Проект групи компаній «МЕДІА-ПРО»

Лікарняні та декретні у Звіті з ЄСВ

Дата публікації: 10.10.2018

Якщо йдеться про порядок призначення та розрахунку суми лікарняних і допомоги по вагітності та пологах, звичайно ж, не можна обійти стороною питання відображення цих виплат у ЄСВ-звітності. Ця стаття — свого роду шпаргалка для бажаючих правильно зазначити «непрацездатні виплати» в таблицях Звіту за формою № Д4.

Пробіжка по таблицях. Лікарняні та допомогу по вагітності та пологах страхувальники відображають у Звіті за формою № Д4, сформованому за той звітний період (місяць), у якому вони були фактично нараховані в бухгалтерському обліку.

Таблиця 1. У таблиці 1 Звіту з ЄСВ у рядках:

— 1.3 (оплата перших п’яти днів тимчасової непрацездатності), 1.4 (допомога по тимчасовій непрацездатності), 1.5 (допомога по вагітності та пологах) та у підсумковому рядку 1 (загальна сума доходу звітного місяця) зазначаєте виплати у фактично нарахованій сумі;*

— 2.1 (2.2 — якщо на лікарняні/декретні/зарплату ЄСВ нараховуєте за ставкою 8,41 %, 2.3 — за ставкою 5,3 %, 2.4 — за ставкою 5.5 %) та у підсумковому рядку 2 (загальна сума доходу звітного місяця) зазначаєте виплати в сумі, в якій вони ввійшли до бази нарахування ЄСВ з урахуванням її максимальної величини.

Нагадаємо: з 01.01.2018 р. розмір максимальної величини бази нарахування ЄСВ становить 15 мінзарплат (у 2018 році — 55845 грн.). Якщо загальний розмір доходу застрахованої особи перевищує цю величину, то на суму перевищення ЄСВ не нараховують.

Суму ЄСВ, нарахованого на виплати, які ввійшли до бази нарахування ЄСВ, відображайте в рядках 3 (3.1 — 3.5) і 6 (6.1 — 6.14).

Важливо! Рядки таблиці 1 Звіту за формою № Д4 формують на підставі даних таблиць 6 цього Звіту. Отже, щоб уникнути розбіжності між сумами, зазначеними в таблицях 1 (зазначають підсумкові суми доходу/ЄСВ) і 6 (суми доходу/ЄСВ з розбиттям за застрахованими особами), рекомендуємо спочатку заповнити таблиці 6, а потім підсумкові суми перенести до таблиці 1 Звіту з ЄСВ.

Таблиця 5. Період тимчасової непрацездатності у зв’язку з хворобою в таблиці 5 Звіту з ЄСВ не відображається. Зовсім інша річ — надана працівниці відпустка у зв’язку з вагітністю та пологами. Якщо її початок/закінчення припало на звітний місяць, то на таку особу в таблиці 5 формуєте рядок, проставляючи серед іншого:

— у графі «8. Категорія особи» — «5 — особи, яким надано відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами»;

— у графі «11. Період трудових або цивільно-правових відносин…» — у звіті за місяць, коли працівниця йде в декретну відпустку, — дату початку відпустки; у звіті за місяць, коли декретна відпустка закінчується, — дату закінчення відпустки.

Якщо в таблиці 5 не була зазначена дата початку відпустки, оскільки листок непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами надано із запізненням у місяці, що йде за місяцем початку відпустки, впадати у відчай не варто . Просто подайте додатковий звіт (титульний аркуш і таблицю 5 з відміткою «додаткова») за попередній місяць і зазначте в ньому відомості про початок відпустки працівниці.

«Додаткову» форму звіту можна подавати тільки після закінчення звітної кампанії, тобто після 20 числа місяця, що йде за звітним.

Якщо відпустку у зв’язку з вагітністю та пологами подовжують через ускладнені пологи, дату закінчення відпустки проставляйте з урахуванням продовження;

— у графі «16. Документ-підстава…» — документ про початок/закінченні відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами — реквізити листка непрацездатності у зв’язку з вагітністю та пологами або наказу (розпорядження) про надання такої відпустки, якщо він видавався. Зазначаємо: «ЛН, серія, номер» або «наказ (розпорядження), дата, номер».

