Рушійною силою кожного підприємства, безумовно, є його кадри, адже недарма говорять, що кадри вирішують усе.
Питаннями кадрового діловодства на пiдприємствi може займатися самостійний структурний пiдроздiл підприємства – вiддiл кадрів – або окрема особа, призначена наказом керівника. Основним завданням кадрової служби є задоволення попиту підприємства на працівників в якісному і в кількісному відношенні, а також оформлення документації щодо особового складу: накази про приймання, переведення, звільнення працiвникiв, надання відпусток.
Отже, класична форма організації кадрової служби на підприємстві – створення відділу кадрів. Однією з основних частин діловодства є кадрове діловодство. Ведеться воно за правилами та принципами, встановленими для загального діловодства. Чисельний склад і структура відділу кадрів багато в чому залежать від масштабів підприємства й способів досягнення поставлених перед ним цілей.
Організація будь-якого підприємства починається зі складання положення, в якому перераховуються завдання, функції, права й обов’язки підрозділу.
Складання положення про відділ кадрів
Положення про відділ кадрів складається, як правило, з таких розділів:
– загальні положення;
– завдання;
– структура;
– функції;
– взаємини з іншими підрозділами підприємства;
– права;
– відповідальність.
У розділі «Загальні положення» закріплені підпорядкованість відділу кадрів директорові підприємства.
Розділ «Завдання» містить чітко сформульовані напрямки діяльності відділу кадрів, найважливішими з яких є організація роботи із забезпечення підбору, розміщення, використання робітників й фахівців; формування стабільно працюючого колективу; створення кадрового резерву; організація системи обліку кадрів.
У розділі «Структура» зазначений порядок розробки й твердження структури відділу, його чисельний склад, конкретні напрямки роботи й закріплені за ними підрозділу відділу.
У розділі «Функції» розглянуті функціональні обов’язки в області кадрової роботи, зокрема:
– розробка планів комплектування кадрів відповідно до програми розвитку підприємства;
– оформлення прийому, перекладу й звільнення працівників відповідно до
трудового законодавства;
– облік особового складу підприємства;
– зберігання й заповнення трудових книжок, ведення документації по
діловодству;
– контроль за виконанням керівниками підрозділів наказів й розпоряджень по роботі з особовим складом;
– вивчення руху кадрів, аналіз плинності кадрів, розробка заходів щодо її усунення;
– аналіз складу, ділових якостей фахівців підприємства з метою їх раціонального використання;
– створення умов для підвищення освітнього й кваліфікаційного рівня фахівців;
– робота зі створення резерву на висування;
– підготовка пропозицій по поліпшенню розміщення й використанню робітників;
– підготовка й систематизація матеріалів для атестаційної комісії;
– підготовка матеріалів для надання робітників, фахівців й службовців до заохочення й нагородження;
– вживання заходів по працевлаштуванню працівників, що вивільняють;
– здійснення контролю й інструктажу працівників відділу кадрів;
– організація контролю за станом трудової дисципліни й правил внутрішнього трудового розпорядку;
– ведення всієї звітності по кадрових питаннях.
Розділ «Взаємини з іншими підрозділами підприємства» містить перелік документів, які надходять у відділ кадрів, і документів, які направляються з відділу кадрів в інші підрозділи.
Від виробничих підрозділів відділ кадрів одержує заявки на прийом робітників та службовців, подання про заохочення, графіки відпусток.
З відділу кадрів у виробничі підрозділи направляються відомості про порушників трудової дисципліни, копії наказів про прийом, переміщення усередині підприємства, звільнення робітників та службовців, зміні правил внутрішнього трудового розпорядку, відомості, що ставляться до питань трудової дисципліни.
Від бухгалтерії відділ кадрів одержує штатний розклад, розрахунки потреби в робочій силі, довідки про заробітну плату для оформлення пенсій за віком й інвалідністю.
У бухгалтерію відділ кадрів подає відомості про облікову чисельність працівників, прогулах, плинності кадрів, табель обліку робітника часу, проекти наказів про прийом, переміщення й звільнення матеріально відповідальних осіб, аркуші тимчасової непрацездатності для оплати, відомості про прийом, переміщення, звільнення й чергові відпустки працівників підприємства.
У юридичний відділ з відділу кадрів направляються на візування накази по особовому складі.
У розділі «Права» зазначені основні повноваження, якими наділений відділ кадрів, зокрема:
– право жадати від всіх підрозділів підприємства необхідних для повноцінної роботи відділу кадрів матеріалів;
– право приймати працівників підприємства з питань прийому, переміщення й звільнення;
– право здійснювати зв’язок з іншими організаціями з питань підбора кадрів;
– право жадати від інших підрозділів обов’язкового виконання тих вказівок, які передбачені положенням про відділ кадрів.
У розділі «Відповідальність» установлена відповідальність начальника відділу кадрів за виконання покладених на відділ функцій і відповідальність працівників відділу, що встановлюється посадовими інструкціями.
Джерело:
