Особливості роботи з документами, що містять комерційну таємницю підприємства

Частина 1

Частина 2

Порядок роботи з документами, що містять комерційну таємницю підприємства, повинні розробляти безпосередньо спеціалісти цього підприємства. Рекомендації, надані у статті, допоможуть розібратися зі складом таких документів і кваліфіковано підготувати порядок роботи з ними.

ПОНЯТТЯ КОМЕРЦІЙНОЇ ТАЄМНИЦІ У ЧИННОМУ ЗАКОНОДАВСТВІ

Комерційна таємниця належить до різновидів конфіденційної інформації, що не є власністю держави. У частині 1 статті 36 Господарського Кодексу України поняття «комерційна таємниця» визначається як відомості, що не є державною таємницею, пов’язані з виробництвом, технологією, управлінням, фінансовою та іншою діяльністю підприємства, розголошення яких може завдати шкоди інтересам цього підприємства. Таким чином, до комерційної інформації можна віднести досить широкий спектр питань у різноманітних сферах життєдіяльності суб’єктів правовідносин.

Отже, комерційною таємницею можуть бути відомості організаційного, комерційного, технічного, виробничого та іншого характеру, за винятком тих, які згідно з чинним законодавством не можуть бути віднесені до комерційної таємниці (додаток).
Звертаємо увагу керівників підприємств на те, що вони зобов’язані надавати зазначені у додатку відомості органам державної виконавчої влади, контролюючим і правоохоронним органам, іншим юридичним особам відповідно до чинного законодавства за їх вимогою.

Відомості, які за рішенням керівництва можуть належати до комерційної таємниці підприємства, повинні мати такі ознаки:

– не містити державної таємниці;
– не завдавати шкоди інтересам суспільства;
– стосуватися виробничої діяльності підприємства;
– мати дійову або потенційну комерційну цінність і створювати переваги в конкурентній боротьбі;
– мати обмеження в доступі.

Оскільки чинним законодавством України не встановлено, які саме грифи обмеженого доступу слід використовувати на матеріальних носіях інформації, що містить комерційну таємницю, то, вибираючи грифи, слід пам’ятати, що вони не повинні збігатися з грифами, використовуваними у сфері захисту державних таємниць.

ПІДГОТОВКА ПЕРЕЛІКУ ДОКУМЕНТІВ, ЩО МІСТЯТЬ КОМЕРЦІЙНУ ТАЄМНИЦЮ

Визначати перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю, доручають експертній комісії (далі — ЕК) підприємства, до складу якої бажано залучати фа­хівців, що знаються на фінансових питаннях, кон’юнктурі ринку та інформації щодо діяльності фірм-конкурентів, досконало обізнані з виробничою діяльністю в цілому, її особливостями, технологічним циклом, проходженням усіх видів інформації (усної, документованої, такої як зразки, вузли, блоки, готова продукція), розуміються на укладанні договорів і контрактів.

Оформляючи перелік відомостей, що становлять комерційну таємницю, ЕК має керуватися такими критеріями:

– якщо підприємство володіє інформацією, яка належить до державної таємниці, її слід виокремити, оскільки цей вид інформації охороняється законодавством України;

– виокремлюється інформація, що становить комерційну таємницю, яку умовно можна об’єднати у дві групи: науково-технічна (технологічна) і службова (ділова) інформація.

Науково–технічну інформацію, яка потенційно може містити комерційну таємницю, становлять:

– ідеї, винаходи, відкриття;
– окремі формули;
– нові технологічні проекти;
– нові методи організації праці та виробництва;
– програмне забезпечення;
– результати наукових досліджень;
– конструкторська документація, зокрема креслення, схеми, записи;
– описи технологічних випробувань;
– «ноу-хау»;
– новітні технології;
– відомості про способи модернізації певних (зазвичай видатних) технологій, процесів і обладнання;
– точний опис конструкційних характеристик виробів та оптимальних параметрів розроблюваних підприємством технологічних процесів, а саме: розміри, обсяги, конфігурація, відсотковий вміст компонентів, температура, тиск, час тощо;
– відомості про матеріали, з яких виготовлено окремі деталі, умови експериментів, обладнання та устаткування, на яких вони проводилися;
– відомості про нові або унікальні ви­мірювальні комплекси, прилади, верстати й устаткування, що використовуються на підприємстві;
– плани розвитку підприємства та його інвестицій.

