МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ
НАКАЗ
від 3 липня 2012 року N 390
Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві аграрної політики та продовольства України
На виконання постанов Кабінету Міністрів України від 30 листопада 2011 року N 1242 “Про затвердження Типової інструкції з діловодства у центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади”, від 08 серпня 2007 року N 1004 “Про проведення експертизи цінності документів” та з метою удосконалення порядку опрацювання документів наказую:
1. Затвердити Інструкцію з діловодства в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі – Інструкція), що додається.
2. Керівникам структурних підрозділів Мінагрополітики України забезпечити безумовне дотримання вимог зазначеної Інструкції працівниками відповідних підрозділів апарату Міністерства.
3. Вважати таким, що втратив чинність, наказ Міністерства аграрної політики України від 11.01.2010 N 1 “Про затвердження Інструкції з діловодства в Міністерстві аграрної політики України”.
4. Контроль за виконанням наказу покласти на заступника Міністра – керівника апарату Бісюка І. Ю.
| Міністр | М. В. Присяжнюк |
| ЗАТВЕРДЖЕНО |
ІНСТРУКЦІЯ
з діловодства в Міністерстві аграрної політики та продовольства України
I. Загальні положення
1. Ця Інструкція встановлює загальні правила, вимоги до документування управлінської інформації та організації роботи з документами в Міністерстві аграрної політики та продовольства України (далі – Міністерство) незалежно від способу фіксації та відтворення інформації, яка міститься в документах, включаючи їх підготовку, реєстрацію, облік і контроль за виконанням з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі в архів.
2. Порядок організації електронного документообігу із застосуванням електронного цифрового підпису, роботи з електронними документами в діловодстві Міністерства, здійснення діловодства стосовно документів, що містять інформацію з обмеженим доступом, здійснення діловодства за зверненнями громадян, запитами на інформацію визначаються окремими нормативно-правовими актами.
3. Міністерство організовує діловодство на підставі цієї Інструкції, а також регламентів та національних стандартів на організаційно-розпорядчу документацію (далі – регламенти та національні стандарти).
Технології автоматизованого опрацювання задокументованої інформації в Міністерстві повинні відповідати вимогам цієї Інструкції.
4. Відповідальність за організацію діловодства в Міністерстві несе Міністр.
За зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні документів, що розробляються на виконання завдань, визначених у законах України, постановах Верховної Ради України, актах та дорученнях Президента України, актах Кабінету Міністрів України, дорученнях Прем’єр-міністра України, актах Верховної Ради Автономної Республіки Крим та Ради міністрів Автономної Республіки Крим, центральних і місцевих органів виконавчої влади (далі – акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб), а також відповідей на запити і звернення народних депутатів України та депутатів місцевих рад, кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України (далі – запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України), погодження проектів нормативно – правових актів відповідають заступники Міністра згідно з розподілом функціональних обов’язків.
За строки виконання, зміст, якість підготовки та оформлення на належному рівні інших документів, а також організацію діловодства та зберігання документів у структурних підрозділах Міністерства відповідають їх керівники.
5. Організація діловодства в Міністерстві покладається на Департамент контролю апарату (далі – служба діловодства).
6. Основним завданням служби діловодства є встановлення в Міністерстві єдиного порядку документування управлінської інформації і роботи з документами із застосуванням сучасних автоматизованих систем, методичне керівництво і контроль за дотриманням установленого порядку роботи з документами в структурних підрозділах Міністерства. Служба діловодства відповідно до покладених на неї завдань:
розробляє Інструкцію та номенклатуру справ Міністерства;
здійснює реєстрацію та веде облік документів;
організовує документообіг, формування справ, їх зберігання та підготовку до передачі в архів (далі – архів Міністерства);
забезпечує впровадження та контролює дотримання структурними підрозділами Міністерства вимог інструкцій, регламентів та національних стандартів;
вживає заходів до зменшення обсягу службового листування в Міністерстві та на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери управління Міністерства;
проводить регулярно перевірку стану діловодства в структурних підрозділах Міністерства, а також на підприємствах, в установах, організаціях, що належать до сфери його управління;
бере участь у впровадженні та використанні інформаційно-телекомунікаційної системи діловодства в Міністерстві;
здійснює контроль за своєчасним розглядом та проходженням документів в Міністерстві;
забезпечує дотримання єдиних вимог щодо підготовки документів та організації роботи з ними в умовах електронного документообігу;
проводить аналіз інформації про документообіг, необхідної для прийняття управлінських рішень;
організовує збереження документаційного фонду Міністерства та користування ним;
ініціює та бере участь в організації підвищення кваліфікації працівників Міністерства з питань діловодства.
7. На службу діловодства Міністерства покладається підготовка типових інструкцій з діловодства, типових (примірних) номенклатур справ для однорідних за характером діяльності підприємств, установ, організацій, що належать до сфери його управління, відомчих (галузевих) переліків документів із зазначенням строків зберігання та погодження таких документів з Державною архівною службою України (ЦЕПК Укрдержархіву).
8. Організація діловодства в структурних підрозділах Міністерства покладається на посадову особу підрозділу (відповідальну за діловодство), що визначена її керівником.
II. Документування управлінської інформації
Загальні вимоги до створення документів
9. Документування управлінської інформації полягає у створенні документів, в яких фіксується з дотриманням установлених правил інформація про управлінські дії.
10. Право на створення, підписання, погодження, затвердження документів визначається актами законодавства, Положенням про Міністерство, положеннями про структурні підрозділи і посадовими інструкціями.
11. У Міністерстві визначається сукупність документів, передбачених номенклатурою справ, необхідних і достатніх для документування інформації про їх діяльність.
З питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції різних установ, можуть створюватись спільні документи.
12. Вибір виду документа, призначеного для документування управлінської інформації (розпорядження, постанова, рішення, протокол тощо), зумовлюється правовим статусом Міністерства, компетенцією посадової особи та порядком прийняття управлінського рішення (на підставі єдиноначальності або колегіальності).
13. Документ видається на виконання законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України, Кабінету Міністрів України в межах компетенції Міністерства.
14. Класи управлінської документації визначаються згідно з Державним класифікатором управлінської документації (далі – ДКУД).
Одним із класів управлінської документації, що забезпечує організацію процесів управління, є організаційно-розпорядча документація. Реквізити організаційно-розпорядчої документації та порядок їх розташування визначаються ДСТУ 4163-2003 “Уніфікована система організаційно – розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів” (далі – ДСТУ 4163-2003) (додаток 1).
15. Документ повинен містити обов’язкові для певного його виду реквізити, що розміщуються в установленому порядку, а саме: найменування установи – автора документа, назву виду документа (крім листів), дату, реєстраційний індекс документа, заголовок до тексту, текст, підпис.
Під час підготовки та оформлення документів можуть застосовуватись не тільки обов’язкові, а також інші реквізити, якщо це відповідає призначенню документа або способу його опрацювання.
16. З метою підвищення ефективності та оперативності організації роботи з документами однакові за змістом документи можуть бути уніфіковані шляхом розроблення трафаретних текстів, які включаються до збірника (альбому) уніфікованих (типових) форм документів Міністерства.
17. Міністерство здійснює діловодство державною мовою. Документи складаються державною мовою, крім випадків, передбачених законодавством про мови в Україні.
Документи, які надсилаються іноземним адресатам, оформлюються українською мовою або мовою держави-адресата, або однією з мов міжнародного спілкування.
18. Оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів, здійснюється відповідно до вимог, зазначених у додатку 2 цієї Інструкції.
Окремі внутрішні документи (заяви, пояснювальні та доповідні записки тощо), авторами яких є посадові та інші фізичні особи, дозволяється оформлювати рукописним способом.
Бланки документів
19. Організаційно-розпорядчі документи оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цієї Інструкції.
Для виготовлення бланків використовуються аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів) та А5 (210 х 148 міліметрів). Дозволено використовувати бланки формату А3 (297 х 420 міліметрів) – для оформлення документів у вигляді таблиць і А6 (105 х 148 міліметрів) – для резолюцій (доручень).
Бланки документів повинні мати такі поля (міліметрів):
30 – ліве;
10 – праве;
20 – верхнє та нижнє.
Бланки кожного виду виготовляються на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж зони розташування реквізитів) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі зони розташування реквізитів) способом.
20. В Міністерстві використовують такі бланки документів:
бланк для листів (додаток 3);
бланк для листів підприємств, установ та організацій, що належать до сфери управління Міністерства (додаток 4);
бланк конкретного виду документа (із зазначенням на бланку назви виду документа) (додаток 5).
Виготовлення бланків конкретних видів документів допускається, якщо їх кількість перевищує 200 одиниць на рік.
21. Міністерство розробляє бланки документів структурних підрозділів або бланки документів посадової особи у тому разі, коли керівник підрозділу чи посадова особа мають право підписувати документи в межах їх повноважень, зазначених у пункті 51 цієї Інструкції.
22. Міністерство при веденні листування з постійними іноземними кореспондентами може виготовляти бланки, реквізити яких зазначаються двома мовами: ліворуч – українською, праворуч – іноземною. Державний Герб України на таких бланках проставляється у центрі верхнього поля.
23. Види бланків, що використовуються в Міністерстві, та порядок їх обліку визначаються цією Інструкцією.
У Міністерстві бланки виготовляються за допомогою комп’ютерної техніки.
Обов’язковому обліку підлягають пронумеровані бланки.
Порядкові номери проставляються нумератором, друкарським або іншим способом на нижньому полі зворотного боку бланка або на лівому полі лицьового боку бланка.
24. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, доповідні записки, довідки тощо) та документи, що створюються від імені кількох установ, оформлюються не на бланках.
Оформлення реквізитів документів
25. Під час підготовки організаційно-розпорядчих документів працівники Міністерства оформляють їх з урахуванням вимог ДСТУ 4163-2003.
Зображення Державного Герба України
26. Зображення Державного Герба України розміщується на бланках документів відповідно до Постанови Верховної Ради України від 19 лютого 1992 року N 2137-XII “Про Державний герб України”.
Зображення Державного Герба України на бланках із повздовжнім розташуванням реквізитів розміщується над серединою найменування Міністерства у центрі верхнього поля. Розмір зображення: висота – 17 міліметрів, ширина – 12 міліметрів.
Коди
27. Код Міністерства проставляється згідно з Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ).
На бланках для листів зазначений код розміщується після реквізиту “Довідкові дані про Міністерство”.
28. Код форми документа (за наявності) розміщується згідно з ДКУД вище назви виду документа.
Найменування Міністерства
29. Найменування Міністерства – автора документа повинне відповідати найменуванню, зазначеному в положенні про нього. Скорочене найменування Міністерства вживається у разі, коли воно офіційно зафіксовано в зазначених документах. Скорочене найменування розміщується нижче повного окремим рядком у центрі.
Найменування структурного підрозділу Міністерства зазначається тоді, коли вони є авторами документа, і розміщується нижче найменування Міністерства.
Довідкові дані про Міністерство
30. Довідкові дані про Міністерство містять: поштову адресу, номери телефонів, телефаксів, телексів, рахунків у банку, адресу електронної пошти тощо. Довідкові дані розміщуються нижче найменування Міністерства.
Реквізити поштової адреси зазначаються в такій послідовності – назва вулиці, номер будинку, назва населеного пункту, району, області, поштовий індекс.
Назва виду документа
31. Назва виду документа (наказ, доповідна записка тощо) зазначається на загальному бланку друкованим чи машинописним способом і повинна відповідати назвам, передбаченим ДКУД.
Дата документа
32. Датою документа є відповідно дата його підписання, затвердження, прийняття, реєстрації або видання. Дата зазначається арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Дата оформляється цифровим або словесно-цифровим способом. У разі оформлення дати цифровим способом число і місяць проставляються двома парами цифр, розділеними крапкою; рік – чотирма цифрами, крапка наприкінці не ставиться. Наприклад: 02.03.2011.
У текстах нормативно-правових актів та посиланнях на них і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб зазначення дат з проставлянням нуля в позначенні дня місяця, якщо він містить одну цифру, наприклад: 02 квітня 2011 року. Дозволяється вживати слово “рік” у скороченому варіанті “р.”, наприклад: 03 червня 2011 р.
Якщо документ складено не на бланку, дата зазначається нижче підпису ліворуч. Дата документа проставляється посадовою особою, яка його підписує або затверджує.
Обов’язковому датуванню і підписанню підлягають усі службові відмітки на документах, пов’язані з їх проходженням та виконанням (резолюції, погодження, візи, відмітки про виконання документа і направлення його до справи).
На документі, виданому Міністерством спільно з однією або кількома установами, зазначається одна дата, яка відповідає даті останнього підпису.
Реєстраційний індекс документів
33. Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час їх реєстрації.
Реєстраційний індекс складається з порядкового номера документа у межах групи документів, що реєструються, який доповнюється індексами, що застосовуються в Міністерстві, зокрема індексами за номенклатурою справ, структурного підрозділу, кореспондентів, посадових осіб, які розглядають або підписують документ, виконавців, питань діяльності яких стосується документ, тощо.
Складові частини реєстраційного індексу відокремлюються одна від одної правобічною похилою рискою. Послідовність написання складових частин реєстраційного індексу може змінюватися залежно від того, який документ реєструється, – вхідний чи такий, що створений в Міністерстві.
Для вхідних документів реєстраційний індекс складається з порядкового номера та індексу за номенклатурою справ або іншого індексу, що застосовується в Міністерстві, наприклад: 845/01-10, де 845 – порядковий номер, 01-10 – індекс справи за номенклатурою.
У вихідного документа реєстраційний індекс може розміщуватися у зворотній послідовності – індекс за номенклатурою справ (у разі потреби може зазначатись також інший індекс, що застосовується в Міністерстві) та порядковий номер, наприклад: 02-15/258, де 02-15 – індекс справи за номенклатурою, 258 – порядковий номер.
З метою розрізнення груп документів до реєстраційного індексу може додаватися відмітка, яка складається з літер, наприклад: 120/02-15 ДСК, де ДСК застосовується для позначення документів з грифом “Для службового користування”.
Якщо документ підготовлено Міністерством спільно з кількома установами, реєстраційний індекс включає індекси кожної з цих установ, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності, в якій документ підписано його авторами, наприклад: 41/68 – для спільних розпорядчих документів або 03-14/450/02-11/208 – для спільних листів.
Місце розташування реєстраційного індексу на документі залежить від виду бланка та виду документа.
У разі застосування автоматизованої системи реєстрації документів може використовуватись штрих-код. Для вихідних документів штрих-код включає реєстраційний індекс і дату документа та розташовується у межах, зазначених у ДСТУ 4163-2003 для реквізитів бланку, а саме: з кутовим розташуванням реквізитів – 73 міліметри від початку першого реквізиту, з поздовжнім – 77 міліметрів.
