Як і кожний структурний підрозділ підприємства, канцелярія має Положення ― організаційно-правовий документ, що встановлює порядок її діяльності, основні завдання, функції, права та відповідальність, взаємодію з іншими структурними підрозділами.
<…>
Організацію роботи з документами на підприємстві, в установі, організації, будь-якій іншій юридичній особі (далі — підприємство) переважно покладають на самостійний відокремлений структурний підрозділ ― службу діловодства, яка на практиці має різні найменування: департамент документаційного забезпечення, загальний відділ, відділ організації діловодства та контролю за виконанням документів, сектор діловодства, канцелярія тощо (далі в тексті для зручності всіх читачів уживатимемо загальне визначення «служба діловодства». На малих підприємствах функції такої служби може виконувати лише один працівник ― секретар або діловод.
<…>
У своїй діяльності служба діловодства керується чинними нормативно-правовими актами й національними стандартами з діловодства та архівної справи, на підставі яких вона розробляє власний пакет організаційних, нормативних і методичних документів, до складу якого передусім входять:
— положення про службу діловодства;
— посадові інструкції працівників, які здійснюють діловодне обслуговування;
— інструкція з діловодства на підприємстві;
— табель форм документів, запроваджених на підприємстві, та (чи) альбом уніфікованих форм документів.
Зазначені документи… є обов’язковими для виконання всіма працівниками.
<…>
ЗАГАЛЬНІ ВИМОГИ ДО ПІДГОТОВКИ ПОЛОЖЕННЯ
<…>
Проект Положення про службу діловодства (канцелярію) готує керівник цього структурного підрозділу або інший працівник за дорученням керівника.
Реквізитами положення є:
— найменування юридичної особи;
— код форми документа за ДКУД;
— назва виду документа (ПОЛОЖЕННЯ);
— гриф затвердження документа;
— заголовок до тексту документа;
— текст документа;
— підпис;
— візи.
Положення підлягає затвердженню розпорядчим документом керівника підприємства (розпорядженням чи наказом з основної діяльності) з оформленням відповідного грифу затвердження та є додатком до цього документа. Саме тому в положенні не оформлюють такі обов’язкові для більшості інших організаційних документів реквізити, як: дата, реєстраційний індекс, місце видання або складення документа.
Положення про службу діловодства оформлюють на загальному бланку підприємства чи на стандартних аркушах паперу формату А4. Доцільно використовувати бланки з кутовим розташуванням постійних реквізитів. Це пов’язано з тим, що обов’язковий для положення реквізит «Гриф затвердження» має бути розташований вище реквізиту «Назва виду документа», оскільки затверджують сам документ, а не лише його текст. На поздовжніх бланках зробити це практично неможливо через відсутність вільного місця для грифу затвердження в правому верхньому куті бланка.
Назва виду документа має поєднуватися із заголовком до тексту документа, в якому зазначають повне найменування структурного підрозділу, що має відповідати найменуванню, прописаному у структурі й штатній чисельності підприємства, наприклад: ПОЛОЖЕННЯ про загальний відділ, ПОЛОЖЕННЯ про канцелярію.
Текст положення складається з розділів, кожний з яких може бути поділено на підрозділи, пункти й підпункти, котрі нумерують арабськими цифрами.
Підписує положення про службу діловодства її керівник.
Візують документ зацікавлені посадові особи (найчастіше заступник керівника підприємства, що відповідає за напрями діяльності цього структурного підрозділу, керівники правової, кадрової, фінансової служб підприємства).
Положення набуває чинності з моменту його затвердження й діє до заміни його новим.
РЕКОМЕНДАЦІЇ ДО ЗМІСТУ ПОЛОЖЕННЯ
Текст положення про службу діловодства містить такі обов’язкові розділи: «Загальні положення», «Основні завдання», «Функції», «Права та відповідальність», «Керівництво», «Організація роботи», «Взаємовідносини (зв’язки) з іншими підрозділами».
<…>
У статті наведено зразок Положення про канцелярію.
Повний варіант статті читайте в журналі «Діловодство та документообіг» № 4, 2017, с. 14.
 |
