Дублювання особових справ

Доброго дня! Дуже потрібна ваша допомога! В управлінні соцзахисту райдержадміністрації особові справи начальника і заступника ведуться в кадровій службі райдержадміністрації,  то чи потрібно вести ще й в управлінні, і які складові мають бути? Дякую за швидку відповідь:)