Посилання на реєстраційний індекс і дату
34. Для вихідних документів посилання на реєстраційний індекс і дату документа включає в себе реєстраційний індекс і дату того документа, на який дається відповідь. Цей реквізит є обов’язковим і розташовується нижче або на рівні реєстраційного індексу у спеціально відведеному місці на бланку.
Місце складення або видання
35. Відомості про місце складення або видання зазначаються на всіх документах, крім листів. Зазначені відомості оформляються відповідно до адміністративно-територіального поділу України. Якщо відомості про географічне місцезнаходження входять до найменування установи, цей реквізит не зазначається.
Гриф обмеження доступу
36. Гриф обмеження доступу до документа (“Для службового користування”, “Таємно”, “Цілком таємно”, “Особливої важливості”) оформляється згідно з відповідними нормативними актами і розташовується у правій частині верхнього поля документа вище реквізиту “Адресат” або “Гриф затвердження”.
Адресат
37. Документи адресуються установі, її структурним підрозділам або конкретній посадовій особі. У разі адресування документа установі або її структурним підрозділам без зазначення посадової особи їх найменування наводяться у називному відмінку, наприклад:
| Національне агентство з питань державної служби |
Якщо документ надсилається посадовій особі, найменування установи та її структурного підрозділу наводяться у називному відмінку, а посада і прізвище адресата – у давальному, наприклад:
| Державна архівна служба Фінансово-економічне управління Начальнику управління прізвище, ініціали (ініціал імені) |
У разі коли документ адресується керівникові установи або його заступникові, найменування установи входить до складу найменування посади адресата, яке наводиться у давальному відмінку, наприклад:
| Голові Державної митної служби прізвище, ініціали (ініціал імені) |
Якщо документ адресується кільком однорідним за характером діяльності установам, зазначається узагальнене найменування адресатів, наприклад:
| Центральним державним архівам |
Документ не повинен мати більше чотирьох адресатів. Слово “копія” перед найменуванням другого, третього, четвертого адресатів не ставиться. У разі надсилання документа більше ніж чотирьом адресатам складається список на розсилку із зазначенням на кожному документі тільки одного адресата.
Реквізит “Адресат” може включати адресу. Порядок і форма запису відомостей про адресу установи повинні відповідати Правилам надання послуг поштового зв’язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 року N 270. Повна адреса зазначається у разі надсилання документа разовим кореспондентам, наприклад:
| Міністерство юстиції вул. Городецького, буд. 13, м. Київ, 01001 |
У разі надсилання документа фізичній особі спочатку зазначається у називному відмінку прізвище, ім’я та по батькові (ініціали чи ініціал імені), потім поштова адреса, наприклад:
| Гончарук Олександр Сергійович вул. Сурікова, буд. 3-а, кв. 1, м. Київ, 03178 |
У разі надсилання документа органам законодавчої і виконавчої влади, постійним кореспондентам їх поштова адреса на документах не зазначається.
Гриф затвердження документа
38. Документ затверджується Міністром (заступниками Міністра), до повноважень яких належить вирішення питань, наведених у такому документі, або розпорядчим документом Міністерства. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила, порядки тощо) затверджуються розпорядчим документом Міністерства.
Затвердження певних видів документів здійснюється з проставленням грифа затвердження (додаток 6).
Якщо документ затверджується конкретною посадовою особою, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖУЮ”, найменування посади, підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження.
Наприклад:
| ЗАТВЕРДЖУЮ Міністр аграрної політики та продовольства України підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище Дата |
У разі коли документ затверджується постановою, рішенням, наказом, гриф затвердження складається із слова “ЗАТВЕРДЖЕНО”, назви виду документа, яким затверджується створений документ, у називному відмінку із зазначенням його дати і номера.
Наприклад:
| ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ Міністерства аграрної політики та продовольства України 12 березня 2009 р. N 298 |
Гриф затвердження розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.
У разі затвердження документа кількома посадовими особами грифи затвердження розташовуються на одному рівні.
Резолюція
39. Резолюція – це самостійно зроблений посадовою особою напис на документі, який містить стислий зміст прийнятого нею рішення щодо виконання документа, перелік виконавців.
Резолюція складається з таких елементів: прізвище, ініціали (ініціал імені) виконавця (виконавців) у давальному відмінку, зміст доручення, строк виконання, особистий підпис керівника, дата.
На документах із строками виконання, які не потребують додаткових вказівок, у резолюції зазначаються виконавець, підпис автора резолюції, дата.
Якщо доручення надано кільком посадовим особам, головним виконавцем документа є зазначена перша особа, якій надається право скликати інших виконавців та координувати їх роботу.
Першою зазначається особа, до функціональних обов’язків якої входять розгляд (вирішення) порушених у документі питань.
Інші виконавці визначаються за необхідністю, відповідно до порушених питань, які відображені в документі, та знаходяться поза межами компетенції основного виконавця.
Резолюція проставляється безпосередньо на документі, на лицьовому боці у верхній частині, поряд з реквізитом “Адресат”, чітко і розбірливо, паралельно до основного тексту, але не на полі документу, призначеному для підшивання. Якщо місця для резолюції недостатньо, використовується спеціальний аркуш паперу формату А-5 спеціальний бланк, на якому послідовно зазначається: прізвище, ініціали та посада особи, яка склала резолюцію, текст резолюції із зазначенням індексу і дати документа, якого вона стосується.
У разі коли документ підлягає поверненню, визначається детальний порядок виконання документа або уточнюються виконавці.
Заголовок до тексту документа
40. Заголовок до тексту документа повинен містити короткий виклад змісту документа і бути максимально стислим. Заголовок формулюється працівником, який створює документ. Заголовок, обсяг якого перевищує 150 знаків (5 рядків), дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
Заголовок відповідає на питання “про що?”, “кого?”, “чого?”. Наприклад наказ (про що?) про надання відпустки; лист (про що?) про організацію наради; протокол (чого?) засідання атестаційної комісії; посадова інструкція (кого?) головного спеціаліста.
Без заголовка дозволяється складати короткі документи на бланках формату А5 (210 х 148 міліметрів), зокрема супровідні листи, телеграми, телефонограми.
Відмітка про контроль
41. Відмітка про контроль означає, що документ узято на контроль для забезпечення його виконання в установлений строк.
Відмітка про контроль робиться шляхом проставлення літери “К” чи слова “Контроль” (від руки або з використанням штампа) на лівому полі першої сторінки документа на рівні заголовка до тексту.
У разі необхідності повернення документа установі – авторові або фізичній особі відмітка про взяття його на контроль проставляється на окремому аркуші для резолюції.
Текст документа
42. Текст документа містить інформацію, для фіксування якої він був створений. Інформація в тексті документа викладається стисло, грамотно, зрозуміло та об’єктивно. Документ не повинен містити повторів, а також слів і зворотів, які не несуть змістового навантаження. Під час складання документів вживається діловий стиль, для якого характерний нейтральний тон викладення, позбавлений образності, емоційності та індивідуальних авторських рис.
Текст документа повинен стосуватися того питання, яке сформульоване в заголовку до тексту.
Текст документа оформляється у вигляді суцільного зв’язного тексту або анкети чи таблиці, або шляхом поєднання цих форм.
Суцільний зв’язний текст документа містить граматично і логічно узгоджену інформацію про управлінські дії. Така форма викладення тексту документа використовується під час складання положень, порядків, правил, розпорядчих документів і листів.
Суцільний зв’язний текст, як правило, складається з двох частин. У першій (вступній) частині зазначається підстава, обґрунтування або мета складення документа, у другій (заключній) частині – висновки, пропозиції, рішення, прохання. В окремих випадках документ може після вступної частини містити мотивувальну частину, в якій обґрунтовується позиція Міністерства.
У тексті документа, підготовленого відповідно до документів інших установ або раніше виданих документів, зазначаються їх реквізити у такій послідовності: назва виду документа, найменування установи – автора документа, дата, реєстраційний номер, заголовок до тексту.
Тексти складних і великих за обсягом документів (положення, правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяються на розділи, підрозділи, пункти, підпункти. Пункти у тексті нумеруються арабськими цифрами з крапкою, а підпункти – арабськими цифрами з дужкою.
В окремих випадках розділи можуть поділятися на глави, які нумеруються римськими цифрами.
43. Форма анкети використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про один об’єкт за певним обсягом ознак. Постійною інформацією в анкеті є узагальнені найменування ознак, за якими проводиться опис об’єкта, а змінною – конкретні характеристики.
44. Таблична форма документа використовується у разі викладення у цифровому або словесному вигляді інформації про кілька об’єктів за рядом ознак. Заголовки граф таблиці пишуться з великої літери, підзаголовки – з малої літери, якщо вони становлять одне ціле із заголовком, і з великої – якщо підзаголовок має самостійне значення. Крапки в кінці заголовків і підзаголовків граф не ставляться. Заголовки і підзаголовки граф та рядків таблиці повинні бути викладені іменником у називному відмінку однини. У заголовках і підзаголовках рядків і граф таблиці вживаються лише загальноприйняті умовні позначення і скорочення. Графи таблиці, які розміщуються на кількох сторінках, нумеруються. На другій та наступних сторінках таблиці зазначаються номери граф, а також у верхньому правому кутку – слова “Продовження додатка”.
Відмітки про наявність додатків
45. Додатки до документів, крім додатків до супровідних листів, складаються з метою доповнення, пояснення окремих питань документа або документа в цілому.
46. Додатки до документів можуть бути таких видів:
додатки, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо);
додатки, що доповнюють та/або пояснюють зміст основного документа;
додатки, що надсилаються із супровідним листом.
47. На додатках, що затверджуються розпорядчими документами (положення, інструкції, правила, порядки тощо), проставляється гриф затвердження відповідно до пункту 39 цієї Інструкції. У відповідних пунктах розпорядчої частини документа робиться посилання: “що додається” або ” (додається).”
На додатках до документів, що затверджуються розпорядчими документами, робиться відмітка у верхньому правому кутку першого аркуша додатка, наприклад:
| Додаток 5 до Інструкції (пункт 8) |
48. Додатки довідкового або аналітичного характеру (графіки, схеми, таблиці, списки тощо) до основного документа повинні мати відмітку з посиланням на цей документ, його дату і номер, наприклад:
| Додаток до наказу Міністерства аграрної політики та продовольства України 20.04.2010 N 295 |
У тексті основного документа робиться відмітка про наявність додатків: “що додається”, “згідно з додатком”, ” (додаток 1)”; “відповідно до додатка 2″ або ” (див. додаток 3)”.
49. Додатки оформляються, як правило, на стандартних аркушах паперу. На другому і наступних аркушах додатка робиться відмітка: “Продовження додатка”, “Продовження додатка 1”.
У разі наявності кількох додатків на них зазначаються порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак “N ” перед цифровим позначенням не ставиться.
Усі додатки до документів візуються працівником, який створив документ, та керівником структурного підрозділу, в якому його створено, та у разі необхідності – керівником структурного підрозділу з юридичного забезпечення.
Додатки нормативно-правового характеру (положення, інструкції, правила, порядки тощо), що затверджуються розпорядчими документами, підписуються керівниками структурних підрозділів Міністерства на лицьовому боці останнього аркуша додатка.
50. У разі коли додатки надсилаються із супровідним листом, відмітка про наявність додатків розміщується після тексту листа перед підписом.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких наводиться в його тексті, відмітка про наявність додатків оформляється за такою формою:
Додаток: на 7 арк. в 2 прим.
Якщо документ має додатки, повне найменування яких у тексті не наводиться, їх необхідно перелічити після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад:
| Додатки: | 1. Довідка про виконання плану розвантажувальних робіт за I квартал 2010 р. на 5 арк. в 1 прим. |
| 2. Графік ремонтних робіт на I квартал 2010 р. на 3 арк. в 1 прим. |
Якщо до документа додається інший документ, який має додатки, відмітку про наявність додатка оформляють за такою формою:
Додаток: лист Міністерства аграрної політики та продовольства України 20.02.2012 N 37/04-12 і додаток до нього, всього на 20 арк. в 1 прим.
У разі коли документ містить більше десяти додатків, складається опис із зазначенням у документі такої відмітки:
Додаток: згідно з описом на 3 арк. в 1 прим.
Якщо додаток надсилається не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітка про наявність документа оформляється за такою формою:
Додаток: на 5 арк. в 2 прим. на першу адресу.
Підпис
51. Посадові особи Міністерства підписують документи в межах своїх повноважень, визначених у Положенні про Міністерство, положеннях про структурні підрозділи, посадових інструкціях, наказі про розподіл обов’язків між Міністром та його заступниками. У зазначених документах визначається також порядок підписання документів іншими особами у разі відсутності Міністра та заступників Міністра і посадових осіб, які уповноважені їх підписувати.
Документи, що надсилаються до органів державної влади, підписуються Міністром або за його дорученням – заступником Міністра. У Міністерстві право підпису листів інформаційного характеру та інших документів, що надсилаються до органів державної влади та які не пов’язані із здійсненням Міністром політичних функцій, може надаватися керівникам самостійних структурних підрозділів.
Документи, що надсилаються підприємствам, установам, організаціям, громадянам, підписуються Міністром або його заступниками згідно з розподілом повноважень чи керівниками структурних підрозділів відповідно до їх повноважень.
52. Підпис складається з найменування посади особи, яка підписує документ (повного – якщо документ надрукований не на бланку, скороченого – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалів (ініціалу імені) і прізвища, наприклад:
| Міністр аграрної політики та продовольства України | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
або
| Міністр | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
53. У разі надсилання документа одночасно кільком органам одного або вищого рівня Міністр підписує всі його примірники.
У разі надсилання документа одночасно кільком підпорядкованим установам підписується тільки оригінал, який залишається у справі Міністерства (автора документа), а на місця розсилаються засвідчені службою діловодства його копії.
54. Документи підписуються, як правило, однією посадовою особою, а у разі, коли за зміст документа несуть відповідальність кілька осіб (акти, фінансові документи тощо), – двома або більше посадовими особами. При цьому підписи посадових осіб розміщуються один під одним відповідно до підпорядкованості осіб.
Наприклад:
| Директор | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
| Головний бухгалтер | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
У разі підписання спільного документа кількома особами, які займають однакові посади, їх підписи розміщуються на одному рівні і скріплюються печатками установ, наприклад:
| Міністр аграрної політики та продовольства України | Міністр фінансів України |
| підпис ініціали (ініціал імені), прізвище | підпис ініціали (ініціал імені), прізвище |
55. Документи колегіальних органів підписують голова колегіального органу і секретар, наприклад:
| Голова комісії | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
| Секретар комісії | підпис | ініціали (ініціал імені), прізвище |
56. У разі відсутності посадової особи, найменування посади, прізвище, ініціали (ініціал імені) якої зазначено на проекті документа, його підписує особа, що виконує її обов’язки, або її заступник. У такому разі обов’язково зазначаються фактична посада, ініціали (ініціал імені), прізвище особи, яка підписала документ (виправлення вносять рукописним або машинописним способом, якщо документ неможливо передрукувати). Не допускається під час підписання документа ставити прийменник “За” чи правобічну похилу риску перед найменуванням посади. Додавання до найменування посади керівника слів “Виконуючий обов’язки” або “В. о.” здійснюється у разі заміщення Міністра за наказом.
