КАДРОВИК.UA › Книги реєстрації

Книги реєстрації

Показано 1–9 із 10Сортовано за останнім

Ми створили ресурс, який із часом перетворився на портал кадровика, де можна не лише читати новини і статті, а й завітати в магазин із багатьма корисними пропозиціями.

Все для кадровика

На цьому ресурсі можна знайти все для кадровика, що стане у пригоді в повсякденній роботі й у нестандартних ситуаціях. Наш магазин — сайт для кадровиків — пропонує не лише періодичні видання, спецвипуски, посібники, а й вебінари для кадровика, послуги з розроблення документації (посадова інструкція, правила, положення про структурний підрозділ тощо).

У магазині представлено такі продукти:

друковане видання «КАДРОВИК.UA» (кадровий журнал доступний навіть поштучно за наявності примірників);
електронний журнал «КАДРОВИК.UA» (кадровий журнал доступний за передоплатою й у разі оплати окремих випусків — надається доступ до Живого журналу, що передбачає роботу онлайн з можливістю копіювання і завантаження текстів, переглядання нормативних актів);
тематичні спецвипуски;
курси підвищення кваліфікації;
семінари, тренінги і тематичні лекції;
вебінар для кадровика (відкриті для участі онлайн і доступні в записі, про що вказано на сторінці вебінару для кадровика);
система "КАДРИ.UA" (у системі можна читати новини та кейси, користуватися зразками документів, калькуляторами, роз’яснення щодо робочих ситуацій);
книги реєстрації;
посібники;
послуги з кадрового аудиту (Київ та область);
розроблення кадрових документів;
кадровий супровід;
телефонні й письмові консультації;
консультації з експертом онлайн;
послуги з військового обліку.

Сайт для кадровиків: чому варто обрати саме нас

Завдяки багаторічній практиці та співпраці зі справжніми фахівцями, які мають досвід як в державному, так і приватному секторі, ми створюємо якісні видання, де опираємося на чинне законодавство і відразу реагуємо на всі зміни. Ми постійно вдосконалюємося і ознайомлюємо своїх читачів та клієнтів з усіма змінами трудового законодавства.

Наша команда, зокрема:

пропонує унікальні матеріали (не лише у виданнях, а й на сайті. Нагадуємо, що ви можете скористатися безоплатно зразками документів та відеороз’ясненнями експертів);
супроводжує статті зручною інфографікою та порівняльними таблицями;
розбирає популярні (актуальні) робочі ситуації;
пропонує готові зразки та шаблони документів;
коментує кадрові ситуації, що не врегульовані законодавством, вдаємося до оригінальних практик;
пропонує багато знижок і переваг постійним клієнтам (пакет пропозицій не завжди відображено в магазині, подробиці надходять від редакції або менеджера).

Роботодавцям хочемо сказати, що наш журнал кадри обирають для можливості виконання своїх посадових обов’язків, а це дає змогу підприємству уникати штрафів. Тому багато керівників підприємств різних форм власності співпрацюють з нами роками і пам’ятають кадровий журнал і портал на різних етапах їх розвитку.

З доступністю технологій і готовністю спеціалістів кадрової справи навчатися онлайн ми значно розширили коло наших пропозицій. Наприклад, за допомогою вебінарів для кадровика взяти участь у навчанні можуть не лише мешканці Києва (адже редакція знаходиться саме в Києві), а й всієї України. Крім цього, ці заходи доступні в записі, про що вказано на сторінці вебінару для кадровика.

Ми вдячні усім відвідувачам порталу і клієнтам за відгуки та багаторічну довіру.

Найпопулярніші проєкти

1. Видання «КАДРОВИК.UA»
Практичний помічник для вирішення всіх робочих завдань, які можуть виникнути на шляху в роботі кадровика (в електронному і друкованому форматі).
Пропонуємо знижку на річну передоплату і безлімітні консультації телефоном (гаряча лінія) та поштою.

