Зразок номенклатури справ відділу кадрів

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ     (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за Типовим переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення про відділ кадрів (копія)

До заміни новим

05-02

Правила, положення, регламенти, інструкції; методичні вказівки та рекомендації, що стосуються трудових відносин і роботи з кадрами

До заміни новими

ст. 20-б

05-03

Посадові та робочі інструкції працівників підприємства

5 р.¹

ст. 43

¹ Після заміни новими

05-04

Накази директора з основної діяльності підприємства, що стосуються роботи відділу (копії)

Доки не мине потреба

05-05

Накази директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги)

75 р.

ст. 16-б

05-06

Накази директора підприємства про надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці

75 р.

ст. 16-б

05-07

Накази директора підприємства про надання відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок

75 р.

ст. 16-б

05-08

Накази директора підприємства про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

5 р.

ст. 16-б

05-09

Накази директора підприємства про направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон

75 р.

ст. 16-б

05-10

Накази директора підприємства про стягнення, направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон

5 р.

ст. 16-б

05-11

Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ

3 р.

ст. 491

05-12

Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань

75 р. ЕПК

ст. 492

05-13

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів)¹ штатних працівників підприємства

75 р.²

ст. 493-в

¹ Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення — 3 роки після звільнення.

² Після звільнення

05-14

Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення)¹ осіб, які працюють за сумісництвом

75 р. ²

ст. 495

¹ Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів
з кадрових питань, — 3 роки.

² Після звільнення

05-15

Характеристики працівників, які не мають особових справ

Доки не мине потреба

ст. 498

05-16

Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом)

75 р.¹

ст. 499

¹ Після звільнення

05-17

Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу

1 р.

ст. 500

05-18

Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації

75 р.

ст. 503

05-19

Трудові книжки працівників підприємства

До запитання, не затребува­ні — не менше 50 р.

ст. 508

05-20

Документи (довідки, звіти, відомості) про облік наявності, руху, комплектування, використання трудових ресурсів

5 р.

ст. 356

05-21

Відомості з обліку наявності й руху робочої сили

3 р.

ст. 357

05-22

Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про наявність вакантних посад, вивільнення працівників, прийняття працівників

5 р.

ст. 363

05-23

Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій

5 р.

ст. 636

05-24

Звіти і відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації

5 р.

ст. 638

05-25

Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій

5 р.

ст. 639

05-26

Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації

1 р.

ст. 640

05-27

Заяви про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи (довідки, висновки) про їх розгляд

5 р.

ст. 641

05-28

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки) про підвищення кваліфікації працівників та перепідготовку кадрів

5 р. ЕПК

ст. 537

05-29

Документи (подання, клопотання, характеристики, витяги з рішень тощо) про представлення до нагородження державними, відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, присудження премій

75 р. ЕПК

ст. 654-б

05-30

Списки осіб, нагороджених державними та іншими нагородами, почесними званнями, преміями

75 р.

ст. 658-б

05-31

Правила внутрішнього трудового розпорядку

1 р.¹

ст. 397

¹ Після заміни новими

05-32

Документи (доповідні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку

1 р.

ст. 398

05-33

Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв’язання трудових конфліктів

5 р. ЕПК

ст. 400

05-34

Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень

5 р. ЕПК ¹

ст. 401

¹ У разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці — 75 років

05-35

Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

1 р.

ст. 515

05-36

Заяви про надання додаткових відпусток у зв’язку з навчанням

1 р.¹

ст. 516

¹ Після закінчення навчального закладу

05-37

Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо

3 р.

ст. 517

05-38

Листування про переведення працівників до інших організацій

3 р.

ст. 361

05-39

Листування про використання резервів виробництва, підвищення продуктивності праці

3 р.

ст. 405

05-40

Листування про атестацію і встановлення кваліфікації

3 р.

ст. 642

05-41

Листування з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, організаціями вищого рівня, профспілковими органами про нагородження працівників, присвоєння почесних звань, присудження премій

5 р. ЕПК

ст. 657

05-42

Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок; направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон)

75 р.

ст. 121-б

05-43

Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток

у зв’язку з навчанням; стягнення; направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон)

5 р.

ст. 121-б

05-44

Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань

75 р.

ст. 527

05-45

Журнал обліку (алфавіт) особових справ штатних працівників

75 р.

ст. 528

05-46

Журнал обліку (алфавіт) особових справ осіб, які працюють за сумісництвом

75 р.

ст. 528

05-47

Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них

50 р.

ст. 530-а

05-48

Журнал обліку осіб, направлених у довготривалі відрядження у межах України та за кордон

75 р.

ст. 532-а

05-49

Журнал обліку осіб, направлених у короткотривалі відрядження у межах України та за кордон

5 р.

ст. 532-б

05-50

Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження

5 р.¹

ст. 533

¹ Після закінчення журналу

05-51

Книги обліку прибуття на роботу молодих спеціалістів

3 р.

ст. 534

05-52

Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату

3 р.

ст. 535

05-53

Журнал реєстрації посвідчень і перепусток працівників

3 р.

ст. 1035

05-54

Журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії

3 р.

ст. 407

05-55

Табелі обліку використання робочого часу

1 р.

ст. 408

05-56

Книга реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників

1 р.

ст. 1037

05-57

Журнал реєстрації місцевих відряджень

1 р.

ст. 1037

05-58

Журнал реєстрації листків непрацездатності

3 р.¹

ст. 739

¹ Після закінчення журналу

05-59

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб

3 р.¹

ст. 45-б

¹ Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб

05-60

Номенклатура справ відділу кадрів

3 р.¹

ст. 112-в

¹ Після заміни новими та за умови передання справ до архівного підрозділу організації