57. Засвідчення електронного документа здійснюється за допомогою електронного цифрового підпису згідно із законодавством.
58. Факсимільне відтворення підпису посадової особи на організаційно-розпорядчих, фінансових, бухгалтерських документах за допомогою механічного або іншого копіювання не допускається.
Візи та гриф погодження
59. У разі виникнення потреби у проведенні оцінки доцільності створення документа, його обґрунтованості та відповідності законодавству здійснюється погодження проекту документа.
60. Погодження може здійснюватись як в Міністерстві посадовими особами, які відповідно до їх компетенції вирішують питання, порушені в проекті документа (внутрішнє погодження), так і за її межами іншими заінтересованими установами (зовнішнє погодження).
61. Внутрішнє погодження оформляється шляхом проставляння візи. Віза включає: особистий підпис, ініціали (ініціал імені) і прізвище особи, яка візує документ, дату візування із зазначенням у разі потреби найменування посади цієї особи.
62. Віза проставляється як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша проекту документа, якщо місця для візування на лицьовому боці останнього аркуша документа недостатньо. Візи проставляються на примірниках документів, що залишаються в Міністерстві.
63. Зауваження і пропозиції до проекту документа викладаються на окремому аркуші, про що на проекті робиться відповідна відмітка:
Начальник загального відділу
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Зауваження і пропозиції додаються.
Дата
Про наявність зауваження обов’язково повідомляють особі, яка підписує документ.
64. Перелік посадових осіб, які повинні завізувати документ, визначає працівник, який створює документ, виходячи з його змісту.
Порядок візування документів здійснюється у такій послідовності: працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, іншими виконавцями, посадовими особами, яких стосується документ, заступниками Міністра відповідно до функціональних обов’язків і першим заступником Міністра, якщо документ повинен підписувати Міністр.
При складанні проектів законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України візування здійснюється в такому порядку: працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, іншими виконавцями, посадовими особами, яких стосується документ, керівниками та спеціалістами структурних підрозділів з питань запобігання та виявлення корупції і з юридичного забезпечення, заступниками Міністра відповідно до їх функціональних повноважень та першим заступником Міністра.
Літредактором редагуються (візуються) проекти законів України, постанов Верховної Ради України, актів Президента України та Кабінету Міністрів України, наказів Міністерства, листів на адресу органів вищого рівня, які повинен підписувати Міністр, а у разі його відсутності – посадова особа, яка виконує його обов’язки.
65. За зміст документа, який візується кількома особами, такі особи відповідають згідно з компетенцією.
66. Якщо під час візування з’ясується, що у підготовлений до підписання документ необхідно внести істотні зміни, він потребує повторного візування.
67. Зовнішнє погодження проектів документів оформляється шляхом проставлення на них грифа погодження, який включає в себе слово “ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи та установи, з якою погоджується проект документа, особистий підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище і дату або назву документа, що підтверджує погодження, його дату і номер (індекс), наприклад:
ПОГОДЖЕНО
Міністр аграрної політики та продовольства України
підпис, ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
ПОГОДЖЕНО
Протокол засідання
Центральної експертно-перевірної
комісії Укрдержархіву
Дата N
68. Гриф погодження ставиться нижче підпису на лицьовому боці останнього аркуша проекту документа.
69. У разі коли зміст документа стосується більше ніж трьох установ, складається “Аркуш погодження”, про що робиться відмітка у документі на місці грифа погодження, наприклад:
Аркуш погодження додається.
Аркуш погодження оформляється за такою формою:
АРКУШ ПОГОДЖЕННЯ
Назва проекту документа
Найменування посади підпис ініціали (ініціал імені), прізвище
Дата
70. Зовнішнє погодження у разі потреби, визначеної законодавством, здійснюється в такій послідовності:
з установами однакового рівня та іншими установами;
з громадськими організаціями;
з органами, які здійснюють державний контроль в певній сфері;
з установами вищого рівня.
Відбиток печатки
71. На документах, що засвідчують права громадян і юридичних осіб, на яких фіксується факт витрати коштів і проведення операцій з матеріальними цінностями, підпис посадової (відповідальної) особи скріплюється гербовою печаткою Міністерства.
Перелік інших документів, підписи на яких необхідно скріплювати гербовою печаткою, визначається Міністерством на підставі нормативно-правових актів та примірного переліку документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою згідно з додатком 7 цієї Інструкції.
72. Відбиток печатки, на якій зазначено найменування Міністерства або її структурного підрозділу (без зображення герба), ставиться також на копіях документів, що надсилаються в інші установи, та на розмножених примірниках розпорядчих документів у разі розсилання.
Відбиток печатки ставиться таким чином, щоб він охоплював останні кілька літер найменування посади особи, яка підписала документ, але не підпис посадової особи, або на окремо виділеному для цього місці з відміткою “М. П.”.
73. Наказом Міністра визначається порядок використання, місце зберігання гербової печатки і посадова особа, відповідальна за її зберігання, а також перелік осіб, підписи яких скріплюються гербовою печаткою.
Відмітка про засвідчення копій документів
74. Міністерство може засвідчувати копії лише тих документів, що створюються в ньому, а також у випадках, передбачених в абзаці другому цього пункту Інструкції. Копія документа виготовляється і видається тільки з дозволу Міністра, його заступників або керівника структурного підрозділу.
У разі підготовки документів для надання судовим органам, під час вирішення питань щодо прийняття громадян на роботу, навчання, засвідчення їх трудових, житлових та інших прав у взаємовідносинах з Міністерством, а також під час формування особових справ працівників Міністерство може виготовляти копії документів, виданих іншими установами (копії дипломів, свідоцтв про одержання освіти тощо).
Відмітка “Копія” проставляється на лицьовому боці у верхньому правому кутку першого аркуша документа.
75. Напис про засвідчення документа складається із слів “Згідно з оригіналом”, найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її ініціалів (ініціалу імені) та прізвища, дати засвідчення копії і проставляється нижче реквізиту документа “Підпис”, наприклад:
| Згідно з оригіналом |
|
| Провідний спеціаліст | підпис ініціали (ініціал імені), прізвище |
| Дата |
|
Напис про засвідчення копії скріплюється печаткою Міністерства (без зображення герба) або печаткою структурного підрозділу (служби діловодства, служби кадрів, бухгалтерії тощо).
76. На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства, текст бланків не відтворюється, а зазначається лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення та відбиток печатки служби діловодства, наприклад:
| Дата, індекс _________________________________________________________________________________ | |
| Директор | підпис ініціали (ініціал імені), прізвище |
| Згідно з оригіналом | |
| Провідний спеціаліст | підпис ініціали (ініціал імені), прізвище |
| відбиток печатки служби | |
На копіях вихідних документів, що залишаються у справах Міністерства (відпусках), повинні бути візи посадових осіб, з якими вони погоджені, та візи виконавців.
Копія документа повинна відповідати оригіналу.
Відмітки про створення, виконання документа, наявність його в електронній формі та надходження до Міністерства
77. Прізвище працівника, який створив документ, і номер його службового телефону зазначаються на лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа, наприклад:
Петренко 256 23 29
або
Петренко Олена Іванівна 256 23 29
78. Після завершення роботи з документом проставляється відмітка про його виконання. Відмітка про виконання документа свідчить про те, що роботу над документом завершено і його можна долучити до справи. Відмітка може містити слова “До справи”, номер справи, посилання на дату і реєстраційний індекс документа, який засвідчує його виконання, найменування посади, підпис і дату. Якщо документ не потребує письмової відповіді, зазначаються короткі відомості про виконання. Підпис і дату відмітки проставляє працівник, який створив документ, або керівник структурного підрозділу. Зазначений реквізит проставляється від руки у лівому кутку нижнього поля на лицьовому боці першого аркуша, наприклад:
| До справи N 03-10 | До справи N 05-19 |
| Лист-відповідь від 20.05.2011 | Питання вирішено позитивно під |
| посада, підпис, ініціали | посада, підпис, ініціали |
79. Відмітка про наявність копії документа в електронній формі містить повне ім’я файлу і його місце зберігання, код оператора та інші пошукові дані. Відмітка ставиться на лицьовому боці у центрі нижнього поля першого аркуша документа, наприклад:
c:/viddil/proekt/2011/instr_1.doc
80. Відмітка про надходження документа до Міністерства проставляється від руки або за допомогою штампа, автоматичного нумератора на лицьовому полі у правому кутку нижнього поля першого аркуша оригіналу документа. Елементами зазначеного реквізиту є скорочене найменування Міністерства, реєстраційний індекс, дата (у разі потреби – година і хвилини) надходження документа. У разі застосування автоматизованої системи реєстрації зазначена інформація наноситься за допомогою штрих-коду.
Якщо кореспонденція не розкривається відповідно до пункту 150 цієї Інструкції, відмітка про надходження документа проставляється на конвертах (упакуваннях).
У разі надходження зброшурованих документів разом із супровідним листом відмітка ставиться на супровідному листі.
У разі коли установа – автор документа подає службі діловодства документ разом з його копією, на копії документа, що повертається установі – авторові, реєстраційний штамп не проставляється.
Запис про державну реєстрацію
81. Запис про державну реєстрацію робиться на нормативно-правових актах установ, включених до Єдиного державного реєстру нормативно-правових актів у відповідних органах юстиції в установленому законодавством порядку.
На першій сторінці нормативно-правового акта для проставлення відмітки про державну реєстрацію повинне бути вільне місце (60 х 100 міліметрів) у верхньому правому кутку після номера акта чи після грифа затвердження.
Складення деяких видів документів
Накази
82. Накази видаються як рішення організаційно-розпорядчого чи нормативно-правового характеру. За змістом управлінської дії накази видаються з основних питань діяльності Міністерства та кадрових питань.
83. Проекти наказів готуються і подаються структурними підрозділами за дорученням Міністра чи за власною ініціативою.
Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) (про прийняття на роботу, звільнення, надання відпустки тощо) готує кадрова служба на підставі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв працівників, трудових договорів та інших документів.
Проекти наказів про службові відрядження готуються заінтересованими самостійними структурними підрозділами Міністерства, які після підписання реєструються та зберігаються у бухгалтерській службі.
84. Проекти наказів з основної діяльності та додатки до них візуються працівником, який створив документ, керівником структурного підрозділу, в якому його створено, посадовими особами, які визначені у проекті документа як виконавці завдань, що містяться в ньому, керівником служби діловодства, керівником або посадовою особою структурного підрозділу з питань запобігання та виявлення корупції, іншими посадовими особами, яких стосується документ. Після підписання накази реєструються та зберігаються у діловодній службі.
85. Проекти наказів з кадрових питань (особового складу) візуються працівником кадрової служби, який створив документ, та його керівником, а також іншими посадовими особами, яких стосується документ. Після підписання накази реєструються та зберігаються у кадровій службі.
86. Структурним підрозділом з юридичного забезпечення Міністерства обов’язково візуються за наявності усіх необхідних віз усі проекти наказів з основних питань діяльності Міністерства, з кадрових питань (особового складу). Віза керівника структурного підрозділу з юридичного забезпечення та літредактора також проставляється на зворотному боці кожного аркуша проекту наказу.
Проекти наказів, що надаються для підписання Міністру, візуються його заступниками відповідно до розподілу функціональних обов’язків.
У разі необхідності проведення оцінки змісту та доцільності видання наказу здійснюється зовнішнє погодження проекту документа з іншими заінтересованими установами.
Якщо в процесі погодження до проекту наказу вносяться істотні зміни, він підлягає повторному погодженню.
87. Накази підписуються Міністром, а у разі його відсутності – посадовою особою, яка виконує його обов’язки.
Заступник Міністра – керівник апарату підписує накази з питань, що належать до його компетенції.
Після підписання наказу зміни до нього вносяться лише шляхом видання нового наказу про внесення змін.
88. Наказ оформляється на бланку наказу. Зміст наказу коротко викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника (“Про затвердження…”, “Про введення…”, “Про створення…”,) або іменника (“Про підсумки…”, “Про заходи…”).
89. Текст наказу з питань основної діяльності Міністерства складається з двох частин – констатуючої (преамбули) і розпорядчої.
У констатуючій частині зазначаються підстава, обґрунтування або мета видання наказу. Зазначена частина може починатися із слів “На виконання”, “З метою” тощо. Якщо документ видається на підставі іншого розпорядчого документа, у констатуючій частині зазначаються назва виду цього документа, його автор, дата, номер та заголовок. Крапка в кінці констатуючої частини не ставиться.
Розпорядча частина наказу починається із слова “НАКАЗУЮ”, яке друкується з нового рядка великими літерами без відступу від лівого поля і лапок, після чого ставиться двокрапка.
Розпорядча частина поділяється на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. У кожному пункті повинні бути зазначені виконавці (структурні підрозділи або конкретні посадові (службові) особи), конкретні завдання (доручення) і строки їх виконання. Виконавці можуть бути названі також узагальнено, наприклад: “головам районних державних адміністрацій”, “начальникам структурних підрозділів”.
При цьому, як правило, не застосовується написання неконкретних доручень, які містять слова: “прискорити”, “поліпшити”, “активізувати”, “звернути увагу” тощо.
90. Якщо наказом відміняється попередній розпорядчий документ, у розпорядчій частині зазначається пункт, який повинен починатися із слів: “Визнати таким, що втратив чинність, …”.
Зміни, що вносяться до наказу, оформляються окремим наказом, який повинен мати такий заголовок: “Про внесення змін до наказу…” із зазначенням дати, номера, назви виду розпорядчого документа, до якого вносяться зміни. Розпорядча частина наказу починається з такого пункту:
“1. Внести зміни до наказу”.
Далі окремими підпунктами формулюються зміни до розпорядчого документа, наприклад:
“1) пункт 2 викласти в такій редакції: …”;
“2) пункт 3 виключити”;
“3) абзац другий пункту 4 доповнити словами…”.
Якщо зміни до розпорядчого документа оформляються на окремому аркуші (аркушах), в першому пункті розпорядчої частини наказу зазначається:
“1) Внести зміни до … (додаються)”.
91. Останній пункт розпорядчої частини у разі потреби може містити рішення про покладення на структурний підрозділ або посадову особу функцій з контролю за виконанням наказу.