Службова інформація, яка потенційно може містити комерційну таємницю, включає:

– відомості про фінансову діяльність підприємства (за винятком державної та іншої звітності, яка згідно з чинним законодавством України не може становити таємниці);
– відомості про розмір прибутків, собівартість продукції, зокрема плани маркетингу, відомості про характер і обсяги торговельних операцій, рівень цін, наявність товарів;
– тактичні й стратегічні плани розвитку підприємства;
– аналітичні огляди конкурентоспроможності продукції, що виробляється на підприємстві;
– відомості про ефективність експорту й імпорту, запланований час виходу на ринок;
– плани рекламної діяльності;
– списки контрагентів, клієнтів, представників, посередників, конкурентів, відомості про їхній фінансовий стан та взаємовідносини (зв’язки) з ними;
– відомості про здійснювані комерційні операції та їх обсяги, про укладені контракти і їх умови.

Повніший і точніший склад і обсяг відомостей, що містять комерційну таємницю конкретного підприємства, порядок захисту й доступу до цих відомостей, а також правила користування відповідними документами визначає керівництво цього підприємства. До проведення такої роботи керівництво може залучати відповідних фахівців-аналітиків.

МЕТОДИ ЗАХИСТУ КОМЕРЦІЙНОЇ ТАЄМНИЦІ

Якщо у процесі діяльності підприємства створюються документи, що містять комер­ційну таємницю, то керівник цього підприємства повинен видати наказ про затвердження списку посадових і службових осіб, які мають право працювати з такими документами.
Посадові й службові особи, зокрема працівники служби діловодства (завідувач канцелярії, секретар тощо), які працюють з документами, що містять комерційну таємницю, мають бути обізнані з правилами роботи з ними, ознайомлені під розписку з відповідними відомчими інструкціями або індивідуальною інструкцією, котра ви­значає порядок роботи з документами, що містять комерційну таємницю, на конкретному підприємстві.

Серед методів захисту комерційної таємної інформації можна виокремити такі найважливіші:

– розроблення положення про конфіденційну (комерційну) інформацію підприємства;
– підготовка інструкції, що визначає по­рядок роботи (обліку, зберігання і користування) з документами, які містять комерційну таємницю;
– розроблення інструкції (регламенту, порядку) щодо дотримання працівниками підприємства режиму нерозголошення конфіденційної (комерційної) інформації;
– включення до статуту (положення) підприємства розділів, що регламентують захист конфіденційної (комерційної) інформації;
– розроблення форми угоди про нерозголошення конфіденційної (комерційної) інформації, що укладається з особами, які мають доступ до такої інформації.

ВІДМІННІСТЬ КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДІЛОВОДСТВА ВІД ЗАГАЛЬНОГО

Документування конфіденційної (комерційної) інформації та порядок роботи з документами, що містять комерційну таємницю, називається конфіденційнимділоводством.

Конфіденційне діловодство загалом базується на тих самих принципах, що й загальне (відкрите) діловодство, але водночас має деякі особливі відмінності, зумовлені конфіденційністю документованої інформації.

За сферою діяльності загальне діловодство поширюється на управлінські дії і охоплює переважно управлінські документи. Тоді як конфіденційне діловодство поширюється як на управлінську, так і на усі види виробничої діяльності, включаючи не тільки управлінські, а й науково-технічні (науково-дослідні, проектні, конструкторські, технологічні тощо) документи. Крім того, до конфіденційних документів належать і деякі документи з особового складу, як-от, особові справи провідних фахівців підприємства, які є авторами комерційних ідей, «ноу-хау», зробили певні відкриття, винаходи, розробили новітні технології тощо. В особових справах цих працівників можуть зберігатися їхні характеристики, звіти про діяльність, перспективні плани роботи тощо, які також можна віднести до переліку документів, що містять комерційну таємницю.

Звернути увагу
Конфіденційне діловодство поширюється не лише на офіційні документи, а й на їх проекти, робочі записи, начерки, що не мають реквізитів, які надають цим документам юридичної сили, втім містять інформацію, що підлягає захисту.

Крім того, відмінність конфіденційного діловодства від загального полягає у тому, що в ньому документи, які містять комерційну таємницю, треба захищати не лише від утрати, а й від недозволеного виходу їх інформації за межі зони функціонування або встановленого кола осіб, які мають право працювати з ними.