«Кадрові» графи 12 — 15 при відображенні факту початку/закінчення декретної відпустки заповнювати не потрібно.

Таблиця 6. У цій таблиці лікарняні та декретні відображайте:

по-перше, окремо від інших виплат, нарахованих застрахованій особі у звітному місяці;

по-друге, з розбиттям за місяцями, на дні яких припадає період непрацездатності (відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами) і за які нараховані лікарняні (декретні).

Тобто в таблиці 6 на лікарняні (допомогу по вагітності та пологах) формуйте стільки рядків, на скільки місяців припадає період тимчасової непрацездатності (відпустки). Суми «непрацездатних виплат» розподіляйте пропорційно дням хвороби (відпустки), які припадають на кожен місяць хвороби (відпустки).

З рядками розібралися. Переходимо до граф таблиці 6 (див. табл. 1 і 2).

Таблиця 1. Пояснення щодо заповнення окремих граф таблиці 6 за рядками з лікарняними

Графа

Пояснення щодо заповнення

9. Код категорії ЗО

Проставляєте:

«29» — якщо непрацездатним був звичайний працівник підприємства (будь-який працівник ФОП), до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 22 %,

«36» — за працівником з інвалідністю, який працює на підприємстві і до бази нарахування якого застосовували ставку ЄСВ 8,41 %

10. Код типу нарахувань

Для рядків з лікарняними заповнюєте, тільки якщо виправляєте помилки, допущені в минулих періодах

11. Місяць і рік…

Зазначаєте місяць і рік, на який припадає період тимчасової непрацездатності

13. Кількість календарних днів…

Проставляєте кількість календарних днів тимчасової непрацездатності, які припали на місяць, зазначений у графі 11, згідно з наданим листком непрацездатності (довідкою медичного закладу).

Винятокдні непрацездатності, підтверджені довідкою про тимчасове звільнення від роботи у зв’язку з необхідністю догляду за хворою дитиною. Ці дні зазначаєте в графі 14 таблиці 6

17. Загальна сума…

Зазначаєте фактично нараховану суму лікарняних

18. Сума… в межах максимальної величини…

Зазначаєте лікарняні в сумі, яка ввійшла до бази нарахування ЄСВ з урахуванням її максимальної величини, що діяла в місяці, за який нараховані лікарняні (у 2018 році максимальна величина бази нарахування ЄСВ дорівнює 55845,00 грн.)

21. Сума нарахованого єдиного внеску…

Зазначаєте суму ЄСВ, нарахованого на суму лікарняних, зазначених у графі 18

22 — 25

Заповнюєте в загальному порядку

Таблиця 2. Пояснення щодо заповнення окремих граф таблиці 6 за рядками з допомогою по вагітності та пологах

Графа

Пояснення щодо заповнення

9. Код категорії ЗО

Проставляєте:

«42» — якщо до декретної відпустки йде звичайна працівниця підприємства (будь-яка працівниця ФОП), до бази нарахування якої застосовували ставку ЄСВ 22 %;

«43» — за працівницею з інвалідністю, яка працює на підприємстві і до бази нарахування якої застосовували ставку ЄСВ 8,41 %

10. Код типу нарахувань

Для рядків з декретними заповнюєте, тільки якщо виправляєте помилки, допущені в минулих періодах

11. Місяць і рік…

Зазначаєте місяць і рік, на який припадає період відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами

15. Кількість календарних днів перебування в трудових…

У місяці початку декретної відпустки графу 15 заповнюйте за рядком із зарплатою. Якщо зарплата не нараховувалася, а тільки декретні — кількість календарних днів у трудових відносинах проставляйте в рядку з декретними.

У рядках, де зазначаємо допомогу за майбутні повні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, графа 15 = графі 16.