92. До наказів не може включатися пункт “Наказ довести до відома…”. Установи, їх структурні підрозділи, посадові (службові) особи, до відома яких доводиться наказ, зазначаються у покажчику (списку) розсилки, який укладач готує разом з проектом розпорядчого документа і передає до служби діловодства після підписання такого документа.
93. Накази з кадрових питань (особового складу) оформляються у вигляді індивідуальних і зведених. В індивідуальних наказах міститься інформація про одного працівника (співробітника), у зведених – про кількох, незалежно від того, які управлінські рішення щодо них приймаються (прийняття на роботу, призначення на посаду, переведення на іншу посаду (роботу), звільнення тощо).
94. Зміст індивідуального наказу з кадрових питань (особового складу) стисло викладається в заголовку, який починається з прийменника “Про” і складається за допомогою віддієслівного іменника, наприклад: “Про призначення…”, “Про прийняття…”. У зведених наказах може застосовуватись узагальнений заголовок, наприклад: “Про кадрові питання”, “Про особовий склад”.
95. У тексті наказів з кадрових питань (особового складу), як правило, констатуюча частина не зазначається, крім випадків призначення на посаду або звільнення з посади керівних працівників органом вищого рівня або за іншою процедурою. У такому разі в констатуючій частині наводиться посилання на відповідний правовий акт органу вищого рівня у такій послідовності: вид акта, його автор, дата, номер, повне найменування.
96. Розпорядча частина наказу починається, як правило, з дієслова у формі інфінітиву: “ПРИЙНЯТИ”, “ПРИЗНАЧИТИ” “ПЕРЕВЕСТИ”, “ЗВІЛЬНИТИ”, “ВІДРЯДИТИ”, “НАДАТИ”, “ОГОЛОСИТИ” тощо.
Далі зазначаються великими літерами прізвище працівника, на якого поширюється дія наказу, і малими – ім’я, по батькові працівника та текст наказу. У зведених наказах (розпорядженнях) прізвища осіб у межах пунктів розміщуються за алфавітом.
97. У наказі про призначення або звільнення працівника зазначається повна дата (число, місяць, рік) фактичного виходу працівника на роботу (припинення трудових відносин), розміри його посадового окладу відповідно до штатного розпису, надбавок та доплат.
98. У зведених наказах з кадрових питань (особового складу) до розпорядчої частини включається інформація, що розміщується у такій послідовності: прийняття на роботу (службу), переведення, звільнення. При цьому до одного зведеного наказу не може включатися інформація, яка згідно із законодавством має різні строки зберігання.
99. У кожному пункті наказу з кадрових питань зазначається підстава щодо його видання (заява працівника, контракт, оповідна записка, рішення атестаційної комісії тощо).
100. Під час ознайомлення з наказом вказаними у ньому особами на першому примірнику наказу чи на спеціальному бланку проставляються їх підписи із зазначенням дати ознайомлення.
101. Спільний наказ установ одного рівня оформляється на чистих аркушах паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів). Державний Герб України під час оформлення таких наказів не відтворюється. Найменування установ розміщуються на одному рівні, а назва виду документа -посередині. Дата спільного наказу повинна бути єдиною, відповідати даті останнього підпису, а реєстраційний індекс документа – складатися з реєстраційних індексів, які проставляються через правобічну похилу риску в послідовності підписання наказу керівниками установ. Розпорядча частина починається із слова “НАКАЗУЄМО”. Підписи керівників установ розташовуються нижче тексту на одному рівні скріплюються гербовими печатками цих установ.
Кількість примірників спільних наказів повинна відповідати кількості установ, що їх видають.
102. Порядок підготовки наказів нормативно-правового характеру, які підлягають державній реєстрації в Мін’юсті, його територіальних органах, визначається законодавством.
103. Накази нумеруються у порядку їх видання у межах календарного року; накази з основної діяльності, адміністративно-господарських питань та з кадрових питань (особового складу) мають окрему порядкову нумерацію.
104. Копії наказів засвідчуються службою діловодства чи кадровою службою і надсилаються заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складається і підписується працівником, який його склав.
Протоколи
105. У протоколах фіксується інформація про хід ведення засідань, прийняття в установах рішень комісіями, дорадчими органами, зборами тощо. Протокол складається на підставі записів, зроблених безпосередньо під час засідань, поданих текстів та тез доповідей і виступів, довідок, проектів рішень тощо.
106. Протоколи можуть складатися в повній або стислій формі. У протоколах, складених у стислій формі, фіксуються лише прийняті рішення, а не хід обговорення питання.
107. Протокол оформляється на чистому аркуші паперу формату А4 (210 х 297 міліметрів).
108. Датою протоколу є дата проведення засідання. Якщо засідання тривало кілька днів, то через тире зазначаються перший і останній день засідання.
109. Номер (індекс) протоколу повинен відповідати порядковому номеру засідання. Нумерація протоколів ведеться в межах календарного року окремо за кожною групою протоколів засідання відповідного колегіального органу: колегії, технічних, наукових, експертних комісій, рад тощо. У реквізиті “місце засідання” зазначається назва населеного пункту, в якому відбулося засідання.
110. Заголовок до тексту протоколу повинен відображати вид засідання (нарада, збори, конференція тощо) або колегіальної діяльності (комісія, рада, колегія, робоча група тощо) і включати назву виду документа.
111. Текст протоколу складається з вступної та основної частин.
112. У вступній частині протоколу зазначаються прізвища та ініціали (ініціал імені) голови або головуючого, секретаря, запрошених, а також присутніх осіб.
У списку присутніх зазначаються в алфавітному порядку спочатку прізвища та ініціали присутніх постійних членів колегіального органу без зазначення посад, потім – запрошених осіб із зазначенням посад та у разі потреби найменувань установ. Якщо кількість присутніх перевищує 15 осіб, зазначається їх загальна кількість з посиланням на список, що додається до протоколу.
Вступна частина включає порядок денний – перелік розглянутих на засіданні питань, що розміщені у порядку їх значущості із зазначенням доповідача з кожного питання. Порядок денний дається наприкінці вступної частини.
Слова “Порядок денний” друкуються від межі лівого поля, після них ставиться двокрапка. Кожне питання нумерується арабськими цифрами і друкується з абзацу. Формування питань у порядку денному починається з прийменника “Про”.
113. Основна частина протоколу складається з розділів, які повинні відповідати пунктам порядку денного. Розділи нумеруються арабськими цифрами і будуються за такою схемою:
СЛУХАЛИ – ВИСТУПИЛИ – ВИРІШИЛИ (УХВАЛИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ).
Зазначені слова друкуються великими літерами без відступу від межі лівого поля. Після слів ставиться двокрапка.
114. Після слова “СЛУХАЛИ” зазначається текст виступу основного доповідача. Прізвище та ініціали (ініціал імені) кожного доповідача друкуються з нового рядка. Текст виступу викладається у третій особі однини.
Тексти або тези доповіді та виступів, оформлені як окремі документи, до тексту протоколу не включаються. Після відомостей про доповідача ставиться тире і зазначається: “Текст доповіді (виступу) додається до протоколу”.
115. Після слова “ВИСТУПИЛИ” фіксуються виступи тих осіб, які взяли участь в обговоренні доповіді. Виступи оформляються у протоколі із зазначенням посад, прізвищ та ініціалів (ініціалу імені) промовців у називному відмінку, а також з викладенням змісту питання та відповідей на нього. Зміст виступів викладається від третьої особи однини.
116. Після слова “ВИРІШИЛИ” (“УХВАЛИЛИ”, “ПОСТАНОВИЛИ”) фіксується прийняте рішення з обговорюваного питання порядку денного. Рішення повинне бути конкретним і включати складові, що відповідають на такі питання: кому, що зробити і в який строк.
Рішення, що містять кілька питань, поділяють на пункти і підпункти, які нумеруються арабськими цифрами. Підпункти нумеруються цифрами з дужкою.
117. У разі коли на засіданні приймається рішення про затвердження документа, який обговорювався на засіданні, цей документ додається до протоколу і в ньому робиться посилання на номер і дату протоколу. За наявності інших документів, що розглядалися на засіданні та факт обговорення яких було зафіксовано у тексті протоколу, вони нумеруються арабськими цифрами (додаток 1, додаток 2). У відповідних пунктах протоколу робиться посилання на ці додатки.
Реквізит “Відмітка про наявність додатків” наприкінці тексту протоколу не зазначається.
118. Протокол підписується головуючим на засіданні колегіального органу та секретарем.
119. Деякі протоколи засідань (технічних комітетів, методичних, експертних, наукових рад і комісій тощо) підлягають затвердженню. У такому разі протокол повинен мати гриф затвердження.
120. Копії протоколів або витяги з них засвідчуються печаткою служби діловодства і надсилаються у разі потреби заінтересованим установам, посадовим особам, працівникам. Список розсилки складає і підписує секретар.
Службові листи
121. Службові листи складаються з метою обміну інформацією між установами як:
відповіді про виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, дорученнях вищих посадових осіб;
відповіді на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України;
відповіді на виконання доручень установ вищого рівня;
відповіді на запити інших установ;
відповіді на звернення громадян;
відповіді на запити на інформацію;
ініціативні листи;
супровідні листи.
122. Службовий лист оформляється на спеціальному для листів бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів). Якщо текст листа не перевищує семи рядків, використовують бланк формату А5 (210 х 148 міліметрів).
123. Лист має такі реквізити: дата, реєстраційний індекс, посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дається відповідь, адресат, заголовок до тексту, текст, відмітка про наявність додатків (у разі потреби), підпис, відмітка про виконавця.
Датою листа є дата його підписання, яка повинна збігатися із датою реєстрації вихідної кореспонденції у службі діловодства.
Лист, оформлений на бланку формату А4 (210 х 297 міліметрів), повинен мати короткий зміст, або заголовок до тексту, що відповідає на питання “про що?”.
124. Основним реквізитом службового листа є текст, що, як правило, складається з двох частин. У першій частині зазначається причина, підстава або обґрунтування підготовки листа чи наводяться посилання на документи, що були підставою для його складення. Друга частина включає висновки, пропозиції, прохання, рішення тощо, які розміщуються з абзацу.
125. Як правило, у листі порушується одне питання.
Текст листа викладається від першої особи множини з використанням слів: “просимо повідомити…” “роз’яснюємо, що…” або від третьої особи однини – “міністерство інформує…”, “управління вважає за доцільне”.
Якщо лист складено на бланку посадової особи, текст викладається від першої особи однини – “прошу…”, “пропоную…”.
Службові листи підписуються відповідно до пункту 51 цієї Інструкції. Гербовою печаткою засвідчуються лише гарантійні листи.
126. Службовий лист візує працівник, який створив документ, керівник структурного підрозділу в якому його створено, виконавці (відповідно до резолюції), керівники заінтересованих структурних підрозділів Міністерства, а також заступник Міністра відповідно до функціональних обов’язків та перший заступник Міністра (якщо лист повинен підписувати Міністр).
Документи до засідань колегіальних органів
127. Підготовка та оформлення документів до засідань колегіальних органів проводяться з метою здійснення повноважень, передбачених положеннями про ці колегіальні органи.
128. Засідання колегіальних органів проводяться відповідно до затверджених планів їх роботи та у разі потреби.
У плані роботи колегіального органу зазначаються питання, що повинні розглядатися, дата розгляду, прізвище, ініціали (ініціал імені) доповідача та найменування структурного підрозділу апарату колегіального органу, який готує документи для розгляду питання колегіальним органом, строк подання документів.
Проект плану роботи колегіального органу складається секретарем цього органу або іншою посадовою особою, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи цього органу з урахуванням пропозицій структурних підрозділів.
Керівники структурних підрозділів апарату колегіального органу завчасно подають для включення до плану роботи колегіального органу перелік питань, які вони вважають за необхідне розглянути на його засіданні. До переліку додається довідка з обґрунтуванням підстав внесення питання на розгляд колегіального органу.
Затверджений колегіальним органом план роботи доводиться до відома членів колегіального органу і керівників структурних підрозділів його апарату. Додаткові питання до затвердженого плану роботи колегіального органу можуть бути включені за рішенням його голови. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, інформує всіх членів колегіального органу та відповідальних виконавців про внесені до плану зміни.
129. Документи з питань, що вносяться на розгляд колегіального органу, повинні подаватися не пізніше ніж за п’ять днів до засідання, а у разі проведення позачергового засідання – не пізніше ніж за один день. Зазначені документи містять:
доповідну записку, адресовану колегіальному органу (у разі потреби), в якій ґрунтовно викладені питання з висновками і пропозиціями;
проект рішення (розпорядження, постанови) колегіального органу, завізований керівниками заінтересованих структурних підрозділів його апарату, та документи до нього (аналітичні довідки, таблиці, діаграми тощо), завізовані їх керівниками, а у разі потреби – проект наказу;
довідку про погодження проекту рішення (розпорядження, постанови) із заінтересованими структурними підрозділами установи та іншими установами;
список осіб, які запрошуються на засідання колегіального органу;
інші документи, необхідні для розгляду питань.
130. Документи, підготовлені для розгляду колегіальним органом, а також один примірник їх копій зберігаються у секретаря колегіального органу або іншої посадової особи, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, або в протокольній частині колегіального органу окремо з кожного засідання.
131. У разі проведення закритого засідання колегіального органу (закритого обговорення окремих питань) підготовка документів здійснюється з дотриманням порядку роботи з документами, що містять інформацію з обмеженим доступом.
132. За своєчасну та належну підготовку документів для проведення засідань колегіального органу відповідають керівники заінтересованих структурних підрозділів апарату колегіального органу.
133. Секретар колегіального органу або інша посадова особа, яка відповідно до своїх повноважень забезпечує організацію роботи такого органу, здійснює контроль за своєчасним поданням документів на розгляд та перевіряє їх на наявність у повному обсязі та правильність оформлення.
Документи, подані з порушенням установленого порядку і строків, до розгляду не приймаються.
134. Протокол кожного засідання колегіального органу складається з урахуванням вимог, зазначених у пунктах 107 – 122 цієї Інструкції.
135. Рішення колегій Міністерства реалізуються шляхом видання наказів Міністерства, якими вони вводяться в дію. У разі потреби виконавцям та установам можуть надсилатися копії протоколів або витягів з них. Витяги з протоколів оформлюються на відповідному бланку і засвідчуються печаткою служби діловодства.
Документи про службові відрядження
136. Службові відрядження працівників передбачаються у плані роботи Міністерства.
Рішення про відрядження заступників Міністра, керівників самостійних структурних підрозділів апарату Міністерства приймає Міністр, яке оформляється наказом.
У разі виникнення потреби у направленні працівника у відрядження, не передбачене планом роботи Міністерства, керівником структурного підрозділу, в якому працює працівник, готується доповідна записка на ім’я Міністра або його заступника, в якій зазначається про те, куди, на який строк, з якою метою відряджається працівник.
