Відповідно до частини 2 статті 30 Закону України «Про оплату праці» від 24 березня 1995 року № 108/95-ВР роботодавець зобов’язаний забезпечити достовірний облік виконуваної працівником роботи та бухгалтерський облік витрат на оплату праці у встановленому порядку.
Документ, у якому відображається зазначений достовірний облік виконаної роботи, це, частіш за все, табель обліку використання робочого часу.
Форму Табеля обліку використання робочого часу (типова форма № П-5) затверджено наказом Державного комітету статистики «Про затвердження типових форм первинної облікової документації зі статистики праці» від 5 грудня 2008 року № 489.
Вона носить рекомендаційний характер і складається з мінімальної кількості показників, необхідних для заповнення форм державних статистичних спостережень. Рекомендаційний характер полягає в тому, що за потреби вона може бути доповнена іншими показниками, які потрібні для обліку робочого часу на підприємстві. Разом з тим слід пам’ятати, що в Табелі повинні відображатися всі позиції, які застосовуються на підприємстві для працівників. З’ясуємо, які це позиції?
Типова форма № П-5 містить умовні позначення у вигляді буквених та цифрових кодів.
Умовні позначення
— Години роботи, передбачені колдоговором — Р/01.
— Години роботи працівників, яким встановлено неповний робочий день (тиждень) згідно з законодавством — РС/02.
— Вечірні години роботи — ВЧ/03.
— Нічні години роботи — РН/04.
— Надурочні години роботи — НУ/05.
— Години роботи у вихідні та святкові дні — РВ/06.
— Відрядження — ВД/07.
— Основна щорічна відпустка (ст. 6 Закону України «Про відпустки») — В/08.
— Щорічна додаткова відпустка (ст. 7, 8 Закону України «Про відпустки») —Д/09
— Додаткова відпустка, передбачена ст. 20, 21, 30 Закону України «Про статус і соціальний захист громадян, які постраждали внаслідок Чорнобильської катастрофи» — Ч/10
— Творча відпустка (ст. 16 Закону України «Про відпустки») — ТВ/11.
— Додаткова відпустка у зв’язку з навчанням (ст. 13, 14, 15, 15 1 Закону України «Про відпустки») — Н/12.
— Відпустка без збереження заробітної плати у зв’язку з навчанням (п. 12, 13, 17 ст. 25 Закону України «Про відпустки») — НБ/13.
— Додаткова відпустка без збереження заробітної плати в обов’язковому порядку (ст. 25 крім п. 3, 12, 13, 17 Закону України «Про відпустки») — ДБ/14.
— Додаткова оплачувана відпустка працівникам, які мають дітей (ст. 19 Закону України «Про відпустки») — ДО/15.
— Відпустка у зв’язку з вагітністю і пологами (стаття 17 Закону України «Про відпустки») та відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею трирічного віку (ст. 18 Закону України «Про відпустки») — ВП/16.
— Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею 6-ти річного віку (ст. 25 п. 3 Закону України «Про відпустки») — ДД/17.
— Відпустка без збереження заробітної плати за згодою сторін (стаття 26 Закону України «Про відпустки») — НА/18.
— Інші відпустки без збереження заробітної плати (на період припинення виконання робіт) — БЗ/19.
— Неявки у зв’язку з переведенням за ініціативою роботодавця на неповний робочий день (тиждень) — НД/20.
— Неявки у зв’язку з тимчасовим переведенням на роботу на інше підприємство на підставі договорів між суб’єктами господарювання НП/21.
— Інший невідпрацьований час, передбачений законодавством (виконання державних і громадських обов’язків, допризовна підготовка, військові збори, донорські, відгул і т. ін.) — ІН/22.
— Простої — П/23.
— Прогули — ПР/24.
— Масові невиходи на роботу (страйки) — С/25.
— Оплачувана тимчасова непрацездатність — ТН/26.
— Неоплачувана тимчасова непрацездатність у випадках, передбачених законодавством (у зв’язку з побутовою травмою та ін. підтверджена довідками лікувальних закладів) — НН/27.
— Неявки з нез’ясованих причин — НЗ/28.
— Інші види неявок, передбачених колективними договорами, угодами ІВ/29.
— Інші причини неявок — І/30.
Цей список умовних позначень не є вичерпним і може бути розширений. Наприклад, в період оголошення карантину редакція журналу «КАДРОВИК.UA» пропонувала додати до причин неявки на роботу відпустку без збереження заробітної плати на період карантину.
Як бачимо, перелік умовних позначень містить більше причин неявок, а ніж явок. Для чого це зроблено?
Відповідно до графи «Відмітки про явки та неявки за числами місяця (годин)», яка розташована в умовній лівій частині Табеля, кожного дня мають обліковуватися відпрацьовані години та їх вид, а також години, у які працівник не працював та підстави відсутності на роботі. У разі правильного відображення буквених або числових кодів відпрацьованого або не відпрацьованого часу легко можна заповнити умовну праву частину Табеля, де заповнюють графи «Відпрацьовано за місяць» та «Всього неявок» з деталізацією з причин за місяць і навіть зазначені всі цифрові коди причин неявок, за якими потрібно порахувати сумарну відсутність працівника на роботі у днях та годинах.
Так, Табель є підставою для нарахування заробітної плати. Оскільки заробітна плата виплачується відповідно до статті 115 КЗпП не рідше двох разів на місяць і розмір не може бути не менше оплати за фактично відпрацьований час з розрахунку тарифної ставки (посадового окладу) працівника, то на кожну відповідну виплату до бухгалтерії має бути поданий належно оформлений табель обліку робочого часу.