Тобто в наступних звітних місяцях у таблиці 6 на декретницю рядки без сумових показників, але з даними в графі 15 заповнювати буде не потрібно.

Місяць завершення декретної відпустки, якщо вона закінчується не в останній календарний день місяця, — значення гр. 15 = кількості календарних днів у такому місяці

16. Кількість календарних днів відпустки…

Зазначаєте кількість календарних днів декретної відпустки у відповідному місяці

17. Загальна сума…

Вносите розподілені за місяцями суми допомоги без обмеження максимальною величиною (тобто фактично нараховані суми)

18. Сума… в межах максимальної величини…

Зазначаєте декретні з гр. 17 у сумі, що ввійшла до бази нарахування ЄСВ, з урахуванням її максимальної величини, що діяла в місяці, за який нараховані декретні (у 2018 році максимальна величина бази нарахування ЄСВ дорівнює 55845,00 грн.)

21. Сума нарахованого єдиного внеску…

Зазначаєте суму ЄСВ, нарахованого на суму лікарняних, наведених у графі 18

22 — 25

Заповнюєте в загальному порядку

Лікарняні/декретні і ЄСВ-різниці. Частина 5 ст. 8 Закону про ЄСВ зобов’язує роботодавця застрахованих осіб, які працюють у нього за основним місцем роботи і на доходи яких ЄСВ нараховують за ставкою 22 %, сплачувати ЄСВ з фактичної бази нарахування ЄСВ, але не нижче мінімальної заробітної плати, встановленої законом на місяць, за який отримано дохід.

Для того, щоб виконати цю вимогу, роботодавець зобов’язаний визначену за працівником фактичну базу нарахування ЄСВ за місяць порівняти з мінімальною заробітною платою, встановленою законом на такий місяць. Якщо фактична база нарахування ЄСВ виявиться нижчою мінімальної заробітної плати, на різницю між цими двома величинами (далі — ЄСВ-різниця) донараховують ЄСВ.

З наведеного доходимо висновку: обчислити ЄСВ-різницю можна, якщо одночасно виконуються такі дві умови: 1) відома загальна сума доходів працівника за місяць, з яких стягують ЄСВ, 2) установлена законом на місяць, за який отримано дохід, сума мінімальної заробітної плати.

Саме від цього відштовхуватимемося при визначенні ЄСВ-різниці за місяці, за які нараховано лікарняні/допомогу по вагітності та пологах.

Лікарняні. Їх нараховують у місяці надання працівником лікарняного листа, який засвідчує період його тимчасової непрацездатності.

Окремо зупинимося на перехідних (початок і закінчення тимчасової непрацездатності припадають на різні місяці) і запізнілих (листок непрацездатності наданий у місяці, що йде за місяцем закінчення хвороби) лікарняних.

Для цілей порівняння з мінзарплатою виплати за період непрацездатності відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо з урахуванням суми лікарняних фактична база нарахування ЄСВ виявилася нижчою мінімальної заробітної плати, виконуємо вимогу щодо сплати ЄСВ з мінімальної заробітної плати.

Якщо лікарняний перехідний (запізнілий), у місяці початку хвороби нараховуємо ЄСВ на фактичну базу нарахування ЄСВ, розраховану за таким працівником. Вимогу про ЄСВ з мінімальної заробітної плати не застосовуємо! Після отримання листка непрацездатності для цілей порівняння з «мінімалкою» лікарняні відносимо до місяців, за які вони нараховані. Якщо після такого розподілу лікарняних у місяці, за який вони нараховані, загальний дохід менше мінімальної заробітної плати, що діяла в такому місяці, розраховуємо ЄСВ-різниці за такими місяцями і донараховуємо на них ЄСВ.

Див. лист ДФСУ від 14.02.2015 р. № 4979/7/99-99-17-03-01-17.

