Щоб розрахувати необхідну кількість діловодів для певного підприємства, слід визначити річну трудомісткість (Т) за типовим видом робіт, загальну трудомісткість (Тз) типового складу робіт та, власне, чисельність працівників (Ч).
Річну трудомісткість за типовим видом робіт визначають за формулою:
Т = Нч · V = 0,26 · 2212 = 575,12 год.,
де: Нч — витрати часу на виконання одного конкретного нормованого виду роботи в годинах. Щоб визначити час, затрачений на певний вид роботи, слід здійснити спостереження за допомогою фотографії робочого часу та хронометражу або ж скористатися Міжгалузевими нормами. Якщо за приклад взяти набирання тексту на аркуші формату А4 кирилицею, 12-м кеглем, шрифтом Arial, через півтора інтервали (орієнтовно вийде 38—41 рядок, 2450 знаків без пробілів та 60—64 друкованих знаків у рядку), то витрати часу на такий вид роботи становитимуть 15,4 людино-хвилин або 0,26 людино-годин (як це зазначено в картці 31 Міжгалузевих норм);
V — обсяг типового виду робіт, які виконують за рік. Наприклад, якщо діловод друкує щодня (мається на увазі робочий день) у середньому 10 аркушів тексту, то за рік з урахуванням відпустки, вихідних днів та ймовірно хоча б одного листка непрацездатності (до п’яти днів) обсяг такої виконаної роботи становитиме 2212 одиниць.
Загальну трудомісткість типового складу робіт розраховують за формулою:
|
|
n |
|
| Тз = ∑Т = 12 · 575,12 = 6901,44 люд.-год., | ||
|
| 1 |
|
де: n — кількість видів робіт, що виконуються. Наприклад, у середньому за вісім годин діловод виконує 12 видів робіт;
Т — річна трудомісткість.
Чисельність працівників сфери діловодства розраховують за формулою:
|
Ч = |
|
· Кн = 6901,44 / 2003 · 1,15 = 3,96 осіб, |
| Фк
|
де: Тз — загальна трудомісткість;
Фк — річний фонд робочого часу одного працівника, що вимірюється в годинах. За 40-годинного робочого тижня на 2016 рік цей показник становить 2003 год.;
Кн — коефіцієнт, що враховує заплановані невиходи працівника на роботу (у зв’язку з відпусткою, хворобою тощо). Зазвичай цей коефіцієнт становить 1,15.
Отже, як видно з розрахунків, обґрунтована кількість діловодів для певного підприємства — чотири штатні одиниці.
Джерело: журнал «Діловодство та документообіг»
