Разработка кадровых документов

Кадровые документы — важная составляющая делопроизводства каждого предприятия. Кадровая работа и организация делопроизводства очень тесно связаны.

Неправильно составленные кадровые документы могут стать причиной конфликтов с подчиненными, штрафов, недоразумений с органами надзора и контроля.

Каждый собственник (работодатель) должен решить, какая организационная структура подойдет его компании и на чьих плечах будет лежать кадровая документация.

Три основные причины заказать услугу по разработке кадровых документов:

• отсутствие кадровика на предприятии;
• нет времени разбираться в законодательстве;
• нужна помощь эксперта в составлении и внедрении бланков, регистрационных форм

ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО НА ПРЕДПРИЯТИИ

Организация делопроизводства на предприятии (в разных его структурных подразделениях) возлагается на ответственного за это работника, в должностной инструкции которого указываются его обязанности по ведению делопроизводства. При этом предприятия организуют делопроизводство в соответствии с утвержденной индивидуальной инструкцией по делопроизводству.

Инструкция по делопроизводству обязательно должна содержать раздел «Документирование управленческой информации», где четко и подробно прописаны:

• Общие требования к созданию управленческих документов
• Требования к бланкам организационно-распорядительных документов. Часто кадровая документация оформляется на бланках. Инструкция по делопроизводству должна содержать примеры бланков служебных документов, которые будут использоваться на предприятии. Это унифицированная форма служебного документа с напечатанной постоянной информацией и местом для фиксирования переменной информации.
• Оформление реквизитов организационно-распорядительных бумаг
• Общие требования к составлению текстов распоряжений руководства
• Порядок согласования и алгоритм подписания документов
• Утверждение документов
• Применение печатей
• Электронные документы (особенности удостоверения, требования к копиям, необходимые реквизиты)
• Особенности подготовки и оформления распорядительных бумаг
• Документирование деятельности коллегиальных органов юридического лица
• Оформление приложений к документам
• Оформление и удостоверение копий и выдержек

Отдел кадров принимает непосредственное участие в составлении инструкции по делопроизводству. Наши эксперты помогут разработать кадровые документы и проконсультируют относительно:

• локальных актов работодателя: правил внутреннего трудового распорядка; положения о премировании; штатного расписания; графиков отпусков; должностных (рабочих) инструкций и т.д.;
• введения новых режимов работы, например: положение о суммированном учете рабочего времени, неполном рабочем времени, сменном графике работы, ненормированном рабочем времени и пр.

Особого внимания требует кадровая документация при сложных увольнениях. Наши эксперты разъяснят, какие нужны документы при увольнениях в связи с ликвидацией предприятия, по сокращению штата, других увольнениях по инициативе работодателя.

КАДРОВЫЕ ПРИКАЗЫ

К кадровым приказам относятся, в частности, приказы о приеме на работу (назначении на должность); переводе на другую работу, перемещении по должности, совместительстве; увольнении, аттестации определенных категорий работников (научных, педагогических, врачей и т.д.), повышении квалификации, стажировке, ежегодной оценке госслужащих, продлении срока пребывания на государственной службе, предоставлении и отмене доступа к государственной тайне, присвоении званий (повышение ранга, категории, разряда), изменении биографических данных, поощрении (награждение, премирование), оплате труда, начислении разных надбавок, доплат, материальной помощи. Также кадровые приказы — это приказы об отпусках, командировках, взысканиях.

Документы по кадровым вопросам несколько отличаются от остальных деловых бумаг предприятия. Поэтому порядок их подготовки не идентичен разработке распоряжений по основной деятельности и по административно-хозяйственным вопросам. Наша команда экспертов поможет учесть все особенности составления и ведения и избежать ошибок.

По подаче информации кадровые приказы, оформленные традиционным способом, делятся на простые (индивидуальные) и сложные (сводные). Индивидуальный кадровый приказ содержит информацию об управленческом действии по отношению к одному работнику. Содержание сводного приказа по персоналу касается сразу нескольких работников, независимо от того, одно или разные управленческие действия совершаются в отношении них.

Содержание индивидуального приказа по пероналу кратко излагают в заголовке начинающемся с предлога «О» и формируется с помощью существительного, например: «О принятии на работу Олега Олешко», «О командировках Елены Елисеевой», «О предоставлении отпуска по учебе Виктории Шаповаловой».

Каждое управленческое действие в отношении работника, оформляемое приказом, должно быть четко сформулировано и соответствовать требованиям КЗоТа.

Какие визы обязательные? Проекты кадровых приказов визируют должностные лица, в частности юрисконсульт. В кадровых приказах, затрагивающих вопрос оплаты труда (прежде всего о принятии, переводе, увольнении), обязательно должна быть виза главного бухгалтера юридического лица.

Кадровый приказ вступает в силу с момента его подписания руководителем юридического лица. Однако дата реализации управленческого действия и дата подписания приказа могут не совпадать. Например, работник может приступить к исполнению обязанностей первого числа следующего месяца в соответствии с приказом, подписанным в текущем месяце.

Регистрация кадровых приказов сопровождается присвоением им буквенных индексов при необходимости. Система буквенных индексов разрабатывается исходя из специфики составления и регистрации распорядительных документов и формирования их в дела и, конечно, согласно принятой на предприятии инструкции по делопроизводству.

Индивидуальный кадровый приказ издают в трех экземплярах: первый остается в отделе кадров; второй передается в бухгалтерию для проведения необходимых расчетов; третий (при необходимости) подшивается к личному делу работника.

Оригиналы приказов предоставляют для ознакомления работникам, относительно которых проводятся управленческие действия. Такое ознакомление осуществляют под подпись в специально отведенном месте непосредственно на документе путем оформления реквизита «Отметка об ознакомлении с документом».

ВЕДЕНИЕ КАДРОВОГО УЧЕТА

Обязательные требования к ведению кадрового учета и организации делопроизводства изложены в законодательстве Украины. Кадровый учет является неотемлемой частью работы кадровика и кадровой политики компании. Ведение кадрового учета (как и ведение делопроизводства) обязательно для каждой организации, без исключений не зависимо от формы собственности и организационной структуры, количества персонала и его состава и подразумевает:

• формирование личных дел сотрудников;
• расчет и начисление заработной платы, премий, надбавок, доплат и других выплат;
• составление штатного расписания;
• учет рабочего времени;
• оформление справок, выдержек из кадровых документов, прием заявлений и листков нетрудоспособности;
• сдачу периодической отчетности;
• составление графика отпусков и контроль за их исполнением;
• подготовку кадровых приказов;
• ведение делопроизводства по найму новых работников;
• аттестацию и оценку сотрудников;
• соблюдение правил защиты личных данных работников;
• ведение воинского учета.

Кадровые документы подлежат проверке. В первую очередь это Коллективный договор, Правила внутреннего трудового распорядка, Табель учета рабочего времени (список сотрудников с отметками использования отпусков, отработанных часов в течение учетного периода), Штатное расписание, приказы по кадрам, трудовые книжки, График отпусков работников, а также первичные документы расчета с персоналом по оплате труда. Данный перечень не исчерпывающий.

Мы поможем избежать ошибок в делопроизводстве при работе с персоналом!