Рішення про службові відрядження за кордон посадових осіб, керівників та працівників центрального апарату Міністерства приймається в порядку, встановленому Міністром, та оформляється відповідним наказом Міністерства.
Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження, подається на розгляд, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.
Для реєстрації відряджень ведеться журнал (додаток 8).
137. Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного Міністром, готує у триденний строк письмовий звіт або повідомляє керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання коштів у строки, визначені законодавством.
Звіт про відрядження (виконання завдання) затверджується керівником структурного підрозділу, звіт про використання коштів, наданих на відрядження, візується зазначеним керівником, після чого передається до бухгалтерської служби Міністерства.
III. Організація документообігу та виконання документів
Вимоги щодо раціоналізації документообігу
138. Документообіг Міністерства – це проходження документів в Міністерстві з моменту їх створення або одержання до завершення виконання або відправлення.
Документи незалежно від способу фіксації та відтворення інформації проходять і опрацьовуються в Міністерстві на єдиних організаційних та правових засадах організації документообігу.
139. Ефективна організація документообігу передбачає:
проходження документів в Міністерстві найкоротшим шляхом;
скорочення кількості інстанцій, до яких повинні надходити документи (наприклад, під час погодження);
одноразовість операцій з опрацювання документів, уникнення дублювання під час роботи з ними;
централізацію, зосередження здійснення однотипних операцій з документами в одному місці;
раціональне розташування в Міністерстві структурних підрозділів і робочих місць.
140. Порядок документообігу регламентується цією Інструкцією, Регламентом роботи Міністерства, положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями.
141. Особливості організації електронного документообігу визначаються цією Інструкцією з урахуванням вимог нормативно-правових актів у цій сфері, що мають вищу юридичну силу, а також характеристик технічних і програмних засобів, що функціонують в Міністерстві.
У разі впровадження в Міністерстві системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу служба діловодства разом із службою інформатизації розробляє регламенти роботи з документами в електронній формі.
142. Організація документообігу у разі застосування засобів автоматизації діловодства повинна забезпечити сумісність традиційного та автоматизованого способу опрацювання документів із можливостями засобів автоматизації діловодства.
Облік обсягу документообігу
143. Обсяг документообігу Міністерства – це сумарна кількість отриманих (вхідних) і створених в Міністерстві (внутрішніх, вихідних) документів за певний період (квартал, рік).
144. Підрахунок кількості документів здійснюється за реєстраційними формами в місцях їх реєстрації.
За одиницю обліку береться документ. Розмножені примірники, опрацьовані діловодною службою, підраховуються окремо на основі прийнятої в Міністерстві системи обліку документів.
Облік документів здійснювати як за Міністерством в цілому, так і за кожним структурним підрозділом, за групою документів. Окремо підраховуються звернення громадян, запити на інформацію.
Результати обліку документів узагальнюються діловодною службою і подаються Міністру для вжиття заходів для удосконалення роботи з документами.
145. Підсумкові дані обліку обсягу документообігу подаються в табличній формі (додаток 9).
Приймання та первинне опрацювання документів, що надходять до Міністерства
146. Доставка документів до Міністерства здійснюється, як правило, з використанням засобів поштового зв’язку і електрозв’язку, а також кур’єрською та фельд’єгерською службою.
Поштою та через кур’єрську службу доставляється письмова кореспонденція, поштові картки, бандеролі, дрібні пакети, а також періодичні друковані видання.
Фельд’єгерською службою доставляється спеціальна кореспонденція.
Каналами електрозв’язку доставляються: телеграми (телетайпограми), факсограми, телефонограми, електронні документи із застосуванням електронного цифрового підпису та документи в електронній формі без електронного цифрового підпису (у сканованій формі).
147. Усі документи, що надходять до Міністерства, приймаються централізовано діловодною службою.
Рекомендована, спеціальна та кореспонденція з оголошеною цінністю приймається під розписку в журналі, реєстрі або повідомленні про вручення.
У разі надходження кореспонденції з відміткою “Терміново” фіксується не лише дата, а і час доставки.
У разі пошкодження конверта робиться відповідна відмітка у поштовому реєстрі.
Документи, що надійшли у неробочий час, приймаються черговим працівником Міністерства.
148. У діловодній службі розкриваються всі конверти, за винятком тих, що мають напис “особисто”.
149. Конверти зберігаються і додаються до документів, а також адресні ярлики рекомендованих конвертів і пакетів.
У разі виявлення відсутності додатків, зазначених у документі, або окремих аркушів, а також помилок в оформленні документа, що унеможливлює його виконання (відсутність підпису, відбитку печатки, грифу затвердження тощо), документ не реєструється і відправникові надсилається письмовий запит або йому повідомляється про це телефоном. При цьому на документі робиться відповідна відмітка із зазначенням дати запиту (розмови телефоном), посади та прізвища особи, якій зроблено запит, підпису, ініціалів (ініціалу імені) та прізвища особи, що здійснила запит.
У разі відсутності або нецілісності вкладень, пошкодження конверта, упакування, що призвело до неможливості прочитання тексту документа, складається акт у двох примірниках. Один примірник акта надсилається відправникові, інший – зберігається у діловодній службі.
150. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без їх розгляду.
151. Факт і дата надходження документа до Міністерства обов’язково фіксуються за правилами, зазначеними в пункті 80 цієї Інструкції.
152. Електронні носії інформації обов’язково передаються до Міністерства із супровідним листом. Під час приймання таких документів опрацьовується тільки супровідний лист.
153. У разі надходження документів, надісланих телефаксом, перевіряється загальна кількість аркушів та відповідність їх тій кількості, що зазначена на першому аркуші, а також належна якість друку. У разі одержання факсимільного повідомлення не в повному обсязі або за наявності тексту неналежної якості документ не реєструється і про це обов’язково інформують відправника.
Попередній розгляд документів
154. Документи, адресовані керівництву Міністерства, а також такі, в яких не зазначено конкретну посадову особу або структурний підрозділ як адресат, підлягають попередньому розгляду в службі діловодства.
155. Метою попереднього розгляду документів є виокремлення таких, що потребують обов’язкового розгляду Міністром, його заступниками або структурними підрозділами.
Обов’язковому розгляду Міністром підлягають акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, крім того, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня, а також найважливіші документи, які містять інформацію з основних питань діяльності Міністерства і потребують вирішення безпосередньо Міністром.
Інші документи передаються заступникам Міністра або структурним підрозділам (виконавцям) відповідно до їх функціональних обов’язків.
156. Попередній розгляд документів повинен здійснюватись у день надходження або в перший наступний робочий день у разі надходження їх після закінчення робочого дня, у вихідні та святкові неробочі дні. Доручення установ вищого рівня, телеграми, телефонограми розглядаються негайно.
157. Під час попереднього розгляду документів враховуються повноваження суб’єктів розгляду кореспонденції, передбачені у Положенні про Міністерство та у положеннях про структурні підрозділи, розпорядчих документах про розподіл обов’язків між Міністром та його заступниками, посадових інструкціях, а також класифікатор питань діяльності Міністерства, номенклатура справ, схеми проходження документів.
158. На стадії попереднього розгляду здійснюється відбір документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства (додаток 10), а також таких, що передаються для реєстрації структурним підрозділам.
Реєстрація документів
159. Реєстрація документів полягає у веденні запису облікових даних про документ за встановленою реєстраційною формою, яким фіксується факт створення, відправлення або одержання документа шляхом проставлення на ньому реєстраційного індексу з подальшим записом у зазначених формах необхідних відомостей про документ. Реєстрація документів провадиться з метою забезпечення їх обліку, контролю за виконанням і оперативним використанням наявної в документах інформації.
Реєструються документи незалежно від способу їх доставки, передачі чи створення.
160. Реєстрація актів органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручень вищих посадових осіб, запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, документів, що надійшли на розгляд Міністра та його заступників, розпорядчих документів, листів за підписом Міністра та його заступників, протоколів і рішень колегіальних органів проводиться централізовано службою діловодства.
Інші документи, що стосуються напрямів діяльності структурних підрозділів установи, можуть реєструватися в цих структурних підрозділах.
Місце реєстрації окремих груп документів (накази з кадрових питань (особового складу), договори, звіти, прейскуранти тощо) визначається в цій Інструкції.
Реєстрації підлягають також документи, створені в Міністерстві (довідки, доповідні записки, заяви тощо).
161. Документи реєструються лише один раз: вхідні – у день надходження або не пізніше наступного дня, якщо документ надійшов у неробочий час, створювані – у день підписання або затвердження.
У разі передачі зареєстрованого документа з одного структурного підрозділу до іншого новий реєстраційний індекс на документі не проставляється.
162. Документи реєструються за групами залежно від назви виду, автора і змісту документів. Наприклад, окремо реєструються:
акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, що надійшли до Міністерства;
накази з основних питань діяльності Міністерства;
накази з адміністративно-господарських питань;
накази з кадрових питань (особового складу) відповідно до їх видів та строків зберігання;
рішення колегії;
акти ревізій фінансово-господарської діяльності;
бухгалтерські документи;
заявки на матеріально-технічне постачання;
службові листи;
звернення громадян;
запити на інформацію.
163. Факсограми (паперові копії документів, передані з використанням засобів факсимільного зв’язку) реєструються окремо від інших документів.
164. Документи, що передаються електронною поштою у сканованій формі без електронного цифрового підпису, реєструються окремо від інших документів із зазначенням електронної адреси відправника та адресата.
165. Оригінал документа, який надійшов відразу після факсограми або електронною поштою в сканованій формі, реєструється у відповідних реєстраційних формах відповідно до пункту 161 цієї Інструкції.
166. Під час реєстрації документу надається умовне позначення – реєстраційний індекс, який оформлюється відповідно до пункту 34 цієї Інструкції.
167. В Міністерстві може застосовуватися одна з трьох форм реєстрації документів – журнальна, карткова та автоматизована (з використанням спеціальних комп’ютерних програм).
168. Використання журнальної форми реєстрації документів допускається при обсязі документообігу до 600 документів на рік (додатки 11 і 12).
169. Основним принципом реєстрації документів за картковою формою є принцип одноразовості, тобто кожен документ реєструється в установі лише один раз.
Кількість примірників карток визначається Міністерством і залежить від рівня централізації організації діловодства, кількості виконавців документа та кількості картотек в Міністерстві.
Як правило, роздруковуються три примірники карток: два – розміщуються в довідковій і контрольній картотеках, один – передається виконавцю разом із документом.
Картки виготовляються на щільному папері формату А5 (210 х 148 міліметрів) або А6 (105 х 148 міліметрів).
170. У разі впровадження автоматизованої форми реєстрації документів формується банк реєстраційних даних в електронному вигляді, а за наявності локальної мережі – центральний банк реєстраційних даних. За допомогою автоматизованих реєстраційних банків даних працівники забезпечуються інформацією про всі документи і місце їх розташування.
171. У разі застосування карткової або автоматизованої форми реєстрації всіх категорій документів (вхідних, вихідних, внутрішніх) оформлюється реєстраційно-контрольна картка (додаток 13) із зазначенням обов’язкових реквізитів (додаток 14).
Перелік обов’язкових реквізитів реєстраційно-контрольної картки у разі потреби може бути доповнений іншими реквізитами. Порядок розміщення реквізитів в реєстраційно-контрольній картці може визначатися Міністерством.
Організація передачі документів та їх виконання
172. Для забезпечення ритмічності роботи та своєчасного виконання документів служба діловодства розробляє графіки передачі кореспонденції керівництву Міністерства і структурним підрозділам.
173. Зареєстровані документи передаються на розгляд керівництва Міністерства в день їх надходження або наступного робочого дня у разі надходження документів у неробочий час. Телеграми, телефонограми та інші термінові документи передаються негайно.
Відразу після реєстрації Міністру у теці з грифом “Невідкладно” передаються акти органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та доручення вищих посадових осіб, запити, звернення, а також кореспонденція Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, кореспонденція, що надходить від установ вищого рівня.
174. Документи, розглянуті керівництвом Міністерства, повертаються з відповідною резолюцією службі діловодства, яка здійснює передачу документів на виконання.
175. Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів, може бути переданий виконавцям у порядку визначення їх в резолюції або одночасно у вигляді копій з передачею оригіналу головному виконавцю, визначеному в резолюції першим. У разі впровадження електронного документообігу співвиконавці отримують документ в електронній формі.
176. Факт передачі документів виконавцям фіксується шляхом проставлення відповідної відмітки в реєстраційній формі із зазначенням інформації про виконавців, яким передано оригінал документа та його копії.
177. Передача документа з одного структурного підрозділу до іншого в обов’язковому порядку здійснюється через службу діловодства, в якій було зареєстровано документ. Документи, виконання яких перебуває на контролі, передаються до інших структурних підрозділів або іншим виконавцям тільки з повідомленням про це службі контролю.
178. Передача документів у межах структурного підрозділу здійснюється через особу, відповідальну за діловодство в структурному підрозділі.
179. Облік документів, що передаються з одного структурного підрозділу до іншого, здійснюється шляхом проставлення відповідних відміток у реєстраційних формах, які веде служба діловодства.
180. Відповідальність за виконання документа несуть особи, зазначені у розпорядчому документі, резолюції Міністра, та працівники, яким безпосередньо доручено виконання.
Головний виконавець організовує роботу співвиконавців, зокрема визначає строки подання ними пропозицій, порядок погодження і підготовки проекту документа.
Співвиконавці відповідають за підготовку на належному рівні та своєчасне подання головному виконавцю пропозицій. У разі несвоєчасного подання пропозицій співвиконавцями головний виконавець інформує про це керівника, який надав доручення.
181. Виконання документа передбачає збирання та опрацювання необхідної інформації, підготовку проекту відповіді на документ чи нового документа, його оформлення, узгодження, подання для підписання (затвердження) Міністру, а у деяких випадках – керівникові структурного підрозділу, а також у разі потреби – підготовку для пересилання адресату.
182. Перед поданням проекту документа на підпис відповідному керівникові працівник, який підготував документ, зобов’язаний перевірити правильність його складення та оформлення, посилання на нормативно-правові акти, уточнити цифрові дані, наявність необхідних віз і додатків.
Документ подається на підпис разом з документами, на підставі яких його було складено.
183. Якщо документ надсилається до кількох установ після його реєстрації, виконавець організовує виготовлення необхідної кількості примірників.
184. Працівник, відповідальний за виконання документа, у разі відпустки, відрядження, звільнення зобов’язаний передати іншому працівникові за погодженням із своїм безпосереднім керівником усі невиконані документи та поінформувати службу контролю про передачу документів, виконання яких перебуває на контролі, іншому виконавцеві.
Організація контролю за виконанням документів
185. Контроль за виконанням документів здійснюється з метою забезпечення своєчасного та належного їх виконання.
