Неправильное оформление кадровой документации

Добрый день! Подскажите, пожалуйста, как правильно поступить в данной ситуации. В приказх о приеме сотрудников указывалась должность сотрудника, отдел, в котрый он принимается и региональное подразделение. Эти же данные отображались в трудовых книжках (должность-отдел-региональное подразделение). Положений об отделах и подразделениях нет. На данный момент руководство, из-за отсутствия данных положений, приняло решение указывать в приказе и, соответственно, в трудовой книжке только должность, на которую принимается сотрудник. Каким должен быть текст приказа о новой формулировке приказов о приеме и записях в трудовых? Либо какие еще документы должны быть созданы для возможности оформления приказов и трудовых книжек по-новому. И что делать со старыми записями в трудовых книжках с отделами и подразделниями?