Згідно зі статтею 2 Закону України «Про відпустки» від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР (далі — Закон № 504) право на відпустки мають громадяни України, які перебувають у трудових відносинах із підприємствами, установами, організаціями (далі — підприємство) незалежно від форм власності, виду діяльності та галузевої належності, а також працюють за трудовим договором у фізичної особи. Іноземці та особи без громадянства, які працюють в Україні, мають право на відпустки нарівні з громадянами України.
Право на відпустки забезпечується гарантованим наданням відпустки визначеної тривалості із збереженням на її період місця роботи (посади), заробітної плати (допомоги) у випадках, передбачених Законом № 504, а також забороною заміни відпустки грошовою компенсацією, крім випадків, передбачених статтею 24 цього Закону.
Згідно з частиною десятою статті 10 Закону № 504 черговість надання відпусток визначається графіками.
Нормативно-правовими актами України не встановлено строку складання й затвердження графіка відпусток. Але на сьогодні згідно з Постановою Верховної Ради України «Про порядок тимчасової дії на території України окремих актів законодавства Союзу РСР» від 12 вересня 1991 року № 1545-XII на території України продовжують діяти (у частині, що не суперечить Конституції і законам України)
Типові правила внутрішнього трудового розпорядку для робітників і службовців підприємств, установ, організацій, затверджені постановою Держкомпраці СРСР за погодженням із ВЦРПС від 20 липня 1984 року № 213. Зокрема, пунктом 20 цих Типових правил передбачено, що графік відпусток складається на кожен календарний рік не пізніше 5 січня поточного року.
Графіки відпусток на майбутній рік починають складати зазвичай у жовтні — грудні поточного року. Строк, у який розпочинають складати графік відпусток, залежить, зокрема, від кількості працівників, що працюють на підприємстві.
Оскільки нормативно-правовими актами не затверджено форми графіка відпусток, його складають у довільній формі. Графік відпусток складається для всіх структурних підрозділів підприємства. Під час його складання враховують інтереси виробництва, особисті інтереси працівників та можливості для їх відпочинку.
У графіку відпусток обов’язково зазначають оплачувані відпустки, надання яких можна спланувати заздалегідь.
Ідеться, зокрема, про щорічні основну і додаткові відпустки, у т. ч. й сумісникам, працівникам, які працюють за строковим трудовим договором, та ін. При цьому зазначаються і щорічні відпустки, не використані працівниками за попередні роки. Дo графіка відпусток можна також внести щорічні відпустки працівникам, які відпрацювали в роботодавця менше 6 місяців.
Крім того, за домовленістю сторін щорічну відпустку у графіку можна планувати частинами.
Складаючи графік відпусток, потрібно пам’ятати, що згідно з частиною тринадцятою статті 10 3акону № 504 щорічні відпустки окремим категоріям працівників за їхнім бажанням надаються у зручний для ниx час.
Слід зауважити, що законодавством не заборонено вносити до графіка відпусток й інші відпустки, а тому, аби забезпечити безперервну роботу підприємства, радимо також зазначати у графіку додаткову відпустку окремим категоріям громадян та постраждалим учасникам Революції Гідності, а також додаткову відпустку працівникам, які мають дітей або повнолітню дитину — особу з інвалідністю з дитинства підгрупи А I групи. Якщо, наприклад, у плановому році жінка має вийти з відпустки для догляду зa дитиною до досягнення нею трирічного віку, це також можна відобразити у графіку відпусток.
Натомість у графіку відпусток не потрібно вказувати відпустки без збереження заробітної плати, відпустки у зв’язку з навчанням, творчі відпустки.
У графіку зазвичай зазначається місяць початку відпустки (інколи — 2 місяці: місяць початку відпустки і її закінчення). Значно рідше вказується конкретна дата початку відпустки.
Згідно з частиною одинадцятою статті 10 Закону № 504 конкретний період надання щорічних відпусток у межах, установлених графіком, узгоджується між працівником і роботодавцем, який зобов’язаний письмово повідомити працівника про дату початку відпустки не пізніше ніж за 2 тижні до встановленого графіком строку.
Міністерство соціальної політики України в листі від 29 липня 2015 року № 191/10/136-15 зауважує, що норма закону стосовно складання графіка відпусток має бути дотримана й тоді, коли на підприємстві працює, наприклад, 3 особи.
Відповідно до частини десятої статті 10 Закону № 504 графік відпусток затверджує керівник підприємства своїм наказом або безпосередньо грифом затвердження на самому графіку відпусток.
Складений графік відпусток погоджується з виборним органом первинної профспілкової організації (профспілковим представником) чи іншим уповноваженим на представництво трудовим колективом органом.
Після затвердження графік відпусток доводять до відома працівників, а тому в ньому доречно передбачити графу для підпису працівника.
Слід пам’ятати, що відповідно до статті 28 Закону № 504 особи, винні в порушенні законодавства про відпустки, несуть відповідальність згідно із законодавством.
Відсутність графіка відпусток, а також неповідомлення працівників за 2 тижні про початок відпустки є «іншими порушеннями вимог законодавства про працю», за які статтею 41 Кодексу України про адміністративні порушення передбачено адміністративну відповідальність — накладення на посадових осіб підприємств штрафу в розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. Повторне протягом року вчинення зазначеного порушення, за яке особу вже було піддано адміністративному стягненню, або ті самі діяння, вчинені щодо неповнолітнього, вагітної жінки, одинокого батька, матері або особи, яка їх замінює і виховує дитину віком до 14 років або дитину-інваліда, тягнуть за собою накладення штрафу в розмірі від 100 до 300 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян. За вказані порушення на підприємство можуть бути накладені фінансові санкції в розмірі мінімальної заробітної плати (абзац восьмий частини другої ст. 265 КЗпП).
На запитання відповідає експерт гарячої лінії журналу «КАДРОВИК.UA» Галина Білоткач (додаток до журналу «КАДРОВИК.UA» № 11’2019, с. 3).