2. Система «КАДРИ.UA»

Працює 24/7 з будь-якого пристрою за наявності доступу до інтернету
Швидкі підрахунки в зручних кадрових калькуляторах
Оновлення всіх необхідних зразків і шаблонів документів
Безлімітні відповіді на запитання від експертів

3. Вебінари для кадровика
Зручний формат навчання, доступний кожному, в кого є гаджет із виходом в інтернет (надсилаємо записи заходів у зв’язку із можливими перебоями в електросистемі).

4. Консультації експерта
Фахові поради від юристів, що мають досвід у трудовому праві, і кадровиків-практиків із багаторічним досвідом.

5. Курси підвищення кваліфікації
Після проходження курсів слухачі отримують сертифікати і свідоцтва державного зразка. З огляду на складну ситуацію в країні ми підготували, крім іншого, курс підвищення кваліфікації з військового обліку, аби робота з кадрами була правильною, грамотною і забезпечувала безперебійну діяльність підприємства.

Передоплата і довідка

Адреса редакції: Україна, м. Київ, вул. Микільсько-Слобідська 1А, БЦ «Микільський», 02002
Для листів: Україна, м. Київ, вул. Є. Сверстюка, 11, корпус «А», а/с 185, 02002
Телефон: 0 (800) 219-977
Електронна пошта: [email protected]

Ведення книги реєстрації – вимоги, порядок оформлення і практичні рішення для кадровика

Ведення книги реєстрації – це невіддільна частина системи кадрового і загального діловодства підприємства. Саме завдяки правильно організованому обліку документів роботодавець забезпечує контроль, доказовість управлінських рішень і відповідність вимогам законодавства. Для кадровика книга реєстрації – це інструмент щоденної роботи, який допомагає уникнути помилок, штрафів і претензій органів контролю.

На практиці підприємства використовують різні види журналів: для обліку наказів з персоналу, відпусток, перевірок, вхідної та вихідної кореспонденції, відряджень, а також спеціалізовані журнали, зокрема щодо військового обліку. Окрему увагу варто приділити питанню, як подати заяву про реєстрацію книги обліку розрахункових операцій, адже ця процедура має власну специфіку.

У цій статті ви отримаєте системне роз’яснення, як вести книгу реєстрації та руху облікових документів, які вимоги слід врахувати і які рішення допоможуть оптимізувати документообіг.

Нормативні засади та обов’язковість ведення журналів обліку

Ведення окремих журналів і книг прямо передбачене нормативно-правовими актами. Зокрема, Порядком організації та ведення військового обліку № 1487 встановлено обов’язок фіксувати результати перевірок у спеціальному журналі. Результати перевірок і звіряння даних персонального військового обліку вносять до журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку.

Такий журнал є обов’язковим для органів державної влади, органів місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій, закладів освіти та охорони здоров’я. Його форма визначена додатком до Порядку, а записи здійснюють посадові особи, які проводили перевірку.

Водночас частина книг має рекомендаційний характер. Наприклад, журнал реєстрації відряджень після втрати чинності обов’язкової форми використовується як внутрішній інструмент контролю. Проте навіть рекомендаційні журнали значно спрощують роботу кадрової служби.

Ключові принципи ведення журналів:

обов’язковість реєстрації документів, що підлягають обліку;
відповідність форми вимогам законодавства або внутрішнім актам;
правдивість і повнота внесених даних;
заборона внесення записів “заднім числом”;
забезпечення належного зберігання.

Перед початком роботи книгу необхідно прошити, пронумерувати та засвідчити. Вилучення аркушів або несанкціоновані виправлення неприпустимі. Такі вимоги гарантують юридичну силу записів.

Практичні аспекти – як вести книгу реєстрації та руху облікових документів?

Насамперед потрібно визначити перелік документів, що підлягають реєстрації: накази з персоналу, відпустки, вхідні листи, вихідні документи, перевірки, відрядження.

Книга обліку наказів з персоналу допомагає впорядкувати розпорядчі документи керівника. У ній фіксують реєстраційний номер, дату, стислий зміст, інформацію про підготовку та адресата. Це забезпечує контроль виконання наказів і спрощує пошук необхідної інформації.

