Чи потрібно при формуванні особової справи працівника долучати до неї особовий листок з обліку кадрів та особову картку працівника П-2?
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — установи).
Правила № 1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Відповідно до пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):
- заява про прийняття на роботу;
- письмовий трудовий договір (контракт);
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
- особовий листок з обліку кадрів;
- доповнення до особового листка з обліку кадрів;
- автобіографія;
- копія паспорта;
- копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- копія військового квитка (у разі наявності);
- копії документів про освіту;
- копії документів про науковий ступінь;
- копії документів про вчене звання;
- заяви про переведення на іншу роботу (посаду);
- заяви про сумісництво;
- зміну біографічних даних;
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду);
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про сумісництво;
- копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
- копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
- характеристики;
- копії документів про підвищення кваліфікації;
- копії документів про стажування;
- копії документів про заохочення (нагородження, преміювання);
- документи з атестації;
- заява про звільнення з роботи;
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).
Отже, Правила № 1000/5 встановлюють виключний перелік документів, що групуються в особових справах.
Оскільки в цьому переліку відсутня особова картка працівника, зберігати її в особовій справі не можна.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Своєю чергою, на працівників, прийнятих на роботу з 1 січня 2010 року, мають вестися особові картки за формою, затвердженою спільним наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656, незалежно від форми власності роботодавця та працевлаштування працівника (за основним місцем роботи чи за сумісництвом).
Особова картка працівника — типова форма № П-2 є однією з важливих форм первинного обліку. В особовій картці реалізовано обов’язки роботодавця щодо:
- ведення обліку відпусток (ст. 10 Закону України від 15 листопада 1996 року № 504/96-ВР «Про відпустки»);
- ознайомлення із записами у трудовій книжці працівника (п. 2.5 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення від 29 липня 1993 року № 58; далі — Інструкція № 58);
- підтвердження видачі трудової книжки працівнику при звільненні (п. 7.1 Інструкції № 58) тощо.
Особова картка на сьогодні є обов’язковим документом в кадровому діловодстві.
Отже, на підставі зазначених документів та з огляду на зміст і призначення особової картки, вона повинна вестися починаючи з прийняття працівника на роботу. Однак, зберігання Особових карток працівників має здійснюватися окремо від особових справ працівників. Для цього необхідно завести окрему справу «Особові картки працівників».
Таким чином, особовий листок з обліку кадрів долучається до особової справи, а особова картка працівника — ні.
Джерело: КАДРИ.UA