186. Контроль здійснюється за виконанням усіх зареєстрованих документів, у яких встановлено завдання, а також виконання яких підлягає обов’язковому контролю, за переліком документів, затвердженим Міністром.
Обов’язково контролюється виконання завдань, передбачених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб, надання відповідей на запити, звернення, а також кореспонденцію Верховної Ради України, Адміністрації Президента України, Кабінету Міністрів України, розпорядчі документи та доручення керівництва Міністерства, рішення колегії, запити на інформацію.
Організацію контролю за виконанням завдань, визначених у актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим та дорученнях вищих посадових осіб здійснює заступник Міністра – керівник апарату.
187. Безпосередній контроль за виконанням документів покладається на діловодну службу.
У структурних підрозділах безпосередній контроль за виконанням документів здійснює особа, відповідальна за діловодство.
188. Строк виконання документа може встановлюватися у нормативно-правовому акті, розпорядчому документі або резолюції керівництва Міністерства. Строки виконання внутрішніх документів обчислюються в календарних днях, починаючи з дати підписання (реєстрації), а вхідних – з дати надходження (реєстрації).
Якщо останній день строку виконання документа припадає на неробочий день, останнім днем строку виконання документа вважається перший день після неробочого дня.
189. Строки можуть бути типовими або індивідуальними.
Типові строки виконання документів установлюються законодавством. Строки виконання основних документів наводяться у додатку 15 цієї Інструкції.
Індивідуальні строки встановлюються керівництвом Міністерства (структурного підрозділу). Кінцевий строк виконання зазначається у тексті документа або резолюції.
190. Документи, в яких не зазначено строк виконання, повинні бути виконані не пізніше ніж за 30 календарних днів з моменту реєстрації документа в установі, до якої надійшов документ.
191. Якщо завдання потребує термінового виконання, обов’язково зазначається конкретний кінцевий строк виконання. Документи з резолюцією: “Терміново” – не пізніше 7 робочих днів; “Невідкладно” – 3 робочих днів; “Негайно” – протягом дня.
192. Співвиконавці зобов’язані подавати пропозиції головному виконавцю протягом першої половини строку, відведеного для виконання доручення, завдання.
193. Індивідуальний строк виконання документа може бути змінений лише за вказівкою посадової особи, яка його встановила, а у разі її відсутності – посадової особи, яка її заміщає.
У разі потреби строк виконання документа може бути продовжено за обґрунтованим проханням виконавця, яке подається не пізніше ніж за три робочих дні до закінчення встановленого строку, а щодо документа, в якому не зазначено строк, – до закінчення тридцятиденного строку від дати його реєстрації.
194. Пропозиція щодо продовження строку виконання завдань, визначених у постановах Верховної Ради України та актах Президента України, що надіслані Кабінетом Міністрів України, подається Секретаріату Кабінету Міністрів України відповідальною за виконання установою разом з проектом листа, адресованого відповідно керівникові Апарату Верховної Ради України чи Главі Адміністрації Президента України, за 7 днів до закінчення встановленого строку.
195. У разі зміни строків виконання проставляються новий строк, дата і підпис. Відповідні зміни вносяться до реєстраційно-контрольної картки або банку реєстраційних даних.
196. Взяття документа на контроль здійснюється на підставі резолюції Міністра або його заступника.
197. Контроль за виконанням документів включає взяття документів на контроль, визначення форм і методів контролю, перевірку ходу своєчасного доведення документів до виконавців, контроль за станом виконання, зняття документів з контролю, направлення виконаного документа до справи, облік, узагальнення та аналіз результатів виконання документів, інформування керівництва про хід та результати їх виконання.
198. Контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою реєстраційно-контрольної картки або автоматизованої інформаційної системи (бази даних).
199. Реєстраційно-контрольні картки документів, що перебувають на контролі, групуються в картотеці за строками виконання документів виконавцями або кореспондентами, групами документів (накази керівника, доручення вищих органів влади, рішення колегії тощо).
З других примірників реєстраційно-контрольної картки формуються контрольні картотеки в структурних підрозділах.
200. На один контрольований документ може бути заведено кілька реєстраційно-контрольних карток, кількість яких визначається залежно від кількості виконавців або строків виконання окремих завдань, зазначених у документі.
У разі коли визначено кілька виконавців, але відповідальність покладається на одного з них, реєстраційно-контрольна картка складається тільки на відповідального виконавця.
201. Дані про хід виконання документа, одержані шляхом запиту по телефону або під час перевірки роботи структурного підрозділу – виконавця, вносяться до реєстраційно-контрольної картки у графу “Контрольні відмітки”. При цьому попередні записи не закреслюються.
202. Автоматизований контроль за виконанням документів здійснюється за допомогою спеціальних комп’ютерних програм або є складовою системи автоматизації діловодства чи системи електронного документообігу.
203. Автоматизований контроль за виконанням документів виключає пошук необхідної інформації, який здійснюється з урахуванням вихідних, вхідних реєстраційних індексів, видів документів, дати, номера документа, виконавця, кореспондента, строку виконання, змісту тощо.
204. Перевірка ходу виконання документів проводиться на всіх етапах проходження документа до закінчення строку його виконання (попереджувальний контроль за допомогою нагадувань) у такому порядку:
завдань на наступний рік – не рідше одного разу на рік;
завдань на наступні місяці поточного року – не рідше одного разу на місяць;
завдань на поточний місяць – кожні десять днів і за п’ять днів до закінчення строку або за запитами.
У разі функціонування у Міністерстві системи електронного документообігу виконавцю надсилається електронне повідомлення про планову дату виконання документа.
205. Після виконання документ знімається з контролю. Документи вважаються виконаними і знімаються з контролю після виконання завдань, запитів, повідомлення про результати заінтересованим установам і особам або іншого підтвердження виконання.
Зняти документ з контролю може тільки Міністр, його заступники, які встановили контрольний строк у резолюції, або за їх дорученням служба контролю. Документи з типовими строками виконання знімаються з контролю за рішенням служби контролю.
Дані про виконання документа і зняття його з контролю вносяться до реєстраційно-контрольної картки.
206. Днем виконання завдань, визначених в актах органів державної влади, органів влади Автономної Республіки Крим і дорученнях вищих посадових осіб, та виконання запитів, звернень, а також кореспонденції Верховної Ради України вважається день реєстрації в установі вихідних документів про виконання завдань.
207. Інформація про результати виконання взятих на контроль документів узагальнюється станом на перше число кожного місяця і подається керівництву Міністерства у вигляді зведень про виконання документів (додаток 16).
Автоматизований контроль за виконанням документів передбачає автоматичне формування відомостей про їх виконання.
208. Якщо обсяг документообігу понад 25 тис. документів на рік, то періодично у строки, передбачені цією Інструкцією, складаються і надсилаються до структурних підрозділів – виконавців переліки документів, не виконаних у встановлений строк. Після виконання зазначених документів інформується діловодна служба.
Інформаційно-довідкова робота з документами
209. Інформаційно-довідкова робота з документами полягає в пошуку необхідних документів з використанням реєстраційно-контрольних карток або автоматизованих банків реєстраційних даних.
210. У разі використання карткової форми реєстрації документів друкується необхідна кількість реєстраційно-контрольних карток, з яких складаються самостійні картотеки.
Кількість картотек в Міністерстві визначається з урахуванням рівня централізації реєстраційних і пошукових операцій, а також конкретних умов діяльності Міністерства.
211. Для підвищення ефективності роботи пошукової системи службою діловодства розробляються такі класифікаційні довідники:
класифікатор з питань діяльності Міністерства;
класифікатор видів документів;
класифікатор кореспондентів;
класифікатор виконавців.
Необхідність розроблення та впровадження класифікаційних довідників в Міністерстві визначається службою діловодства.
212. У разі запровадження системи автоматизації діловодства або системи електронного документообігу пошук конкретного документа здійснюється за реквізитами (заголовок, назва виду документа, дата прийняття, номер документа, автор документа тощо) або за контекстом (ключовим словом або фразою). Пошуковий запит може мати будь-яку комбінацію реквізитів.
Порядок опрацювання та надсилання вихідних документів
213. Вихідні документи надсилаються адресатам з використанням засобів поштового зв’язку, електрозв’язку.
214. Опрацювання документів для відправлення поштовим зв’язком здійснюється службою діловодства Міністерства відповідно до Правил надання послуг поштового зв’язку.
215. З використанням засобів електрозв’язку служба діловодства здійснює передачу телеграм, факсограм, телефонограм, електронних документів із застосуванням електронного цифрового підпису та документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису.
216. У разі надсилання факсограм і документів у сканованій формі без електронного цифрового підпису необхідно надіслати також оригінал документа в паперовій формі.
Види документів, інформація з яких передається каналами електрозв’язку, а також необхідність і порядок посилання адресатові їх оригіналу в паперовій формі визначаються цією Інструкцією з урахуванням наявних в Міністерстві технічних і програмних засобів.
217. Інформаційні, телекомунікаційні та інформаційно-телекомунікаційні системи повинні забезпечувати захист від несанкціонованих дій, які можуть призвести до випадкових або умисних змін чи знищення інформації.
218. Вихідні документи опрацьовуються і надсилаються централізовано в день їх надходження від структурних підрозділів – виконавців або не пізніше наступного робочого дня.
219. Не допускається надсилання або передача документів без їх реєстрації у службі діловодства.
220. Під час приймання від виконавців вихідних документів працівники служби діловодства зобов’язані перевірити:
правильність оформлення документа (склад і розміщення в ньому всіх реквізитів);
наявність і правильність зазначення адреси;
наявність на документі відмітки про додатки;
наявність усіх необхідних підписів на документі та додатках до нього;
наявність віз на відпуску – копії вихідного документа, що залишається у справах Міністерства;
наявність і повноту додатків;
відповідність кількості примірників кількості адресатів.
221. На оригіналах документів, які підлягають поверненню, на верхньому правому полі першої сторінки ставиться штамп “Підлягає поверненню”.
222. Документи, що надсилаються одночасно одному і тому ж адресатові, вкладаються в один конверт (упакування). На конверті проставляються реєстраційні індекси всіх документів, які містяться у конверті.
223. Документи, що адресуються постійним кореспондентам, рекомендується відправляти у конвертах із зазначенням адреси одержувача та відправника, що виготовляються заздалегідь машинописним або друкарським способом.
224. Документи, що приймаються від фельд’єгерської служби, передаються адресатам під розписку у відповідній книзі.
225. Досилання або заміна розісланого раніше документа здійснюється за вказівкою посадової особи, яка підписала документ, або керівника служби діловодства.
226. Структурні підрозділи та окремі виконавці зобов’язані передавати вихідні документи та інші поштові відправлення до служби діловодства у години, встановлені цією Інструкцією.
IV. Систематизація та зберігання документів у діловодстві
Складення номенклатури справ
227. Номенклатура справ – це обов’язковий для Міністерства систематизований перелік назв (заголовків) справ, що формуються в її діловодстві, із зазначенням строків зберігання справ.
228. Номенклатура справ призначена для встановлення в Міністерстві єдиного порядку формування справ, забезпечення їх обліку, оперативного пошуку документів за їх змістом і видом, визначення строків зберігання справ і є основою для складення описів справ постійного, особового складу та тривалого (понад 10 років) зберігання, а також для обліку справ тимчасового (до 10 років включно) зберігання.
229. У Міністерстві складаються номенклатури справ структурних підрозділів (додаток 17) і зведена номенклатура справ Міністерства (додаток 18).
Номенклатура справ структурного підрозділу розробляється посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на підставі документів з усіх питань його діяльності із залученням фахівців, які працюють в підрозділі.
Зведена номенклатура справ складається службою діловодства на основі номенклатур справ структурних підрозділів.
Методична допомога у складенні номенклатур справ надається архівом Міністерства та Центральним Державним архівом вищих органів влади України (далі – ЦДАВО України).
230. Зведена номенклатура справ Міністерства схвалюється комісією Міністерства з проведення експертизи цінності документів (далі – експертна комісія) та погоджується експертно-перевірною комісією (далі – ЕПК) ЦДАВО України один раз на п’ять років або невідкладно у разі зміни форми власності, структури, функцій та характеру роботи Міністерства, після чого затверджується Міністром.
231. Зведена номенклатура справ Міністерства складається у чотирьох примірниках, на кожному з яких повинен бути заповнений гриф погодження з ЕПК ЦДАВО України. Перший (недоторканний) примірник зведеної номенклатури справ зберігається у службі діловодства, другий – використовується службою діловодства як робочий, третій – передається до архіву Міністерства для здійснення контролю за формуванням справ у структурних підрозділах, четвертий – надсилається до ЦДАВО України.
Структурні підрозділи Міністерства отримують витяги з відповідних розділів затвердженої зведеної номенклатури справ для використання у роботі.
232. Зведена номенклатура справ Міністерства щороку (не пізніше грудня) уточнюється та вводиться в дію з першого січня наступного календарного року.
233. До номенклатури справ включаються назви справ, що формуються та відображають усі ділянки роботи, яка документується в Міністерстві, зокрема справи постійних та тимчасово діючих рад, комісій, комітетів тощо. До номенклатури справ вносяться також назви справ, що ведуться в електронній формі.
234. Графи номенклатури справ заповнюються таким чином.
У графі 1 проставляється індекс кожної справи. Індекс справи структурного підрозділу складається з індексу структурного підрозділу Міністерства (за штатним розписом або класифікатором структурних підрозділів) та порядкового номера справи в межах підрозділу. Наприклад: 2810-07, де 2810 – індекс самостійного відділу, 07 – порядковий номер справи, або 3710-18, де 37 – індекс департаменту, 10 – індекс відділу у складі департаменту, 18 – порядковий номер справи.
За наявності у справі томів (частин) індекс ставиться на кожному томі, наприклад: т. 1, т. 2 тощо.
У графу 2 включаються заголовки справ (томів, частин).
Заголовок справи повинен чітко у стислій узагальненій формі відображати склад і зміст документів справи.
Не дозволяється вживання в заголовках справ неконкретних формулювань (“різні матеріали”, “загальне листування”, “вхідна кореспонденція”, “вихідна кореспонденція” тощо), а також вставних слів і складних синтаксичних зворотів.
Під час формулювання заголовків справ враховуються такі ознаки формування справ, як номінальна, авторська, кореспондентська, предметно-питальна, хронологічна, географічна. Документи формуються у справи на основі окремої ознаки або сполучення ознак.
Заголовок справи складається з елементів, що розміщуються у такій послідовності: назва виду справи (листування, журнал, книга тощо) чи виду документів у справі (накази, протоколи, акти тощо); автор документів (найменування Міністерства, структурного підрозділу); кореспондент або адресат (найменування установи, до якої адресовані або від якої надійшли документи); короткий зміст документів справи (питання, з якого формується справа); назва регіону (території), з якою пов’язаний зміст документа; дата (період), до якої належать документи справи; вказівки на наявність копій документів у справі (у разі потреби).
