Розроблення кадрових документів

Кадрові документи — важлива складова діловодства на підприємстві. Кадрова робота та організація діловодства дуже тісно пов’язані.

Неправильно складені кадрові документи можуть спричинити конфлікти з підлеглими, призвести до штрафів, непорозумінь із органами нагляду й контролю.

Кожен власник (роботодавець) повинен вирішити, яка організаційна структура підійде його компанії та на чиїх плечах лежатиме кадрова документація.

Три основні причини замовити послугу з розроблення кадрових документів:

• відсутність кадровика на підприємстві;
• немає часу вивчати трудове законодавство;
• потрібна допомога експерта у складанні й упровадженні бланків кадровика, реєстраційних форм.

ДІЛОВОДСТВО НА ПІДПРИЄМСТВІ

Організацію діловодства на підприємстві (у різних його структурних підрозділах) покладають на відповідального за це працівника, у посадової інструкції якого зазначають його обов’язки щодо ведення діловодства. При цьому підприємства організовують діловодство відповідно до затвердженої індивідуальної інструкції з діловодства.

Інструкція з діловодства обов’язково має містити розділ «Документування управлінської інформації», де чітко й докладно викладено:

• Загальні вимоги до створення управлінських документів
• Вимоги до бланків організаційно-розпорядчих документів. Часто кадрова документація оформляється на бланках. Інструкція з діловодства має містити приклади бланків службових документів (бланків кадровика), які використовуватимуться на підприємстві. Це уніфікована форма службового документа з надрукованою постійною інформацією та місцем для фіксації змінної інформації.
• Оформлення реквізитів організаційно-розпорядчих паперів
• Загальні вимоги до складання текстів розпоряджень керівництва
• Порядок погодження й алгоритм підписання документів
• Затвердження документів
• Застосування печаток
• Електронні документи (особливості засвідчення, вимоги до копій, необхідні реквізити)
• Особливості підготовки та оформлення розпорядчих паперів
• Документування діяльності колегіальних органів юридичної особи
• Оформлення додатків до документів
• Оформлення й засвідчення копій і витягів

Відділ кадрів бере безпосередню участь у складанні інструкції з діловодства. Наші експерти допоможуть розробити кадрові документи і проконсультують щодо:

• локальних актів роботодавця: правил внутрішнього трудового розпорядку; положення про преміювання; штатного розкладу; графіків відпусток; посадових (робочих) інструкцій тощо;
• введення нових режимів праці, наприклад: положення про підсумований облік робочого часу, неповний робочий час, змінний графік роботи, ненормований робочий час тощо.

Особливої уваги потребує кадрова документація в разі складних звільнень. Наші експерти роз’яснять, які потрібні документи під час звільнень у зв’язку з ліквідацією підприємства, скорочення штату, інших звільненнях з ініціативи роботодавця.

КАДРОВІ НАКАЗИ

До кадрових наказів належать, зокрема, накази про прийняття на роботу (призначення на посаду); переведення на іншу роботу, переміщення за посадою; про сумісництво; звільнення, атестацію певних категорій працівників (наукових, педагогічних, медичних тощо); підвищення кваліфікації, стажування, щорічну оцінку держслужбовців, продовження терміну перебування на державній службі; надання і скасування доступу до державної таємниці, присвоєння звання (підвищення рангу, розряду), зміну біографічних даних, заохочення (нагородження, преміювання), оплату праці, нарахування різних надбавок, доплат, матеріальної допомоги. Також кадрові накази — це накази про відпустки, відрядження, стягнення.

Документи з кадрових питань дещо відрізняються від інших ділових паперів підприємства. Тому порядок їх підготовки не ідентичний розробці розпоряджень з основної діяльності та з адміністративно-господарських питань. Наша команда експертів допоможе врахувати всі особливості складання і ведення й уникнути помилок.

За поданням інформації кадрові накази, оформлені традиційним способом, діляться на прості (індивідуальні) і складні (зведені). Індивідуальний кадровий наказ містить інформацію про управлінську дію стосовно одного працівника. Зміст зведеного наказу з персоналу стосується відразу кількох працівників, незалежно від того, одне чи різні управлінські дії здійснюються щодо них.

Зміст індивідуального наказу з кадрових питань стисло викладають у заголовку, що починається з прийменника «Про» і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: «Про прийняття на роботу Олега Левченка», «Про звільнення Тетяни Борисенко», «Про відрядження Олени Суховій», «Про надання відпустки у зв’язку з навчанням Вікторії Шаповаловій».

Кожна управлінська дія щодо працівника, яка оформляється наказом, має бути чітко сформульована і відповідати вимогам КЗпП.

Які візи є обов’язковими? Проєкти кадрових наказів візують посадові особи, зокрема юрисконсульт. У кадрових наказах, що стосуються питання оплати праці (насамперед про прийняття, переведення, звільнення), обов’язково має бути віза головного бухгалтера юридичної особи.

Кадровий наказ набуває чинності з моменту його підписання керівником юридичної особи. Однак дата реалізації управлінської дії і дата підписання наказу можуть не збігатися. Наприклад, працівник може розпочати виконання обов’язків першого числа наступного місяця відповідно до наказу, підписаного в поточному місяці.

Реєстрація кадрових наказів супроводжується присвоєнням їм буквенних індексів за потреби. Система літерних індексів розробляється з урахуванням специфіки складання та реєстрації розпорядчих документів і формування їх у справи, і фіксується в інструкції з діловодства юридичної особи.

Індивідуальний кадровий наказ видають у трьох примірниках: перший залишається у відділі кадрів; другий передається до бухгалтерії для проведення необхідних розрахунків; третій (за потреби) підшивається до особової справи працівника.

Оригінали наказів надають для ознайомлення працівникам, щодо яких проводяться управлінські дії. Таке ознайомлення здійснюють під підпис у спеціально відведеному місці безпосередньо на документі шляхом оформлення реквізиту “Позначка про ознайомлення з документом”.

ВЕДЕННЯ КАДРОВОГО ОБЛІКУ

Обов’язкові вимоги до ведення кадрового обліку й ведення діловодства викладено у законодавстві України. Кадровий облік є невіддільною частиною роботи кадровика та кадрової політики компанії. Ведення кадрового обліку (як і ведення діловодства) є обов’язковим для кожної компанії без винятків незалежно від форми власності та організаційної структури, кількості персоналу і його складу та передбачає:

• формування особових справ працівників;
• розрахунок і нарахування заробітної плати, премій, надбавок, доплат та інших виплат;
• складання штатного розпису;
• облік робочого часу;
• оформлення довідок, витягів із кадрових документів, прийняття заяв і листків непрацездатності;
• здавання періодичної звітності;
• складання графіків відпусток і контроль за їх виконанням;
• розроблення кадрових наказів;
• ведення діловодства щодо прийняття нових працівників;
• атестацію та оцінку персоналу;
• дотримання правил захисту особистих даних працівників;
• ведення військового обліку.

Кадрові документи підлягають перевірці. Насамперед це Колективний договір, Правила внутрішнього трудового розпорядку, Табель обліку робочого часу (список працівників з відмітками використання відпусток, відпрацьованих годин протягом облікового періоду), Штатний розпис, кадрові накази, трудові книжки, Графік відпусток працівників, а також первинні документи розрахунку з персоналом за працю. Цей перелік не є вичерпним.

Ми допоможемо уникнути помилок у документах з кадрових питань під час роботи з персоналом!