Передусім необхідно звернути увагу на статут організації. У ньому обов’язково мають бути прописані умови надання відпустки генеральному директорові.
Якщо в компанії кілька акціонерів, генеральний директор повинен написати заяву на відпустку на ім’я голови зборів. Перевірте правильність її оформлення: у ній має бути зазначена дата відпустки, її тривалість. Заява має бути приблизно такого змісту: «Прошу розглянути на зборах учасників Товариства питання про надання мені щорічної відпустки тривалістю ____ календарних днів з ________ по ________».
Після цього скличте збори, порядок денний яких стосуватиметься надання відпустки генеральному директорові. Результати оформіть у вигляді протоколу. У ньому ж напишіть, на кого буде покладено обов’язки генерального директора під час його відсутності.
Видайте наказ. Зазначте в розпорядчому документі дату надання відпустки, тривалість. Якщо є додаткова відпустка, її також необхідно вказати в наказі. Підписувати розпорядчий документ повинен голова зборів або ж сам генеральний директор.
Оформіть наказ про тимчасове покладення обов’язків. У ньому зазначте П. І. Б. виконуючого обов’язки, період заміщення і розмір доплати. Якщо в штаті є заступник директора, то питання про призначення будь-кого з працівників буде зняте.
Якщо генеральний директор є також єдиним засновником, то рішення про надання відпустки ухвалює він сам, він же й підписує свою заяву.
Отже, зазвичай директор сам підписує накази стосовно себе. Повноваження видавати накази закріплюються за директором статутом або положенням. Тому директор має право підписувати накази щодо всіх працівників, зокрема і щодо самого себе.
Підставами для видання наказу можуть бути, скажімо, графік відпусток і лист-погодження організації-засновника, протокол зборів засновників.
Зауважимо, що наказ про надання щорічної відпустки директорові та наказ про покладання обов’язків на його заступника мають різні строки зберігання. А саме: наказ про надання щорічної відпустки — кадровий наказ тимчасового строку зберігання (5 років); наказ про покладання виконання обов’язків директора на іншого працівника — кадровий наказ тривалого строку зберігання (10 років). Тому ці накази слід оформлювати окремо.
Якщо установчими документами не обумовлено порядку призначення виконуючого обов’язки за посадою тимчасово відсутнього директора, відповідне рішення директор ухвалює особисто. Утім, покласти тимчасове виконання своїх обов’язків на іншого працівника (заступника, керівника структурного підрозділу тощо) директор може за таких умов: виконання обов’язків директора у разі його тимчасової відсутності передбачено посадовою інструкцією працівника; працівник дав згоду на тимчасове виконання обов’язків директора.
Установчими документами підприємства (статутом, положенням) можуть установлюватися обмеження для працівника, який тимчасово виконує обов’язки директора. Інформацію про такі обмеження слід зазначити у тексті наказу про покладання обов’язків та делегування повноважень — із посиланням на відповідний пункт статуту (положення). Якщо таких обмежень статутом (положенням) не визначено, працівник, на якого покладені обов’язки директора, наділяється всіма його повноваженнями. Наказ про делегування повноважень (як і решта розпорядчих документів, право видання яких надано керівникові) має містити відмітку про ознайомлення працівника з рішенням директора.
Текст наказу може бути такого змісту: «ВІДБУВАЮ в щорічну основну відпустку на 24 календарні дні за період роботи з ___ по ___, з ___ по ___». Залежно від умов надання відпустки директорові буде визначатися підстава для наказу (заява, протокол зборів засновників, графік відпусток).
Джерело: редакція Єдиної електронної системи «КАДРОВИК-онлайн»