У таблиці 6 Звіту з ЄСВ, сформованого за той звітний період, у якому відбулося нарахування лікарняних, суму ЄСВ-різниці відображаємо окремим рядком, проставляючи серед іншого в графі:

— «9. Код категорії ЗО» — код «29», якщо лікарняні розраховувалися за минулі періоди. А у разі, якщо за звітний період лікарняні розраховані «місяць у місяць» (наприклад: лікарняні за вересень нараховані у вересні), відповідно донарахування до мінімального розміру здійснюються у звітному місяці, то в такому разі в графі «9. Код категорії ЗО» проставляємо «1»;

— «10. Код типу нарахувань» — «3».

Майте на увазі: для відображення ЄСВ-різниці за попередній місяць, яка пов’язана з перехідними лікарняними, код типу нарахувань «2» не застосовується, оскільки в цьому випадку не можна вважати, що ЄСВ на таку різницю був нарахований несвоєчасно;

Див. лист ДФСУ від 02.02.2017 р. № 1925/6/99-99-13-02-01-15.

— «11. Місяць і рік…» — місяць і рік, за який розрахована ЄСВ-різниця;

— «19. Сума різниці…» — суму ЄСВ-різниці відповідного місяця;

— «21. Сума нарахованого…» — суму ЄСВ, нарахованого на ЄСВ-різницю, зазначену в гр. 19.

Переходимо до допомоги по вагітності та пологах.

Декретні. До бази справляння ЄСВ допомогу по вагітності та пологах включають у місяці її нарахування. При цьому нарахування ЄСВ за осіб, які перебувають у відпустці у зв’язку з вагітністю та пологами й отримують допомогу по вагітності та пологах, здійснюють за кожен місяць такої відпустки окремо.

Для цього п.п. 1 п. 3 розд. IV Інструкції № 449* зобов’язує роботодавців розподілити суми допомоги по вагітності та пологах за місяцями, за які вона нарахована.

* Інструкція про порядок нарахування і сплати єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджена наказом Мінфіну від 20.04.2015 р. № 449.

Такий розподіл роблять пропорційно дням відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами, які припадають на кожен місяць відпустки.

Важливо! Оскільки допомогу по вагітності та пологах нараховують наперед, то однозначно визначити базу нарахування ЄСВ, провести порівняльні розрахунки, а за необхідності розрахувати ЄСВ-різниці і донарахувати на них ЄСВ роботодавець може тільки:

1) за звітний місяць, у якому було нараховано допомогу по вагітності та пологах

2) за попередні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами (якщо лікарняний лист був наданий працівницею із запізненням).

Саме тому Порядком № 435** не передбачено можливості відображення ЄСВ-різниці за майбутні місяці відпустки у зв’язку з вагітністю та пологами.

** Порядок формування та подання страхувальниками звіту щодо сум нарахованого єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування, затверджений наказом Мінфіну від 14.04.2015 р. № 435.

За декретними всі порівняння з мінзарплатою проводьте місяць у місяць!

Важливо! Розраховані ЄСВ-різниці відображайте у Звіті з ЄСВ, сформованому за той місяць, у якому вони були фактично розраховані, проставляючи серед іншого в графі:

— «9. Код категорії ЗО» — код застрахованої особи, якій нараховуються декретні, — «42», якщо здійснюєте нарахування за минулі періоди (якщо лікарняний лист був наданий працівницею із запізненням). У разі відображення місяць у місяць зазначайте код «1»;

— «10. Код типу нарахувань» — «13»;

— «11. Місяць і рік…» — місяць і рік, за який розрахована ЄСВ-різниця;

— «19. Сума різниці…» — суму ЄСВ-різниці відповідного місяця;

— «21. Сума нарахованого…» — суму ЄСВ, нарахованого на ЄСВ-різницю, зазначену в гр. 19.

Зазначимо, що заповнення граф 22 — 25 таблиці 6 Звіту з ЄСВ за рядками з ЄСВ-різницею здійснюється в загальному порядку.

 

Автори:

Дзера Тетяна, начальник відділу супроводу інформаційних систем і електронних реєстрів Пенсійного фонду України
Ушакова Лілія, експерт з питань оплати праці

Джерело: buhgalter.com.ua

Видання для кадровиків Журнали реєстрації