Книга обліку щорічних і додаткових відпусток використовується для контролю наданих днів, періодів, підстав і залишків. Вона є важливою для формування звітності та підтвердження дотримання трудових гарантій.

Журнал реєстрації вхідної документації дозволяє систематизувати кореспонденцію, що надходить. Реєстрації підлягають документи, які потребують виконання, відповіді або зберігання. Оперативні інформаційні листи можуть не реєструватися.

Для ефективного ведення рекомендується:

визначити відповідальну особу наказом керівника;
затвердити внутрішній порядок реєстрації документів;
забезпечити єдину систему індексації;
контролювати своєчасність внесення записів;
періодично перевіряти повноту і коректність даних.

Після впровадження чітких процедур документообіг стає прозорим. Це мінімізує ризики втрати документів і спрощує підготовку до перевірок.

Окремої уваги потребує журнал обліку результатів перевірки стану військового обліку. У ньому передбачено графи для дати перевірки, даних особи, яка її провела, результатів, рішень керівника і відміток про усунення недоліків. Така структура дозволяє зафіксувати всі суттєві обставини та підтвердити виконання вимог законодавства.

Реєстрація книги обліку розрахункових операцій – порядок подання і заповнення заяви

Процедура передбачає звернення до органу контролю із відповідною заявою встановленої форми.

Щоб правильно організувати процес, важливо розуміти, як заповнити заяву про реєстрацію книги обліку розрахункових операцій. У заяві зазначають дані суб’єкта господарювання, місце провадження діяльності, інформацію про РРО або програмний РРО, а також реквізити.

Основні кроки процедури:

підготувати книгу відповідно до встановлених вимог;
оформити заяву з коректним зазначенням усіх реквізитів;
подати заяву до податкового органу у паперовій або електронній формі;
отримати підтвердження.

До подання заяви варто перевірити правильність заповнення кожного поля. Помилки у реквізитах можуть призвести до відмови або затримки реєстрації.

Якщо у вас виникають труднощі з підготовкою документів або ви бажаєте отримати професійний супровід, доцільно замовити консультацію експертів. Фахівці допоможуть оформити заяву, перевірити правильність даних і супроводити процедуру реєстрації.

На сайті kadrovik.ua ви завжди можете придбати готові друковані облікові журнали для полегшення вашої роботи.

Від якості контролю документів залежить юридична захищеність роботодавця і стабільність роботи кадрової служби. Це інвестиція у впорядкованість, безпеку та ефективність вашого підприємства.

Види реєстраційних форм

Книги реєстрації належать до великої групи службових документів, яку узагальнено називають облікові й реєстраційні форми. У цю групу документів входять:

журнали (відряджень, перевірок, з охорони праці, пожежної безпеки, заяв, виданих ліцензій, ліцензійних угод, договорів, наявність всіх інструкцій з охорони праці і пожежної безпеки тощо);
книги (відпусток, наказів з персоналу, доходів, руху документів, укладених договорів, вхідних документів тощо);
реєстри (ведення реєстру видачі довіреностей, довідок, речових прав, нотаріальних дій, боржників тощо);
списки (ведення списків виборців, фондоутворювачів);
табелі (робочого часу і часу відпочинку);
графіки (відпусток, чергувань, перевірок);
покажчики (бібліографічні, термінологічні, іменні, географічні, хронологічні тощо);
описи (вимог, графічних зображень, символіки, правил руху тощо,);
картотеки (інформація про авторський склад, справи; картотека статей з періодики);
електронні бази даних тощо.

