На сторінках журналу «Діловодство» у рубриці «Відповідаємо читачам» публікуємо відповіді експертів на запитання читачів, надісланих до редакції.
Щоб поставити запитання, пишіть на dd@mediapro.ua.
Запитання
Облархів вимагає під час оформлення службових документів брати до уваги Типову інструкцію з діловодства, затверджену постановою Кабінету Міністрів від 17 січня 2018 року № 55, згідно з якою у деяких реквізитах документів написання прізвища посадової особи має бути надруковано великими літерами, зокрема у реквізитах «Адресат» і «Підпис». В інших нормативно-правових актах з діловодства не перед- бачено таке оформлення прізвищ. Чим керуватися на сьогодні?
Відповідь (публікується частково)
На сьогодні оформлення реквізитів організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування мають відповідати Національному стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів. ДСТУ 4163-2003», затвердженому наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55 (далі — ДСТУ 4163-2003). Справді, існують певні суперечності між прикладами оформлення реквізитів документів, наведеними у Типовій інструкції з діловодства та у ДСТУ 4163-2003, зокрема реквізитів «Адресат» і «Підпис». А саме: Типова інструкція з діловодства пропонує написання прізвища посадової особи у відповідних реквізитах великими літерами, а перед ним — зазначення лише одного ініціалу, що відповідає першій літері імені посадової особи…
Запитання
На першому місці роботи випускникові вищого навчального закладу оформили трудову книжку. Але в університеті, де він навчався, відмовилися зробити запис у ній про період навчання, обґрунтовуючи це тим, що такий запис має зробити роботодавець. Чи дійсно це так?
Відповідь (публікується частково)
До трудових книжок вносять окремим рядком із посиланням на дату, номер та найменування відповідних документів такі записи:
- про час служби у складі Збройних Сил України та інших військах, де на тих, хто проходить службу, не поширюється законодавство про працю й державне соціальне страхування, із зазначенням дати призову (зарахування) і дати звільнення із служби;
- про час навчання у професійних навчально-виховних закладах та інших закладах у навчально-курсових комбінатах (центрі, пункті тощо);
- про час навчання у вищих навчальних закладах (включаючи й час роботи в студентських таборах, на виробничій практиці та при виконанні науково-дослідної госпдоговірної тематики) та про час перебування в аспірантурі та клінічній ординатурі, крім випадків, зазначених у пункті 2.16 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників;
- про роботу як членів колгоспу — якщо чинне законодавство передбачає зарахування цієї роботи в загальний трудовий стаж працівників;
- про час догляду за інвалідом I групи або дитиною-інвалідом віком до 16 років, а також за пенсіонером, який за висновком медичного закладу потребує постійного стороннього догляду (ст. 56 Закону України «Про пенсійне забезпечення»), зокрема за пристарілим, який досяг 80-річного віку (згідно з медичним висновком);
- безробітним особам про період одержання допомоги по безробіттю запис у трудову книжку робить орган державної служби зайнятості населення…
Запитання
На нашому підприємстві підписують багато документів: накази, розпорядження, інструкції, договори, штатний розклад тощо. Постають питання: яким кольором чорнил необхідно підписувати документи — синім чи чорним; та в якому нормативному документі це прописано?
Відповідь (публікується частково)
Основним та обов’язковим для виконання всіма без винятку підприємствами, установами та організаціями (далі — установа) чинним НПА, що встановлює єдині вимоги до створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання, є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила №1000/5). Правила №1000/5 зобов’язують установи оформлювати реквізити службових документів відповідно до Національного стандарту України «Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів ДСТУ 4163-2003», затвердженого наказом Державного комітету України з питань технічного регулювання та споживчої політики від 07 квітня 2003 року № 55…
Увага! Розгорнуті відповіді — у журналі «Діловодство» № 6, 2019, с. 27–33.
