ДФС в листі № 859 / С / 99-99-19-02-02-15 роз’яснила нюанси зберігання і відновлення документів з виплати зарплати.
Відповідальність за організацію бухобліку та фіксування фактів здійснення всіх господарських операцій у первинних документах, збереження оброблених документів, регістрів і звітності протягом встановленого терміну, але не менше 3 років, несе власник (власники) або уповноважений орган (посадова особа), який здійснює керівництво підприємством (п. 3 ст. 8 Закону про бухоблік).
Порядок створення, прийняття і відображення в бухобліку, а також зберігання первинних документів, облікових регістрів встановлений Положенням про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (далі – Положення).
Відповідно до п. 6.10 Положення в разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів і розслідування причин їх пропажі або знищення.
Для участі в роботі комісії запрошуються представники слідчих органів, охорони і державного пожежного нагляду.
Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акта надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції — підприємствами та місцевому фінансовому органу — установами, в 10-денний термін.
Відповідно до п. 44.5 ст. 44 НК, у разі втрати, пошкодження або дострокового знищення первинних документів, платник податків зобов’язаний у 5-денний строк з дня такої події повідомити контролюючий орган за місцем обліку в порядку, встановленому для подання податкової звітності.
Способи подання звітності регламентує п. 49.3 ст. 49 НК, а саме:
а) особисто платником податків або уповноваженою на це особою;
б) поштою з повідомленням про вручення та з описом вкладення;
в) засобами електронного зв’язку в електронній формі з дотриманням умови щодо реєстрації електронного підпису підзвітних осіб.
Платник податків зобов’язаний відновити втрачені документи протягом 90 календарних днів з дня, що настає за днем надходження повідомлення до контролюючого органу.
