівника, запис із якого неправильно внесено до трудової книжки.

У такому самому порядку визнається недійсним запис про звільнення, переведення на іншу постійну роботу, поновлення на попередній роботі чи зміну формулювання причин звільнення.

Кадрова служба повинна керуватися у своїй діяльності, зокрема:

КОДЕКСОМ ЗАКОНІВ ПРО ПРАЦЮ УКРАЇНИ
ЗАКОНАМИ УКРАЇНИ:

«Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР
«Про загальнообов’язкове державне соціальне страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням» від 18 січня 2001 року № 2240-ІІІ
«Про державну допомогу сім’ям з дітьми» від 21 листопада 1992 року № 2811-ХII
«Про пенсійне забезпечення» від 5 листопада 1991 року № 1788-XII
«Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» від 21 березня 1991 року № 875-XII

ПОСТАНОВАМИ КАБІНЕТУ МІНІСТРІВ УКРАЇНИ:

«Про затвердження переліку виробництв, цехів, професій і посад із шкідливими умовами праці, робота яких дає право на скорочену тривалість робочого тижня» від 21 лютого 2001 року № 163
«Про затвердження списків виробництв, робіт, професій, посад і показників, зайнятість у яких дає право на пенсію за віком на пільгових умовах» від 16 січня 2003 року № 36
«Про реалізацію статей 19 і 20 Закону України «Про основи соціальної захищеності інвалідів в Україні» від 31 січня 2007 року № 70

Генеральною угодою про регулювання основних принципів і норм реалізації соціально-економічної політики і трудових відносин в Україні на 2010–2012 роки від 9 листопада 2010 року

НАКАЗАМИ МІНІСТЕРСТВА ПРАЦІ ТА СОЦІАЛЬНОЇ ПОЛІТИКИ УКРАЇНИ

«Про затвердження Порядку застосування Списків № 1 і № 2 виробництв, робіт, професій, посад і показників при обчисленні стажу роботи, що дає право на пенсію за віком на пільгових умовах» від 18 листопада 2005 року № 383
«Про затвердження Рекомендацій щодо порядку надання працівникам з ненормованим робочим днем щорічної додаткової відпустки за особливий характер праці» від 10 жовтня 1997 року № 7

Національним класифікатором України «Класифікатор професій ДК 003:2010», затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327
Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58
Інструкцією про службові відрядження в межах України і за кордон, затвердженою наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59

Стаття надана редакцією журналу «Довідник кадровика»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків»
(детальніше – журнал «Довідник кадровика» №11, 2012)

Автор: Лариса ЗВІРИЧ,
перший заступник начальника інспекції з питань праці

 

kadrovik.ua