Мін’юст наказом від 25.10.2012 р. № 1571/5, затвердив Типову інструкцію з діловодства в центральних державних архівних установах, Державному архіві в АРК, держархівах областей, міст Києва та Севастополя.
Інструкція встановлює загальні положення про функціонування служб діловодства в архівах, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в установах незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, що міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням.
Організація діловодства в установах покладається на секретаря. Якщо в організації за штатним розписом не передбачена посада секретаря, то ведення діловодства покладається на спеціально призначену особу (служба діловодства).
Основним завданням служби діловодства є встановлення в установі єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням встановленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах установи.
Зокрема, служба діловодства зобов’язана:
– розробляти інструкцію установи з діловодства та номенклатуру справ установи;
– забезпечувати впровадження і контроль дотримання структурними підрозділами установи вимог інструкцій установ, регламентів та національних стандартів;
– вживати заходів до зменшення обсягу службового листування в установі;
– здійснювати контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в установі;
– засвідчувати гербовою печаткою документи, підписані керівництвом установи.
Крім того, Інструкція містить вимоги, що стосуються оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкованих засобів.