У заголовках особових (персональних) та інших справ, що містять документи з одного питання, пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “справа”, наприклад: “Особова справа”, “Персональна справа”.
У заголовках справ, що містять документи з одного питання, не пов’язані послідовністю ведення процедур діловодства, вживається термін “документи”, а після нього в дужках зазначаються основні види документів справи, наприклад: “Документи (плани, анкети, довідки) про проведення огляду стану діловодства та архівної справи у вищих навчальних закладах”.
Термін “документи” вживається також у заголовках справ, що містять документи-додатки до будь-якого нормативно-правового акта або розпорядчого документа Міністерства.
У заголовках справ, призначених для групування документів одного виду, зазначається вид документа у множині та автор документів, наприклад: “Протоколи засідань колегії Мінагрополітики України”.
У заголовках справ, що містять листування, зазначаються кореспондент і короткий зміст документів, наприклад: “Листування з Міністерством фінансів про затвердження і зміну штатного розпису”.
У заголовках справ, що містять листування з кореспондентами, однорідними за характером діяльності, такі кореспонденти не перелічуються, а зазначається їх узагальнене найменування, наприклад: “Листування з органами місцевого самоврядування з питань забезпечення соціального захисту населення”.
У заголовках справ, що містять листування з різними кореспондентами, такі кореспонденти не зазначаються, наприклад:
“Листування про організацію семінару з підвищення кваліфікації працівників кадрових служб”.
У заголовках справ, що містять планово-звітну документацію, зазначається період (місяць, квартал, півріччя, рік), в якому планується створення документів, або період їх фактичного виконання, наприклад:
“1. План основних організаційних заходів Міністерства аграрної політики та продовольства України на 2012 рік.
2. Звіт про використання бюджетних коштів Міністерством аграрної політики та продовольства України за 2011 рік”.
Якщо справа складається з кількох томів або частин, формулюється загальний заголовок справи, а потім у разі потреби – заголовок кожної справи.
Під час розміщення заголовків справ у номенклатурі враховується важливість документів, включених до справи, їх взаємозв’язок. На початку розміщуються заголовки справ щодо документів, які надійшли від органів вищого рівня, далі – щодо організаційно – розпорядчої документації, планово – звітної документації, листування, обліково-довідкових видів документів. У кожній з цих груп документи також розміщуються з урахуванням важливості та строків зберігання.
Графа 3 номенклатури заповнюється наприкінці календарного року.
У графі 4 номенклатури зазначаються строки зберігання справ, номери статей за переліком документів із строками зберігання.
У графі 5 “Відмітка” робляться позначки про перехідні справи; про справи, що ведуться в електронній формі; про посадових осіб, відповідальних за формування справ; про передачу справ до архіву Міністерства чи інших установ для їх продовження тощо.
235. Наприкінці року номенклатура справ закривається з підсумковим записом про їх кількість.
Формування справ
236. Формування справ – це групування виконаних документів у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ.
237. Справи формуються у Міністерстві децентралізовано, тобто в структурних підрозділах.
238. Під час формування справ слід дотримуватися таких загальних правил: вміщувати у справи тільки виконані документи відповідно до заголовків справ в номенклатурі; групувати у справи документи, виконані протягом одного календарного року, за винятком перехідних справ (ведуться протягом кількох років), особових справ; вміщувати у справи лише оригінали або у разі їх відсутності засвідчені в установленому порядку копії документів; не допускати включення до справ чорнових, особистих документів, розмножених копій та документів, що підлягають поверненню; окремо групувати у справи документи постійного і тимчасового зберігання; за обсягом справа не повинна перевищувати 250 аркушів (не більше 3 см).
239. Документи групуються у справи в хронологічному та/або логічному порядку.
240. Положення, правила, інструкції тощо, затверджені розпорядчими документами, групуються разом із зазначеними документами.
241. Накази з питань основної діяльності Міністерства, з кадрових питань (особового складу) групуються у різні справи. Накази з кадрових питань (особового складу) групуються відповідно до їх видів та строків зберігання.
242. Документи засідань колегіальних органів групуються у дві справи:
протоколи і документи до них (доповіді, довідки, проекти рішень тощо);
документи з організації засідань (порядок денний, макет розміщення, список запрошених тощо).
243. Протоколи засідань колегіальних органів групуються у справи в хронологічному порядку і за номерами. Документи до засідань зазначених органів систематизуються за датами та номерами протоколів, а в межах групи документів, що стосуються одного протоколу, – за порядком денним засідання.
244. Доручення органів вищого рівня і документи, пов’язані з їх виконанням, групуються у справи за напрямами діяльності Міністерства або за авторами ініціативних документів. Документи у невеликій кількості групуються в одну справу. У справі документи систематизуються за датами доручень.
245. Затверджені плани, звіти, кошториси групуються у справи окремо від проектів цих документів.
246. Листування групується за змістом та кореспондентською ознакою і систематизується в хронологічному порядку: документ-відповідь розміщується за документом-запитом.
247. Особові справи державних службовців формуються відповідно до Порядку ведення особових справ державних службовців в органах виконавчої влади, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25 травня 1998 р. N 731.
248. Розрахунково-платіжні відомості (особові рахунки) працівників Міністерства систематизуються в межах року за прізвищами в алфавітному порядку, а відомості на виплату з грошей (відомості нарахування заробітної плати) повинні бути сформовані щомісяця в межах року. Це стосується і персоніфікацій працівників Міністерства.
249. Методичне керівництво і контроль за формуванням справ в Міністерстві та його структурних підрозділах здійснюється службою діловодства та архівом Міністерства.
Зберігання документів у Міністерстві
250. Документи з часу створення (надходження) і до передачі до архіву Міністерства зберігаються за місцем їх формування.
Керівники структурних підрозділів Міністерства і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечувати зберігання документів і справ.
251. У робочих кімнатах справи повинні зберігатися у вертикальному положенні в шафах. Для підвищення оперативності розшуку документів справи повинні розміщуватись відповідно до номенклатури справ. На корінцях обкладинок справ зазначаються індекси за номенклатурою.
252. Магнітні стрічки та цифрові носії інформації з фонограмами засідань колегіального органу зберігаються у його секретаря. На стрічці і коробці робиться відмітка про дату засідання і час запису. Секретар колегіального органу відповідає за їх зберігання.
253. Видача справ для тимчасового користування працівникам структурних підрозділів здійснюється на спеціально відведеному робочому місці абонента у читальному залі за письмовою заявкою з обґрунтуванням такої необхідності (наприклад: видача працівникам відділу кадрів особових справ для уточнення записів у трудовій книжці громадянина; або видача працівникам відділу бухгалтерського обліку, звітності та господарського забезпечення особових рахунків для оформлення бухгалтерських довідок і т. д.)
254. Вилучення документів із справи постійного зберігання забороняється.
V. Порядок підготовки справ до передачі для архівного зберігання
Експертиза цінності документів
255. Проведення експертизи цінності документів полягає у всебічному їх вивченні з метою внесення до Національного архівного фонду або вилучення з нього та встановлення строків зберігання документів, що не підлягають внесенню до Національного архівного фонду (далі – НАФ).
256. Для організації та проведення експертизи цінності документів в Міністерстві утворюється постійна діюча експертна комісія.
257. Експертиза цінності документів проводиться щороку в структурних підрозділах Міністерства безпосередньо особами, відповідальними за організацію діловодства в цих підрозділах, разом з експертною комісією під методичним керівництвом служби діловодства та архіву Міністерства.
258. Під час проведення експертизи цінності документів здійснюється відбір документів постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання для передачі до архіву Міністерства, вилучення для знищення документів і справ за минулі роки не внесених до НАФ, строки зберігання яких закінчилися.
Вилучення документів для знищення без проведення попередньої експертизи їх цінності забороняється.
259. Відповідальними за діловодство у структурних підрозділах здійснюється відбір документів постійного зберігання на підставі типових та відомчих (галузевих) переліків документів із строками зберігання, зведеної номенклатури справ Міністерства шляхом перегляду та нумерації (олівцем) кожного аркуша справи. Забороняється відбір документів для подальшого зберігання або знищення на підставі заголовків справ в описі або в номенклатурі справ.
260. За результатами експертизи цінності документів у Міністерстві складаються описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), акт про вилучення для знищення документів (додаток 19), не внесених до Національного архівного фонду.
261. Зведені описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) та акт про вилучення для знищення документів, не віднесених до Національного архівного фонду, розглядаються експертною комісією Міністерства одночасно за період, за який здійснюється упорядкування. Такі акти разом з описами справ постійного зберігання та з кадрових питань (особового складу) подаються в установленому порядку на розгляд ЕПК ЦДАВО України. Погоджені акти затверджуються Міністром, тільки після цього Міністерство має право знищити документи.
262. Акт про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду, складається, як правило, на справи всього Міністерства. Якщо в акті зазначено справи кількох структурних підрозділів, їх найменування зазначаються перед групою заголовків справ цього підрозділу. Після затвердження акта про виділення документів для знищення зазначені документи здаються працівниками діловодної служби, за згодою архіву, господарській службі або підприємствам із заготівлі вторинної сировини.
Складення описів справ
263. Опис справ – архівний довідник, призначений для обліку та розкриття змісту одиниць зберігання, одиниць обліку, закріплення їх систематизації у межах архівного фонду.
264. Описи справ укладаються окремо на справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу).
На справи тимчасового (до 10 років) зберігання описи не складаються. У разі ліквідації чи реорганізації Міністерства такі описи складаються обов’язково, чи акти про передачу документів в архів іншої установи.
265. Описи справ структурного підрозділу Міністерства складаються щороку за встановленою формою (додаток 20) посадовою особою, відповідальною за діловодство у структурному підрозділі, на основі цієї Інструкції та методичної допомоги архіву Міністерства.
266. Номер опису справ структурного підрозділу Міністерства повинен складатися з цифрового позначення структурного підрозділу за номенклатурою справ з додаванням початкової літери назви категорії документів, що включаються до опису, та чотирьох цифр року, в якому розпочато справи, включені до опису.
Наприклад, описи справ постійного, тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу) структурного підрозділу N 5, що обліковуються за номенклатурою справ і розпочаті у 2011 році, матимуть такі номери: 5П-2011; 5Т-2011; 5ОС-2011.
267. Під час складання описів справ слід дотримуватися таких вимог: кожна справа вноситься до опису під самостійним порядковим номером (якщо справа має кілька томів або частин, кожний том або частина вносяться до опису під окремим номером); графи опису оформлюються відповідно до відомостей, зазначених на обкладинці (титульному аркуші) справи; у разі внесення до опису кількох справ підряд з однаковим заголовком зазначається повністю лише заголовок першої справи, а всі інші однорідні справи позначаються словами “те саме”, при цьому інші відомості про справи вносяться до опису повністю (на кожному новому аркуші опису заголовок відтворюється повністю); графа опису “Примітка” використовується для відміток про особливості фізичного стану справ.
268. Описи справ ведуться протягом кількох років з використанням єдиної наскрізної нумерації. Справи кожного року становлять річний розділ опису.
269. У кінці опису робиться підсумковий запис із зазначенням кількості (цифрами і словами) справ, що обліковуються за описом, перший і останній номери справ за описом, а також обумовлюються особливості нумерації справ в описі (літерні та пропущені номери справ). У річний розділ опису справ вносяться також справи, не завершені протягом календарного року. У таких випадках у кінці річних розділів опису кожного наступного року, протягом якого справи продовжувались в діловодстві, зазначається: “Документи з цього питання див. також у розділі за ____ рік, N _____”.
270. Опис справ структурного підрозділу Міністерства підписується укладачем із зазначенням його посади, погоджується з керівником служби діловодства і затверджується керівником структурного підрозділу. До затвердження опис розглядається та схвалюється експертною комісією структурного підрозділу.
271. Опис справ структурного підрозділу Міністерства складається у двох примірниках, один з яких передається разом із справами до архіву Міністерства, а інший – залишається як контрольний примірник у структурному підрозділі.
272. На основі описів справ структурних підрозділів архів Міністерства готує зведені описи справ постійного (додаток 21) та тривалого (понад 10 років) зберігання (додаток 22), з особового складу (додаток 23).
273. Зведений опис справ постійного зберігання складається у чотирьох примірниках, які після схвалення експертною комісією Міністерства в установленому порядку подаються для схвалення ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Міністром. Один примірник затвердженого опису подається до ЦДАВО України.
274. Зведені описи справ тривалого (понад 10 років) зберігання складаються у двох примірниках, схвалюються експертною комісією Міністерства і затверджуються Міністром.
275. Зведені описи справ з кадрових питань (особового складу) складаються у трьох примірниках, підписуються укладачем, схвалюються експертною комісією Міністерства, погоджуються з ЕПК ЦДАВО України, після чого затверджуються Міністром. Один примірник зведеного опису подається державному архіву.
276. Відповідальні за діловодство у структурних підрозділах через два роки після завершення справ у діловодстві зобов’язані описувати документи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу), через два роки здавати їх у архів Міністерства та передавати документи постійного зберігання відповідно до затверджених описів справ до ЦДАВО України в установлені законодавством строки.
Оформлення справ
277. Оформлення справи постійного і тривалого (понад 10 років) зберігання у структурному підрозділі передбачає:
чітку нумерацію аркушів у справі (олівцем у верхньому правому кутку);
складення (у разі потреби) внутрішнього опису документів справи;
наявність засвідчувального напису справи про кількість аркушів і про особливості фізичного стану та формування справи;
підшивання або оправлення справи в обкладинку з твердого картону (швидкозшивач);
оформлення обкладинки (титульного аркуша) справи (додатки 24, 25).
278. Документи тимчасового зберігання формуються та підшиваються у справи без нумерації.
279. Справи з грифом “Для службового користування”, особові та окремі групи справ постійного зберігання, назви яких не повністю розкривають зміст (справи, що містять постанови, розпорядження, накази, рішення тощо), повинні мати розміщений на початку справи внутрішній опис документів у справі. Необхідність складення внутрішнього опису документів деяких справ визначається цією Інструкцією.
280. Після закінчення діловодного року до написів на обкладинках справ постійного і тривалого зберігання вносяться необхідні уточнення, перевіряється відповідність заголовків справ на обкладинці змісту підшитих документів, вносяться у разі потреби до заголовка справи додаткові відомості (проставляються номери наказів, протоколів, зазначаються види і форми звітності тощо).
281. Дата на обкладинці справи повинна відповідати року початку і закінчення справи; у справі, що має документи за більш ранні роки, ніж рік утворення справи, під датою робиться напис: “є документи за … роки”.
282. На обкладинках справ, що складаються з кількох томів (частин), проставляються дати першого і останнього документів кожного тому (частини). У разі зазначення точної календарної дати проставляється число, місяць і рік. Число і рік позначаються арабськими цифрами, місяць пишеться словом.
