Зразок номенклатури справ відділу кадрів


 

Додаток 1

 

Зразок номенклатури справ відділу кадрів*

(формат А4, 210 х 297 мм)

 

ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО

«ЗАВОД «ПЕРЕМОЖЕЦЬ»

Відділ кадрів

НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ

12 грудня 2012 року № 2

м. Кам’янець-Подільський

на 2013 рік

 

05 — ВІДДІЛ КАДРІВ

Індекс справи

Заголовок справи

(тому, частини)

Кількість справ     (томів, частин)

Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за Типовим переліком

Примітка

1

2

3

4

5

05-01

Положення про відділ кадрів (копія)

 

До заміни новим

 

05-02

Правила, положення, регламенти, інструкції; методичні вказівки та рекомендації, що стосуються трудових відносин і роботи з кадрами

 

До заміни новими

ст. 20-б

 

05-03

Посадові та робочі інструкції працівників підприємства

 

5 р.1

ст. 43

1 Після заміни новими

05-04

Накази директора з основної діяльності підприємства, що стосуються роботи відділу (копії)

 

Доки не мине потреба

 

05-05

Накази директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги)

 

75 р.

ст. 16-б

 

05-06

Накази директора підприємства про надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці

 

75 р.

ст. 16-б

 

05-07

Накази директора підприємства про надання відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок

 

75 р.

ст. 16-б

 

05-08

Накази директора підприємства про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням

 

5 р.

ст. 16-б

 

05-09

Накази директора підприємства про направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон

 

75 р.

ст. 16-б

 

05-10

Накази директора підприємства про стягнення, направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон

 

5 р.

ст. 16-б

 

05-11

Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ

 

3 р.

ст. 491

 

05-12

Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань

 

75 р. ЕПК

ст. 492

 

05-13

Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів)1 штатних працівників підприємства

 

75 р.2

ст. 493-в

1 Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення — 3 роки після звільнення.

2 Після звільнення

05-14

Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення)1 осіб, які працюють за сумісництвом

 

75 р. 2

ст. 495

1 Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів
з кадрових питань, — 3 роки.

2 Після звільнення

05-15

Характеристики працівників, які не мають особових справ

 

Доки не мине потреба

ст. 498

 

05-16

Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом)

 

75 р.1

ст. 499

1 Після звільнення

05-17

Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу

 

1 р.

ст. 500

 

05-18

Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації

 

75 р.

ст. 503

 

05-19

Трудові книжки працівників підприємства

 

До запитання, не затребува­ні — не менше 50 р.

ст. 508

 

05-20

Документи (довідки, звіти, відомості) про облік наявності, руху, комплектування, використання трудових ресурсів

 

5 р.

ст. 356

 

05-21

Відомості з обліку наявності й руху робочої сили

 

3 р.

ст. 357

 

05-22

Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про наявність вакантних посад, вивільнення працівників, прийняття працівників

 

5 р.

ст. 363

 

05-23

Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій

 

5 р.

ст. 636

 

05-24

Звіти і відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації

 

5 р.

ст. 638

 

05-25

Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій

 

5 р.

ст. 639

 

05-26

Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації

 

1 р.

ст. 640

 

05-27

Заяви про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи (довідки, висновки) про їх розгляд

 

5 р.

ст. 641

 

05-28

Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки) про підвищення кваліфікації працівників та перепідготовку кадрів

 

5 р. ЕПК

ст. 537

 

05-29

Документи (подання, клопотання, характеристики, витяги з рішень тощо) про представлення до нагородження державними, відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, присудження премій

 

75 р. ЕПК

ст. 654-б

 

05-30

Списки осіб, нагороджених державними та іншими нагородами, почесними званнями, преміями

 

75 р.

ст. 658-б

 

05-31

Правила внутрішнього трудового розпорядку

 

1 р.1

ст. 397

1 Після заміни новими

05-32

Документи (доповідні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку

 

1 р.