В основному, усі ці перелічені документи (як і книги та журнали реєстрації) слугують для фіксування в них інформації про:

накази, заяви, службові листи, договори, угоди тощо, які створюються в результаті діяльності компаній;
нормативно-правові акти (закони, укази, постанови тощо), які стосуються діяльності компанії;
керівників, інженерно-технічних, наукових, тимчасових працівників, акціонерів, аспірантів, студентів, учнів, військовозобов’язаних тощо;
цінні папери (акції, облігації, векселі);
майно й інші матеріальні об’єкти, доходи;
особисті немайнові права фізичних та юридичних осіб;
події, процесів або явища, факти й операції тощо;
наряди, заявки, перевірки, рознарядки, навчальні плани, програми (копії), друковані видання (книги, журнали, бюлетені), наукові звіти за темами; місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності, договори, угоди тощо.

Мета ведення

Фіксування інформації здійснюють з метою врахування в наявності й контролю. Наприклад, стосовно кадрових рішень, вхідних і вихідних документів, доходів, охорони праці, пожежної безпеки, господарської діяльності компанії, цивільного захисту, виконання умов договорів тощо.

Кадровик хоч і не стежить за рухом вхідної та вихідної кореспонденції (чи вхідних і вихідних документів) компанії, та може користуватися реєстраційними формами у разі проведення довідкової роботи, перевірки чи контролю.

Зверніть увагу, що ведення електронного діловодства, в тому числі рух електронних документів у межах відповідних органів та установ та між ними, реєстрація вхідних і вихідних документів та етапів їх руху значно полегшує опрацювання документів та обмін ними.

Завершенням руху документа вважають його знищення.

Варто зазначити, що, наприклад, до складу особових і атестаційних справ (кадрові документи) також входять деякі види облікових форм. Так, зокрема, до складу особової справи працівника організації обов’язково входить особовий листок.

Крім документів (як електронних, так і паперових), також слід обліковувати різні технологічні процеси та операції, наприклад: операції з цінними паперами, що пов’язані з доходами; видавання різноманітних свідоцтв, зокрема на право власності на землю, споруди, майно тощо.

Дещо про строки зберігання

Які існують форми реєстрації і про строки їх зберігання можна дізнатися з Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік № 578/5). Так, наприклад, документи (сертифікати, свідоцтва, атестати, подання, протоколи, рішення, звіти, обґрунтування, положення, книги реєстрації тощо) з акредитації, атестації, сертифікації, ліцензування організації мають зберігатися постійно або до ліквідації компанії (ст. 48 Переліку № 578/5).

Кадровик як приватної компанії, так і бюджетної установи повинен взяти до уваги, що в компанії має бути:

Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 р.)
Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 р.)
Журнал обліку особових справ
Журнал обліку прийняття працівників
Журнал обліку неповнолітніх працівників

Не менш важливими є реєстраційні форми для фіксування результатів діяльності компанії як-от: Журнал обліку наказів з основної діяльності і Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських рішень. Крім цього, в кожній компанії (незалежно від її діяльності) має бути Журнал реєстрації вступного інструктажу з охорони праці, який ведуть відповідно до вимог Типового положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затвердженого наказом Державного комітету України з нагляду за охороною праці від 26 січня 2005 року № 15.

Реєстраційні форми з охорони праці:

✔ Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці
✔ Журнал обліку теоретичного навчання з охорони праці
✔ Журнал реєстрації інструкцій з питань охорони праці
✔ Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці
✔ Журнал реєстрації приписів служби охорони праці
✔ Журнал реєстрації перевірок контролюючими органами
✔ Журнал реєстрації нещасних випадків на виробництві
✔ Журнал обліку професійних захворювань (отруєнь)
✔ Журнал обліку та зберігання засобів захисту
✔ Журнали обліку виконаних робіт протипожежного призначення

Які книги вам можуть знадобитися

Законодавство не висуває вимог до того, скільки має бути кадрових реєстраційних форм та як саме має бути виготовлена та чи інша книга. Її можна розграфити самостійно або купити. Звичайно, книги, виготовлені друкарським способом, мають більш престижний вигляд і вже готові до заповнення. До того ж ми гарантуємо в наших реєстраційних формах наявність усіх необхідних граф згідно з законодавством. На початку кожної книги запропонована інструкція щодо її ведення. Наприклад, для реєстрації вихідної документації (кореспонденції) книга має містити п’ять граф: для зазначення дати відправлення документа; вихідного реєстраційного індексу; кореспондента (адресата документа); заголовка документа (стислий зміст); відмітки про виконання.

