З 01.10.2018 набула чинності постанова правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 № 12 «Про затвердження Порядку фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України» ( далі – Постанова №12), відповідно до якої у страхувальника з’явилася додаткова можливість надсилати заяву-розрахунок та повідомлення про виплату коштів застрахованим особам із застосуванням електронного цифрового підпису (далі – ЕЦП) до Фонду соціального страхування України.
На сьогоднішній день кожна четверта заява-розрахунок подається до відділень Фонду соціального страхування України у Вінницькій області страхувальниками через клієнтське спеціалізоване програмне забезпечення.
Для подання заяви-розрахунку та повідомлення про виплату коштів застрахованим особам із застосуванням ЕЦП до Фонду соціального страхування України страхувальник повинен укласти договір про подання електронних документів до Фонду соціального страхування України (далі – Договір) з робочим органом виконавчої дирекції Фонду соціального страхування України.
Предметом цього Договору є визнання поданих страхувальником електронних документів.
Дія Договору поширюється на такі електронні документи:
- звіт Ф4-ФСС з ТВП за формою згідно із Порядком формування та подання страхувальниками звітності по коштах загальнообов’язкового державного соціального страхування у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та витратами, зумовленими похованням, затверджений постановою правління Фонду соціального страхування з тимчасової втрати працездатності від 18.01.2011 № 4;
- заява-розрахунок та повідомлення про виплату коштів застрахованим особам за формами згідно із Порядком фінансування страхувальників для надання матеріального забезпечення застрахованим особам у зв’язку з тимчасовою втратою працездатності та окремих виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду соціального страхування України, затверджені постановою правління Фонду соціального страхування України від 19.07.2018 № 12.
Створення страхувальником електронних документів здійснюється за допомогою спеціалізованого програмного забезпечення, яке він обирає самостійно. Робочий орган виконавчої дирекції Фонду забезпечує відправлення страхувальнику трьох видів квитанцій: про одержання електронного документа, що засвідчує факт і час його одержання; про надходження електронного документа, що за результатами перевірки засвідчує факт і час його відправлення; про приймання електронного документа, що засвідчує факт і час приймання (неприймання) електронного документа та внесення його даних у базу.
Спосіб подання документів визначається роботодавцями. Подання електронних документів надає страхувальнику право не подавати відповідні документи на папері. Водночас, зберігається можливість подавати заяву-розрахунок та повідомлення про виплату коштів застрахованим особам у паперовому вигляді особисто до відділення Фонду.
У разі подання документа в електронному вигляді із застосуванням ЕЦП роздрукована заява-розрахунок разом із наданими застрахованими особами документами, на підставі яких призначались окремі виплати та матеріальне забезпечення, зберігається у страхувальника.
Додатково нагадуємо, що відповідно до пункту 10 Порядку №12 після проведення виплат матеріального забезпечення застрахованим особам та виплат потерпілим на виробництві за рахунок коштів Фонду страхувальник повинен надіслати повідомлення про проведення виплат до відділення Фонду протягом місяця з дня проведення виплат.
У разі відсутності інформації від страхувальника про виплати застрахованим особам протягом трьох місяців з дня здійснення фінансування відділення Фонду здійснюють перевірку щодо використання страхувальником коштів Фонду.
Система інформування роботодавцем про здійснені виплати застрахованим особам має на меті зменшити ризик можливих затримок при компенсації застрахованим особам втраченого заробітку за період хвороби (оплата за листками непрацездатності), виплаті допомоги по вагітності та пологах, здійсненні страхових виплат потерпілим на виробництві, нецільового використання коштів Фонду.
