Книги реєстрації
Показано 1–9 із 10
Види реєстраційних форм
Книги реєстрації належать до великої групи службових документів, яку узагальнено називають облікові й реєстраційні форми. У цю групу документів входять:
- журнали (відряджень, перевірок, з охорони праці, пожежної безпеки, заяв, виданих ліцензій, ліцензійних угод, договорів, наявність всіх інструкцій з охорони праці і пожежної безпеки тощо);
- книги (відпусток, наказів з персоналу, доходів, руху документів, укладених договорів, вхідних документів тощо);
- реєстри (ведення реєстру видачі довіреностей, довідок, речових прав, нотаріальних дій, боржників тощо);
- списки (ведення списків виборців, фондоутворювачів);
- табелі (робочого часу і часу відпочинку);
- графіки (відпусток, чергувань, перевірок);
- покажчики (бібліографічні, термінологічні, іменні, географічні, хронологічні тощо);
- описи (вимог, графічних зображень, символіки, правил руху тощо,);
- картотеки (інформація про авторський склад, справи; картотека статей з періодики);
- електронні бази даних тощо.
В основному, усі ці перелічені документи (як і книги та журнали реєстрації) слугують для фіксування в них інформації про:
- накази, заяви, службові листи, договори, угоди тощо, які створюються в результаті діяльності компаній;
- нормативно-правові акти (закони, укази, постанови тощо), які стосуються діяльності компанії;
- керівників, інженерно-технічних, наукових, тимчасових працівників, акціонерів, аспірантів, студентів, учнів, військовозобов’язаних тощо;
- цінні папери (акції, облігації, векселі);
- майно й інші матеріальні об’єкти, доходи;
- особисті немайнові права фізичних та юридичних осіб;
- події, процесів або явища, факти й операції тощо;
- наряди, заявки, перевірки, рознарядки, навчальні плани, програми (копії), друковані видання (книги, журнали, бюлетені), наукові звіти за темами; місячні, квартальні, піврічні звіти; форми статистичної звітності, договори, угоди тощо.
Мета ведення
Фіксування інформації здійснюють з метою врахування в наявності й контролю. Наприклад, стосовно кадрових рішень, вхідних і вихідних документів, доходів, охорони праці, пожежної безпеки, господарської діяльності компанії, цивільного захисту, виконання умов договорів тощо.
Кадровик хоч і не стежить за рухом вхідної та вихідної кореспонденції (чи вхідних і вихідних документів) компанії, та може користуватися реєстраційними формами у разі проведення довідкової роботи, перевірки чи контролю.
Зверніть увагу, що ведення електронного діловодства, в тому числі рух електронних документів у межах відповідних органів та установ та між ними, реєстрація вхідних і вихідних документів та етапів їх руху значно полегшує опрацювання документів та обмін ними.
Завершенням руху документа вважають його знищення.
Варто зазначити, що, наприклад, до складу особових і атестаційних справ (кадрові документи) також входять деякі види облікових форм. Так, зокрема, до складу особової справи працівника організації обов’язково входить особовий листок.
Крім документів (як електронних, так і паперових), також слід обліковувати різні технологічні процеси та операції, наприклад: операції з цінними паперами, що пов’язані з доходами; видавання різноманітних свідоцтв, зокрема на право власності на землю, споруди, майно тощо.
Дещо про строки зберігання
Які існують форми реєстрації і про строки їх зберігання можна дізнатися з Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 12 квітня 2012 року № 578/5 (далі — Перелік № 578/5). Так, наприклад, документи (сертифікати, свідоцтва, атестати, подання, протоколи, рішення, звіти, обґрунтування, положення, книги реєстрації тощо) з акредитації, атестації, сертифікації, ліцензування організації мають зберігатися постійно або до ліквідації компанії (ст. 48 Переліку № 578/5).
Кадровик як приватної компанії, так і бюджетної установи повинен взяти до уваги, що в компанії має бути:
- Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тривалого строку зберігання (75 р.)
- Журнал реєстрації наказів з кадрових питань тимчасового строку зберігання (5 р.)
- Журнал обліку особових справ
- Журнал обліку прийняття працівників
- Журнал обліку неповнолітніх працівників
Не менш важливими є реєстраційні форми для фіксування результатів діяльності компанії як-от: Журнал обліку наказів з основної діяльності і Журнал реєстрації наказів з адміністративно-господарських рішень. Крім цього, в кожній компанії (незалежно від її діяльності) має бути Журнал реєстрації вступного інструктажу з охорони праці, який ведуть відповідно до вимог Типового положення про порядок проведення навчання і перевірки знань з питань охорони праці, затвердженого наказом Державного комітету України з нагляду за охороною праці від 26 січня 2005 року № 15.
