Питання, пов’язані з порядком ведення трудових книжок, їх зберіганням, виготовленням, постачанням і обліком, регулюються Кодексом законів про працю України (далі — КЗпП), постановою Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301, Інструкцією про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженою наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58, зареєстрованим в Міністерстві юстиції України 17 серпня 1993 року за № 110 (далі — Інструкція № 58).
Відповідно до пункту 4.1 Інструкції № 58 власник або уповноважений ним орган зобов’язаний видати працівнику його трудову книжку в день звільнення з внесеним до неї записом про звільнення.
Згідно із пунктом 4.2 Інструкції № 58, якщо працівник відсутній на роботі в день звільнення, то роботодавець у цей день надсилає працівникові поштове повідомлення із вказівкою про необхідність отримання трудової книжки.
Документація з обліку трудових книжок на підприємстві ведеться в Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них, форма якої затверджена наказом Міністерства статистики України від 11 серпня 1993 року № 180. Книга ведеться співробітником, що займається кадровими питаннями в організації. В ній реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників при працевлаштуванні, а також трудові книжки та вкладиші до них, що видані вперше.
При звільненні трудова книжка видається працівнику під розпис у Книзі обліку руху трудових книжок та вкладишів до них.
Статтею 47 КЗпП визначено, що власник або уповноважений ним орган зобов’язаний в день звільнення видати працівникові належно оформлену трудову книжку і провести з ним розрахунок у строки, зазначені в статті 116 КЗпП.
Відповідно до статті 235 КЗпП у разі затримки видачі трудової книжки з вини власника або уповноваженого ним органу працівникові виплачується середній заробіток за весь час вимушеного прогулу.
Слід зазначити, що трудові книжки працівників, які працюють на умовах трудового договору у фізичної особи — підприємця, яка використовує найману працю, пов’язану з наданням послуг, зберігаються безпосередньо у працівників.
