Додаток 1
Зразок номенклатури справ відділу кадрів*
(формат А4, 210 х 297 мм)
ДЕРЖАВНЕ ПІДПРИЄМСТВО
«ЗАВОД «ПЕРЕМОЖЕЦЬ»
Відділ кадрів
НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ
12 грудня 2012 року № 2
м. Кам’янець-Подільський
на 2013 рік
05 — ВІДДІЛ КАДРІВ
Індекс справи |
Заголовок справи (тому, частини) |
Кількість справ (томів, частин) |
Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за Типовим переліком |
Примітка |
1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
05-01 |
Положення про відділ кадрів (копія) |
|
До заміни новим |
|
05-02 |
Правила, положення, регламенти, інструкції; методичні вказівки та рекомендації, що стосуються трудових відносин і роботи з кадрами |
|
До заміни новими ст. 20-б |
|
05-03 |
Посадові та робочі інструкції працівників підприємства |
|
5 р.1 ст. 43 |
1 Після заміни новими |
05-04 |
Накази директора з основної діяльності підприємства, що стосуються роботи відділу (копії) |
|
Доки не мине потреба |
|
05-05 |
Накази директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги) |
|
75 р. ст. 16-б |
|
05-06 |
Накази директора підприємства про надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці |
|
75 р. ст. 16-б |
|
05-07 |
Накази директора підприємства про надання відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок |
|
75 р. ст. 16-б |
|
05-08 |
Накази директора підприємства про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням |
|
5 р. ст. 16-б |
|
05-09 |
Накази директора підприємства про направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон |
|
75 р. ст. 16-б |
|
05-10 |
Накази директора підприємства про стягнення, направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон |
|
5 р. ст. 16-б |
|
05-11 |
Документи (листки з обліку кадрів, заяви, подання, доповідні та пояснювальні записки, довідки, обхідні листки) до наказів з кадрових питань, що не увійшли до складу особових справ |
|
3 р. ст. 491 |
|
05-12 |
Трудові договори (контракти, угоди), що замінюють накази з кадрових питань |
|
75 р. ЕПК ст. 492 |
|
05-13 |
Особові справи (заяви, анкети, автобіографії, копії і витяги з наказів про прийняття, переміщення, звільнення, оголошення подяк, копії особистих документів, характеристики, листки з обліку кадрів)1 штатних працівників підприємства |
|
75 р.2 ст. 493-в |
1 Довідки з місця проживання, медичні довідки та інші документи другорядного значення — 3 роки після звільнення. 2 Після звільнення |
05-14 |
Особові справи (картки обліку, приймання, переміщення та звільнення)1 осіб, які працюють за сумісництвом |
|
75 р. 2 ст. 495 |
1 Документи (анкети, копії дипломів, заяви, дозволи), що є підставою для наказів 2 Після звільнення |
05-15 |
Характеристики працівників, які не мають особових справ |
|
Доки не мине потреба ст. 498 |
|
05-16 |
Особові картки працівників (у тому числі тимчасових та працюючих за сумісництвом) |
|
75 р.1 ст. 499 |
1 Після звільнення |
05-17 |
Документи (листки з обліку кадрів, анкети, автобіографії, заяви) осіб, не прийнятих на роботу |
|
1 р. ст. 500 |
|
05-18 |
Списки (штатно-обліковий склад) працівників організації |
|
75 р. ст. 503 |
|
05-19 |
Трудові книжки працівників підприємства |
|
До запитання, не затребувані — не менше 50 р. ст. 508 |
|
05-20 |
Документи (довідки, звіти, відомості) про облік наявності, руху, комплектування, використання трудових ресурсів |
|
5 р. ст. 356 |
|
05-21 |
Відомості з обліку наявності й руху робочої сили |
|
3 р. ст. 357 |
|
05-22 |
Документи (звіти, відомості, списки, довідки) про наявність вакантних посад, вивільнення працівників, прийняття працівників |
|
5 р. ст. 363 |
|
05-23 |
Протоколи засідань, рішення атестаційних і кваліфікаційних комісій |
|
5 р. ст. 636 |
|
05-24 |
Звіти і відомості про проведення атестації і встановлення кваліфікації |
|
5 р. ст. 638 |
|
05-25 |
Списки членів атестаційних і кваліфікаційних комісій |
|
5 р. ст. 639 |
|
05-26 |
Графіки проведення атестації і встановлення кваліфікації |
|
1 р. ст. 640 |
|
05-27 |
Заяви про незгоду з рішеннями атестаційних і кваліфікаційних комісій та документи (довідки, висновки) про їх розгляд |
|
5 р. ст. 641 |
|
05-28 |
Документи (доповіді, доповідні записки, довідки, відомості, заяви, плани, списки) про підвищення кваліфікації працівників та перепідготовку кадрів |
|
5 р. ЕПК ст. 537 |
|
05-29 |
Документи (подання, клопотання, характеристики, витяги з рішень тощо) про представлення до нагородження державними, відомчими нагородами, присвоєння почесних звань, присудження премій |
|
75 р. ЕПК ст. 654-б |
|
05-30 |
Списки осіб, нагороджених державними та іншими нагородами, почесними званнями, преміями |
|
75 р. ст. 658-б |
|
05-31 |
Правила внутрішнього трудового розпорядку |
|
1 р.1 ст. 397 |
1 Після заміни новими |
05-32 |
Документи (доповідні записки, акти, листи) про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку |
|
1 р. ст. 398 |
|
05-33 |
Документи (заяви, доповідні записки, довідки, протоколи, рекомендації) про розв’язання трудових конфліктів |
|