СУТНІСТЬ І ЗАВДАННЯ КОНФІДЕНЦІЙНОГО ДІЛОВОДСТВА

Сутність конфіденційного діловодства зумовлена його організаційними і технологічними особливостями і полягає у такому:

– суворе регламентування складу документів підприємства, що містять комерційну таємницю, та їх виготовлення;
– обов’язковий облік кожного примірника документа; поаркушний облік усіх без винятку документів та їх проектів;
– максимальна повнота реєстраційних даних про кожний документ;
– фіксація проходження і місцезнахо­дження кожного документа на підприємстві;
– проведення систематичних перевірок наявності документів;
– дозвільна система допуску до документів, що містять комерційну таємницю, і справ, у яких ці документи зберігаються;
– жорсткі вимоги до умов зберігання цих документів і користування ними;
– персональна відповідальність працівників (виконавців) за облік, збереження документів і порядок користування ними.

Завданнями конфіденційного діловодства є:

– документаційне забезпечення усіх ви­дів конфіденційної (комерційної) діяльності;
– захист задокументованої інформації, що утворилася в процесі конфіденційної (комерційної) діяльності.

Документуючи конфіденційну (комерційну) інформацію, слід врахувати такі аспекти:

– обсяг конфіденційних відомостей, що містяться у документі, має бути мінімальним (бажано зашифрованим) і визначатися реальною ситуацією;
– документ завжди має стосуватися ли­ше одного питання (теми). Це є важливим не стільки для швидкого доведення документа до виконавців, скільки для забезпечення чіткого функціонування системи доступу персоналу до конфіденційної інформації, потрібної лише певному працівникові (виконавцеві), та запобігання несанкціонованому ознайомленню решти працівників підприємства;
– зведені розпорядчі (зокрема, накази з основної діяльності), організаційні, планові, звітні та інші подібні документи не можна розсилати підрозділам і виконавцям у повному оригінальному варіанті. Такі документи доводять до виконавців вибірково як витяги і персоніфіковані додатки-завдання;
– інформацію з обмеженим доступом слід максимально локалізувати у конкретній частині документа, його розділі, додатку, фотоілюстрації, графіку, окремій дискеті, диску тощо.

Загалом склад документованої конфіденційної інформації підприємства залежить від компетенції і функцій цього підприємства, характеру його діяльності, взаємовідносин (зв’язків) з іншими підприємствами, установами і організаціями.
Як уже зазначалося вище, документам, що містять комерційну таємницю, обов’язково надається гриф обмеженого доступу. Цей реквізит (гриф) проставляється у правому верхньому куті першої сторінки документа, а для зброшурованих видань — на обкладинці й титульному аркуші. Нижче грифа зазначається номер примірника відповідного документа, наприклад:

Конфіденційно
Прим. 2

Зауважимо, що оскільки гриф обмеженого доступу не можна наносити на магнітний носій, його слід обумовити у супровідному листі. Тобто в такому разі гриф проставляється або безпосередньо в листі, або про обмеженість доступу до магнітного носія зауважують у тексті цього листа залежно від конкретної ситуації.
На документі гриф проставляє виконавець документа з дозволу керівника, який підписує цей документ, а на зброшурованому виданні — автор (укладач) з дозволу особи, яка підписала видання до друку.

Додаток

ПЕРЕЛІК
відомостей, що не становлять комерційної таємниці
(постанова Кабінету Міністрів України «Про перелік відомостей, що не становлять комерційної таємниці» від 9 серпня 1993 року № 611)

— Установчі документи, документи, що дозволяють займатися підприємницькою чи господарською діяльністю та її окремими видами
— Інформація за всіма встановленими формами державної звітності
— Дані, потрібні для перевірки обчислення і сплати податків та інших обов’язкових платежів
— Відомості про чисельність і склад працівників, їхню заробітну плату в цілому та за професіями й посадами, а також наявність вільних робочих місць
— Документи про сплату податків і обов’язкових платежів
— Інформація про забруднення навколишнього природного середовища, недотримання безпечних умов праці, реалізацію продукції, що завдає шкоди здоров’ю, а також інші порушення законодавства України та розміри заподіяних при цьому збитків
— Документи про платоспроможність
— Відомості про участь посадових осіб підприємства в кооперативах, малих підприємствах, спілках, об’єднаннях та інших організаціях, які займаються підприємницькою діяльністю
— Відомості, що відповідно до чинного законодавства підлягають оголошенню

Закінчення в наступному номері