ст. 398

 

05-33

Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв’язання трудових конфліктів

 

5 р. ЕПК

ст. 400

 

05-34

Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень

 

5 р. ЕПК 1

ст. 401

1 У разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці — 75 років

05-35

Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати

 

1 р.

ст. 515

 

05-36

Заяви про надання додаткових відпусток у зв’язку з навчанням

 

1 р.1

ст. 516

1 Після закінчення навчального закладу

05-37

Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо

 

3 р.

ст. 517

 

05-38

Листування про переведення працівників до інших організацій

 

3 р.

ст. 361

 

05-39

Листування про використання резервів виробництва, підвищення продуктивності праці

 

3 р.

ст. 405

 

05-40

Листування про атестацію і встановлення кваліфікації

 

3 р.

ст. 642

 

05-41

Листування з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, організаціями вищого рівня, профспілковими органами про нагородження працівників, присвоєння почесних звань, присудження премій

 

5 р. ЕПК

ст. 657

 

05-42

Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок; направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон)

 

75 р.

ст. 121-б

 

05-43

Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток

у зв’язку з навчанням; стягнення; направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон)

 

5 р.

ст. 121-б

 

05-44

Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань

 

75 р.

ст. 527

 

05-45

Журнал обліку (алфавіт) особових справ штатних працівників

 

75 р.

ст. 528

 

05-46

Журнал обліку (алфавіт) особових справ осіб, які працюють за сумісництвом

 

75 р.

ст. 528

 

05-47

Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них

 

50 р.

ст. 530-а

 

05-48

Журнал обліку осіб, направлених у довготривалі відрядження у межах України та за кордон

 

75 р.

ст. 532-а

 

05-49

Журнал обліку осіб, направлених у короткотривалі відрядження у межах України та за кордон

 

5 р.

ст. 532-б

 

05-50

Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження

 

5 р.1

ст. 533

1 Після закінчення журналу

05-51

Книги обліку прибуття на роботу молодих спеціалістів

 

 

3 р.

ст. 534

 

05-52

Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату

 

 

3 р.

ст. 535

 

05-53

Журнал реєстрації посвідчень і перепусток працівників

 

 

3 р.

ст. 1035

 

05-54

Журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії

 

3 р.

ст. 407

 

05-55

Табелі обліку використання робочого часу

 

1 р.

ст. 408

 

05-56

Книга реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників

 

1 р.

ст. 1037

 

05-57

Журнал реєстрації місцевих відряджень

 

1 р.

ст. 1037

 

05-58

Журнал реєстрації листків непрацездатності

 

3 р.1

ст. 739

1 Після закінчення журналу

05-59

Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб

 

3 р.1

ст. 45-б

1 Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб

05-60

Номенклатура справ відділу кадрів

 

3 р.1

ст. 112-в

1 Після заміни новими та за умови передання справ до архівного підрозділу організації

 

Начальник відділу кадрів                 Мусієнко                В. А. Мусієнко

 

 

СХВАЛЕНО                                                                                                  ПОГОДЖЕНО

Протокол ЕК відділу кадрів                                                                            Відповідальний за архів

від 30.11.2012 № 4                                                                                          підприємства

                                                                                                                         Татарчук І. Г. Татарчук

                                                                                                                          10.12.2012

 

 

 ____________________________________              

* У зразку наведено справи, найбільш типові для переважної більшості кадрових служб. Під час розроблення індивідуальної номенклатури справ для відділу кадрів конкретного підприємства слід враховувати специфіку діяльності підприємства в цілому, а також завдання, функції, права, обов’язки й організацію роботи відповідного структурного підрозділу та керуватися чинним Типовим переліком документів, а також типовими (примірними) номенклатурами справ (якщо є такі). Так, скажімо, у зразку не передбачено справи щодо мобілізаційної роботи, охорони праці, пожежної безпеки підприємств. На малих та середніх підприємствах формування і ведення зазначених справ може покладатися на кадрові служби, а на великих підприємствах — на інші відповідні структурні підрозділи, як-от, відділ (сектор) з питань мобілізаційної роботи, відділ (сектор) з питань охорони праці, адміністративно-господарський відділ тощо.