Кадрова служба створює порівняно небагато вихідних документів. До вихідної кадрової кореспонденції, зокрема, можна віднести різні повідомлення й листи.

У Журналі реєстрації вхідних документів фіксують інформацію про кореспонденцію, що надходить в компанію. Реєструють усі документи, що надійшли, з присвоєнням унікальних ідентифікаторів (номерів, індексів). Запис роблять про кожний носій інформації, що підлягає обліку, контролю чи виконанню. До вхідних документів, зокрема, належать:

Якщо в компанії є наймані співробітники, слід вести Книгу обліку наказів з персоналу (зверніть увагу, що більшість кадрових наказів видаються на основі заяв співробітників). А Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них слугує для внесення інформації про трудові книжки особового складу. Під рухом трудових книжок здебільшого розуміють оформлення прийняття на роботу (укладення трудового договору), звільнення і переведення кадрів, адже у цих випадках діють відповідно до протоколу зарахування, вивільнення чи переведення кадрів і роблять певні записи в трудових книжках.

Не можна в одному журналі реєструвати накази з особового складу і накази з адміністративно-господарських рішень та основної діяльності. Це суперечить вимогам до строків зберігання облікових та реєстраційних форм, що стосуються організації системи управління, трудових відносин і кадрової роботи.

Книга обліку щорічних і додаткових відпусток призначена для контролю наданих відпусток (основних, додаткових, соціальних) і допомагає готувати квартальні і річні звіти службі кадрів.

Алфавітна книга це гарний та зручний інструмент для фіксування ключової кадрової інформації про весь особовий склад компанії, наприклад, про прийняття їх на роботу (дата і номер наказу про прийняття), звільнення (дата звільнення, дата і номер наказу), переведення і стаж роботи тощо.

Службові поїздки фіксують у Журналі реєстрації відряджень, куди вносять усю важливу інформацію про робочі виїзди. Звісно, строки та місце відряджень зазначають у відповідних наказах (розпорядженнях).

Виданий співробітникові листок непрацездатності підтверджує факт його непрацездатності. Непрацездатність може бути тимчасовою або постійною. Статтею 739 Переліку № 578/5 передбачено, що роботодавець має вести Журнал реєстрації листків непрацездатності, в якому фіксують усі дані щодо виданих листків непрацездатності. Цей журнал зберігають в компанії 3 роки після закінчення його ведення.

Особливої уваги заслуговує Журнал реєстрації перевірок. Хоч його ведуть, в основному, на добровільних засадах (його наявність не вимагається нормативно-правовими актами), але у разі перевірок він спрощує знайомство з представниками, уповноваженими проводити перевірки. Оскільки іноді під приводом проведення перевірки або інспекції можуть прийти шахраї чи особи, які не вповноважені здійснювати перевірку, наявність журналу реєстрації перевірок може дуже допомогти, оскільки зобов’язує представника зробити запис про перевірку і заповнити усі графи цього документа, а це дає змогу перевірити всі дані особи і її повноваження.

Перед початком виконання своїх обов’язків на новому місці роботи (в разі нових трудових відносин) кадровик, зокрема, повинен здійснити перевірку наявності журналів реєстрації.

У компанії може бути набагато більше реєстраційних форм залежно від її діяльності й функціонування окремих її підрозділів (наприклад, книжки доходів і витрат, відвідування, замовлень, доручень, приписів і рекомендацій тощо).

Усі форми реєстрації допомагають під час складання актів, протоколів, вихідної кореспонденції, під час проведення перевірок, укладення трудових договорів, фіксування фактів руху трудових книжок тощо.

Купити видання можна трьома способами:

отримати рахунок-фактуру на кадрове видання;
оплатити карткою;
замовити за телефоном 0 (800) 219-977.

Щоб переглянути перелік інших кадрових видань та купити їх, перейдіть за посиланням.