5 р. ЕПК ст. 400 |
|
05-34 |
Документи (звіти, довідки, висновки, доповідні записки) про переведення працівників на скорочений робочий день або неповний робочий тиждень |
|
5 р. ЕПК 1 ст. 401 |
1 У разі важких, шкідливих, небезпечних умов праці — 75 років |
05-35 |
Документи (графіки, заяви, відомості) про надання та використання щорічних, соціальних відпусток та відпусток без збереження заробітної плати |
|
1 р. ст. 515 |
|
05-36 |
Заяви про надання додаткових відпусток у зв’язку з навчанням |
|
1 р.1 ст. 516 |
1 Після закінчення навчального закладу |
05-37 |
Копії довідок, виданих працівникам про стаж і місце роботи, заробітну плату тощо |
|
3 р. ст. 517 |
|
05-38 |
Листування про переведення працівників до інших організацій |
|
3 р. ст. 361 |
|
05-39 |
Листування про використання резервів виробництва, підвищення продуктивності праці |
|
3 р. ст. 405 |
|
05-40 |
Листування про атестацію і встановлення кваліфікації |
|
3 р. ст. 642 |
|
05-41 |
Листування з органами державної влади, органами місцевого самоврядування, організаціями вищого рівня, профспілковими органами про нагородження працівників, присвоєння почесних звань, присудження премій |
|
5 р. ЕПК ст. 657 |
|
05-42 |
Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про прийняття на роботу, переміщення за посадою, переведення на іншу роботу, сумісництво, звільнення; атестацію, підвищення кваліфікації, стажування, присвоєння розряду; зміну біографічних даних; заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги; надання відпусток працівникам з важкими, шкідливими та небезпечними умовами праці, відпусток по догляду за дитиною і відпусток за власний рахунок; направлення працівників у довгострокові відрядження в межах України та за кордон) |
|
75 р. ст. 121-б |
|
05-43 |
Журнал реєстрації наказів директора підприємства з кадрових питань (про надання працівникам щорічних оплачуваних відпусток та відпусток у зв’язку з навчанням; стягнення; направлення працівників у короткострокові відрядження в межах України та за кордон) |
|
5 р. ст. 121-б |
|
05-44 |
Журнали обліку трудових договорів (контрактів, угод), що замінюють накази з кадрових питань |
|
75 р. ст. 527 |
|
05-45 |
Журнал обліку (алфавіт) особових справ штатних працівників |
|
75 р. ст. 528 |
|
05-46 |
Журнал обліку (алфавіт) особових справ осіб, які працюють за сумісництвом |
|
75 р. ст. 528 |
|
05-47 |
Журнал обліку видачі трудових книжок і вкладок до них |
|
50 р. ст. 530-а |
|
05-48 |
Журнал обліку осіб, направлених у довготривалі відрядження у межах України та за кордон |
|
75 р. ст. 532-а |
|
05-49 |
Журнал обліку осіб, направлених у короткотривалі відрядження у межах України та за кордон |
|
5 р. ст. 532-б |
|
05-50 |
Журнали обліку видачі посвідчень про відрядження |
|
5 р.1 ст. 533 |
1 Після закінчення журналу |
05-51 |
Книги обліку прибуття на роботу молодих спеціалістів
|
|
3 р. ст. 534 |
|
05-52 |
Книги обліку видачі довідок про стаж, місце роботи, заробітну плату
|
|
3 р. ст. 535 |
|
05-53 |
Журнал реєстрації посвідчень і перепусток працівників
|
|
3 р. ст. 1035 |
|
05-54 |
Журнали, листки обліку робітників, які суміщують професії |
|
3 р. ст. 407 |
|
05-55 |
Табелі обліку використання робочого часу |
|
1 р. ст. 408 |
|
05-56 |
Книга реєстрації приходу на роботу і виходу з роботи працівників |
|
1 р. ст. 1037 |
|
05-57 |
Журнал реєстрації місцевих відряджень |
|
1 р. ст. 1037 |
|
05-58 |
Журнал реєстрації листків непрацездатності |
|
3 р.1 ст. 739 |
1 Після закінчення журналу |
05-59 |
Приймально-здавальні акти з усіма додатками, складені в разі зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб |
|
3 р.1 ст. 45-б |
1 Після зміни посадових відповідальних та матеріально відповідальних осіб |
05-60 |
Номенклатура справ відділу кадрів |
|
3 р.1 ст. 112-в |
1 Після заміни новими та за умови передання справ до архівного підрозділу організації |
Начальник відділу кадрів Мусієнко В. А. Мусієнко
СХВАЛЕНО ПОГОДЖЕНО
Протокол ЕК відділу кадрів Відповідальний за архів
від 30.11.2012 № 4 підприємства
Татарчук І. Г. Татарчук
10.12.2012
____________________________________
* У зразку наведено справи, найбільш типові для переважної більшості кадрових служб. Під час розроблення індивідуальної номенклатури справ для відділу кадрів конкретного підприємства слід враховувати специфіку діяльності підприємства в цілому, а також завдання, функції, права, обов’язки й організацію роботи відповідного структурного підрозділу та керуватися чинним Типовим переліком документів, а також типовими (примірними) номенклатурами справ (якщо є такі). Так, скажімо, у зразку не передбачено справи щодо мобілізаційної роботи, охорони праці, пожежної безпеки підприємств. На малих та середніх підприємствах формування і ведення зазначених справ може покладатися на кадрові служби, а на великих підприємствах — на інші відповідні структурні підрозділи, як-от, відділ (сектор) з питань мобілізаційної роботи, відділ (сектор) з питань охорони праці, адміністративно-господарський відділ тощо.