Реєстраційні форми з охорони праці:
✔ Журнал реєстрації інструктажів з питань охорони праці на робочому місці
✔ Журнал обліку теоретичного навчання з охорони праці
✔ Журнал реєстрації інструкцій з питань охорони праці
✔ Журнал обліку видачі інструкцій з охорони праці
✔ Журнал реєстрації приписів служби охорони праці
✔ Журнал реєстрації перевірок контролюючими органами
✔ Журнал реєстрації нещасних випадків на виробництві
✔ Журнал обліку професійних захворювань (отруєнь)
✔ Журнал обліку та зберігання засобів захисту
✔ Журнали обліку виконаних робіт протипожежного призначення
Які книги вам можуть знадобитися
Законодавство не висуває вимог до того, скільки має бути кадрових реєстраційних форм та як саме має бути виготовлена та чи інша книга. Її можна розграфити самостійно або купити. Звичайно, книги, виготовлені друкарським способом, мають більш престижний вигляд і вже готові до заповнення. До того ж ми гарантуємо в наших реєстраційних формах наявність усіх необхідних граф згідно з законодавством. На початку кожної книги запропонована інструкція щодо її ведення. Наприклад, для реєстрації вихідної документації (кореспонденції) книга має містити п’ять граф: для зазначення дати відправлення документа; вихідного реєстраційного індексу; кореспондента (адресата документа); заголовка документа (стислий зміст); відмітки про виконання.
Кадрова служба створює порівняно небагато вихідних документів. До вихідної кадрової кореспонденції, зокрема, можна віднести різні повідомлення й листи.
У Журналі реєстрації вхідних документів фіксують інформацію про кореспонденцію, що надходить в компанію. Реєструють усі документи, що надійшли, з присвоєнням унікальних ідентифікаторів (номерів, індексів). Запис роблять про кожний носій інформації, що підлягає обліку, контролю чи виконанню. До вхідних документів, зокрема, належать:
- документи державних органів вищого рівня (укази, розпорядження, рішення, постанови, висновки тощо), що містять певні важливі доручення або які надсилають до відома;
- документи (накази, розпорядження, листи тощо) організації вищого рівня, до сфери управління якої належить відповідне підприємство;
- документи підвідомчих підприємств (плани, звіти, зведення, доповіді, огляди, аналітичні довідки тощо);
- документи сторонніх підприємств та інших суб’єктів господарювання з інформацією щодо вирішення певних ситуацій або вжиття спільних заходів;
- звернення (пропозиції, скарги, заяви) громадян;
- запити на інформацію.
Якщо в компанії є наймані співробітники, слід вести Книгу обліку наказів з персоналу (зверніть увагу, що більшість кадрових наказів видаються на основі заяв співробітників). А Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них слугує для внесення інформації про трудові книжки особового складу. Під рухом трудових книжок здебільшого розуміють оформлення прийняття на роботу (укладення трудового договору), звільнення і переведення кадрів, адже у цих випадках діють відповідно до протоколу зарахування, вивільнення чи переведення кадрів і роблять певні записи в трудових книжках.
Не можна в одному журналі реєструвати накази з особового складу і накази з адміністративно-господарських рішень та основної діяльності. Це суперечить вимогам до строків зберігання облікових та реєстраційних форм, що стосуються організації системи управління, трудових відносин і кадрової роботи.
Книга обліку щорічних і додаткових відпусток призначена для контролю наданих відпусток (основних, додаткових, соціальних) і допомагає готувати квартальні і річні звіти службі кадрів.
Алфавітна книга це гарний та зручний інструмент для фіксування ключової кадрової інформації про весь особовий склад компанії, наприклад, про прийняття їх на роботу (дата і номер наказу про прийняття), звільнення (дата звільнення, дата і номер наказу), переведення і стаж роботи тощо.
Службові поїздки фіксують у Журналі реєстрації відряджень, куди вносять усю важливу інформацію про робочі виїзди. Звісно, строки та місце відряджень зазначають у відповідних наказах (розпорядженнях).
Виданий співробітникові листок непрацездатності підтверджує факт його непрацездатності. Непрацездатність може бути тимчасовою або постійною. Статтею 739 Переліку № 578/5 передбачено, що роботодавець має вести Журнал реєстрації листків непрацездатності, в якому фіксують усі дані щодо виданих листків непрацездатності. Цей журнал зберігають в компанії 3 роки після закінчення його ведення.
Особливої уваги заслуговує Журнал реєстрації перевірок. Хоч його ведуть, в основному, на добровільних засадах (його наявність не вимагається нормативно-правовими актами), але у разі перевірок він спрощує знайомство з представниками, уповноваженими проводити перевірки. Оскільки іноді під приводом проведення перевірки або інспекції можуть прийти шахраї чи особи, які не вповноважені здійснювати перевірку, наявність журналу реєстрації перевірок може дуже допомогти, оскільки зобов’язує представника зробити запис про перевірку і заповнити усі графи цього документа, а це дає змогу перевірити всі дані особи і її повноваження.
Перед початком виконання своїх обов’язків на новому місці роботи (в разі нових трудових відносин) кадровик, зокрема, повинен здійснити перевірку наявності журналів реєстрації.
У компанії може бути набагато більше реєстраційних форм залежно від її діяльності й функціонування окремих її підрозділів (наприклад, книжки доходів і витрат, відвідування, замовлень, доручень, приписів і рекомендацій тощо).
Усі форми реєстрації допомагають під час складання актів, протоколів, вихідної кореспонденції, під час проведення перевірок, укладення трудових договорів, фіксування фактів руху трудових книжок тощо.
Купити видання можна трьома способами:
- отримати рахунок-фактуру на кадрове видання;
- оплатити карткою;
- замовити за телефоном 0 (800) 219-977.
Щоб переглянути перелік інших кадрових видань та купити їх, перейдіть за посиланням.