283. На обкладинці справи проставляється номер справи за зведеним описом і за погодженням з архівом Міністерства – номер опису і фонду.
284. У разі зміни найменування Міністерства (його структурних підрозділів) протягом періоду, який охоплюють документи справи, в описах та на обкладинках справ зазначається нове найменування Міністерства (структурного підрозділу), а попереднє – береться в дужки з приміткою за номенклатурою.
Передача справ до архіву Міністерства
285. Упорядковані справи постійного та тривалого (понад 10 років) зберігання, з кадрових питань (особового складу) передаються архіву Міністерства для подальшого зберігання та користування в установленому порядку.
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання, що знаходяться у структурних підрозділах, не можуть знищуватися без проведення експертизи їх цінності, яка здійснюється експертною комісією структурного підрозділу, про що складається відповідний акт. Знищення документів проводиться при упорядкуванні відповідного періоду загальним актом по всьому Міністерству. Після цього справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання можуть передаватися до архіву Міністерства за рішенням керівництва.
286. Якщо окремі справи необхідні для поточної роботи, архів Міністерства оформляє видачу справ у тимчасове користування у читальному залі (додаток 26). При роботі з оригіналами документів забороняється користуватися ручкою, виписки робляться олівцем на окремому аркуші, або способом ксерокопіювання.
287. Керівники структурних підрозділів в межах наданих їм прав: забезпечують дотримання працівниками підрозділу вимог щодо складання, оформлення документів і організації діловодних процесів до моменту передачі в архів Міністерства згідно з вимогами цієї Інструкції; ознайомлюють новоприйнятих працівників з цією Інструкцією; покладають на період відсутності працівника, відповідального за діловодство (відпустка, хвороба та інше), ведення цієї роботи на спеціально виділену для цього посадову особу; при звільненні або переході на іншу роботу працівника, відповідального за діловодство, організовують передачу справ, документів і реєстраційно-контрольних карток за актом новопризначеному на цю роботу працівникові. Діловодна служба: надає структурним підрозділам Міністерства допомогу при складанні документів та формуванні їх у справи; здійснює перевірку стану діловодства та має право вимагати усунення виявлених недоліків. Архів Міністерства: контролює правильність оформлення документів у справи при здачі в архів та в разі порушення встановлених вимог повертає їх на доопрацювання; надає структурним підрозділам консультації з питань архівної справи з метою дотримання єдиного порядку її ведення в центральному апараті Міністерства, відповідно до чинного законодавства та цієї Інструкції.
Приймання справ здійснюється працівником архіву Міністерства в присутності працівника структурного підрозділу, відповідального за діловодство, який передає упорядковані та оформлені справи, зв’язані належним чином за затвердженим описом.
288. Справи постійного, особового складу та тривалого (понад 10 років) зберігання передаються до архіву Міністерства за описами зразка, встановленого Укрдержархівом (Державною архівною службою України).
У кінці кожного примірника затвердженого опису працівник архіву розписується у прийнятті справ з обов’язковим зазначенням кількості (цифрами і словами) переданих справ і проставляє дату, після чого підписує керівник архіву.
Один примірник опису повертається структурному підрозділу, всі інші – залишаються в архіві Міністерства.
289. Справи, що передаються до архіву Міністерства, повинні бути підшиті та пронумеровані належним чином.
290. У разі ліквідації або реорганізації структурного підрозділу відповідальний за діловодство у структурному підрозділі в період проведення ліквідаційних заходів формує всі документи у справи, оформлює справи і передає їх до архіву Міністерства. Передача справ здійснюється за описами справ і номенклатурою.
Працівники архіву Міністерства зобов’язані забезпечувати зберігання прийнятих архівних документів та передачу документів, що належать до Національного архівного фонду, після закінчення встановлених граничних строків їх зберігання в архіві Міністерства для постійного зберігання до ЦДАВО України.
| Директор | С. В. Кадигроб |
| СХВАЛЕНО | ПОГОДЖЕНО |
| Додаток 1 |
ТЕРМІНИ ТА ВИЗНАЧЕННЯ ПОНЯТЬ
1. СКЛАД РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
1.1. Готуючи та оформлюючи документи, використовують такі реквізити:
01 – зображення Державного Герба України, герба Автономної Республіки Крим
02 – зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)
03 – зображення нагород
04 – код організації
05 – код форми документа
06 – назва організації вищого рівня
07 – назва організації
08 – назва структурного підрозділу організації
09 – довідкові дані про організацію
10 – назва виду документа
11 – дата документа
12 – реєстраційний індекс документа
13 – посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь
14 – місце складення або видання документа
15 – гриф обмеження доступу до документа
16 – адресат
17 – гриф затвердження документа
18 – резолюція
19 – заголовок до тексту документа
20 – відмітка про контроль
21 – текст документа
22 – відмітка про наявність додатків
23 – підпис
24 – гриф погодження документа
25 – візи документа
26 – відбиток печатки
27 – відмітка про засвідчення копії
28 – прізвище виконавця і номер його телефону
29 – відмітка про виконання документа і направлення його до справи
30 – відмітка про наявність документа в електронній формі
31 – відмітка про надходження документа до організації
32 – запис про державну реєстрацію
1.2. Схеми розташування реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового і поздовжнього бланка подано в додатку А.
1.3. Виготовляючи бланки документів, використовують такі реквізити: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 07, 08, 09, 10, а також можливі відмітки для розташування реквізитів: 11, 12, 13, 14, 16, 19, 20, 21. Приклади наведено в додатку Б. У разі застосування трафаретних текстів документів використовують реквізит 21.
1.4. Документи, що їх складають в організації, повинні мати такі обов’язкові реквізити: назва організації (07), назва виду документа (10) (не зазначають на листах), дата (1’І), реєстраційний індекс документа (12), заголовок до тексту документа (19), текст документа (21), підпис (23). Оформлюючи різні види документів відповідно до нормативних документів, крім зазначених обов’язкових реквізитів, використовують такі: 01, 02, 03, 04, 05, 06, 08, 09, 13, 14, 15, 16, 17, 18, 22, 24, 25, 26, 27, 28, 29, 30, 31, 32. Приклади наведено в додатку В.
1.5. У документах, що їх оформлюють на двох і більше сторінках, реквізити 22 – 28 проставляють після тексту (21), а 29 – 31 – на нижньому березі першої сторінки документа.
| Додаток А (обов’язковий) |
СХЕМИ РОЗТАШОВАНОСТІ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
Рисунок А.1 – Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 кутового бланка
Рисунок А.2 – Розташованість реквізитів і меж зон на форматі А4 поздовжнього бланка
| Додаток 2 |
ВИМОГИ
до оформлення документів, що виготовляються за допомогою друкувальних засобів
1. Для друкування текстів службових документів використовується гарнітура Times New Roman, шрифт розміром 12 – 14 друкарських пунктів. Дозволяється використовувати шрифт розміром 8 – 12 друкарських пунктів для друкування реквізиту “Прізвище виконавця і номер його телефону”, виносок, пояснювальних написів до окремих елементів тексту документа або його реквізитів тощо.
Під час друкування заголовків дозволяється використовувати напівжирний шрифт (прямий або курсив).
2. Текст документів на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) рекомендовано друкувати через 1 – 1,5 міжрядкового інтервалу, а формату А5 (148 х 210 міліметрів) – через 1 міжрядковий інтервал.
Текст документа, що подається для державної реєстрації до Мін’юсту, друкується на папері формату А4 (210 х 297 міліметрів) з використанням гарнітури Times New Roman та шрифту розміром 14 друкарських пунктів, через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа (крім тексту), які складаються з кількох рядків, друкуються через 1 міжрядковий інтервал. Складові частини реквізитів “Адресат”, “Гриф затвердження”, “Гриф погодження” відокремлюються один від одного через 1,5 міжрядкового інтервалу.
Реквізити документа відокремлюються один від одного через 1,5 – 3 міжрядкових інтервали.
3. Назва виду документа друкується великими літерами.
4. Розшифрування підпису в реквізиті “Підпис” друкується на рівні останнього рядка назви посади.
5. Максимальна довжина рядка багаторядкових реквізитів (крім реквізиту тексту) – 73 міліметри (28 друкованих знаків).
Якщо заголовок до тексту перевищує 150 знаків (5 рядків), його дозволяється продовжувати до межі правого поля. Крапка в кінці заголовка не ставиться.
6. Під час оформлення документів слід дотримуватися таких відступів від межі лівого поля документа:
12,5 міліметра – для абзаців у тексті;
92 міліметри – для реквізиту “Адресат”;
104 міліметри – для реквізитів “Гриф затвердження” та “Гриф обмеження доступу до документа”;
125 міліметрів – для розшифрування підпису в реквізиті “Підпис”.
7. Не робиться відступ від межі лівого поля для реквізитів “Дата документа”, “Заголовок до тексту документа”, “Текст” (без абзаців), “Відмітка про наявність додатків”, “Прізвище виконавця і номер його телефону”, “Відмітка про виконання документа і надсилання його до справи”, найменування посади у реквізитах “Підпис” та “Гриф погодження”, засвідчувального напису “Згідно з оригіналом”, а також слів “СЛУХАЛИ”, “ВИСТУПИЛИ”, “ВИРІШИЛИ”, “УХВАЛИЛИ”, “НАКАЗУЮ”, “ЗОБОВ’ЯЗУЮ”.
8. За наявності кількох грифів затвердження і погодження вони розміщуються на одному рівні вертикальними рядками. Перший гриф – від межі лівого поля; другий – через 104 міліметри від межі лівого поля.
9. Якщо в тексті документа міститься посилання на додатки або на документ, що став підставою для його видання, слова “Додаток” і “Підстава” друкуються від межі лівого поля, а текст до них – через 1 міжрядковий інтервал.
10. Під час оформлення документів на двох і більше сторінках друга та наступні сторінки повинні бути пронумеровані.
Номери сторінок ставляться посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами без зазначення слова “сторінка” та розділових знаків. Перша сторінка не нумерується.
11. Тексти документів постійного зберігання друкуються на одному боці аркуша. Документи із строком зберігання до 5 років можна друкувати на лицьовому і зворотному боці аркуша.
| Додаток 3 |
| МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ Мінагрополітики України вул. Хрещатик, 24, м. Київ, 01001 тел. 226-25-39, факс 278-76-02 web: www.minagro.gov.ua код ЄДРПОУ 37471967 |
| MINISTRY |
| ______________________________________________________________________________________ | ||
| ____________ N ___________________ |
| На N ______ від ____________ |
| Додаток 4 |
МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ
УКРАЇНСЬКИЙ НАУКОВО-ДОСЛІДНИЙ ІНСТИТУТ
ПРОДУКТИВНОСТІ АГРОПРОМИСЛОВОГО КОМПЛЕКСУ
(УКРАГРОПРОМПРОДУКТИВНІСТЬ)
пл. Солом’янська, 2, м. Київ, 03035, тел. 244-08-08, факс 244-07-80
E-mail: main@uapp.kiev.ua
_______________________________________________________________________________________
| ____________ N ___________________ | На N ______ від ____________ |
|
| |
| |
|
| Додаток 5 |
МІНІСТЕРСТВО АГРАРНОЇ ПОЛІТИКИ ТА ПРОДОВОЛЬСТВА УКРАЇНИ
НАКАЗ
| ___________________ | Київ | N ______________ |
 |
| Додаток 6 до Інструкції (пункт 38) |
ПЕРЕЛІК
документів, що затверджуються з проставлянням грифа затвердження
1. Акти (готовності об’єкта до експлуатації; списання; інвентаризації; експертизи; вилучення справ для знищення; передачі справ; ліквідації установ тощо).
2. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; на проведення науково-дослідних, проектно-конструкторських і технологічних робіт; технічні тощо).
3. Звіти (про основну діяльність; відрядження; науково-дослідні роботи тощо).
4. Кошториси витрат (на утримання апарату управління, будинків, приміщень, споруд; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на капітальне будівництво тощо).
5. Номенклатури справ.
6. Нормативи (витрачання сировини, матеріалів, електроенергії; технологічного проектування; чисельності працівників тощо).
7. Описи справ.
8. Переліки (посад працівників з ненормованим робочим днем; типових, відомчих (галузевих) документів із строками зберігання тощо).
9. Плани (виробничі; будівельно-монтажних, проектно-розвідувальних, науково-дослідних робіт; впровадження нової техніки; кооперованих поставок продукції; розподілу продукції за встановленою номенклатурою; отримання прибутків житлово-комунальним господарством від капітального ремонту; роботи колегії, науково-технічної ради, наукової ради тощо).
10. Посадові інструкції.
11. Програми (фінансово-економічні; проведення робіт і заходів; відряджень тощо).
12. Протоколи засідань колегіальних органів (за потреби).
13. Розцінки на виконання робіт.
14. Статути (положення) установ.
15. Структура установи.
16. Форми уніфікованих документів.
17. Штатні розписи.
| Додаток 7 |
ПЕРЕЛІК
документів, підписи на яких скріплюються гербовою печаткою
1. Акти (виконання робіт, списання, експертизи, фінансових перевірок; вилучення справ для знищення; передачі справ тощо).
2. Аркуші погодження проектів нормативно-правових актів.
3. Висновки і відгуки установ на дисертації та автореферати, що надсилаються до Вищої атестаційної комісії України.
4. Довідки (лімітні; про виплату страхових сум; використання бюджетних асигнувань на зарплату; про нараховану зарплату тощо).
5. Договори (про матеріальну відповідальність, науково-технічне співробітництво, підряди, оренду приміщень; про виконання робіт тощо).
6. Документи (довідки, посвідчення тощо), що засвідчують права громадян і юридичних осіб.
7. Доручення на одержання товарно-матеріальних цінностей, бюджетні, банківські, пенсійні, платіжні.
8. Завдання (на проектування об’єктів, технічних споруд, капітальне будівництво; технічні тощо).
9. Заяви (на акредитив; про відмову від акцепту тощо).
10. Заявки (на обладнання, винаходи тощо).
11. Зразки відбитків печаток і підписів працівників, які мають право здійснювати фінансово-господарські операції.
12. Кошторис витрат (на утримання апарату управління; на підготовку та освоєння виробництва нових виробів; на калькуляцію за договором; на капітальне будівництво тощо).
13. Листи гарантійні (на виконання робіт, надання послуг тощо).
14. Номенклатури справ.
15. Описи справ.
16. Подання і клопотання (про нагородження орденами і медалями; про преміювання).
17. Протоколи (погодження планів поставок).
18. Реєстри (чеків, бюджетних доручень).
19. Специфікації (виробів, продукції тощо).
20. Спільні документи, підготовлені від імені двох і більше установ.
21. Статути установ.
22. Титульні списки.
23. Трудові книжки.
24. Штатні розписи.
| Додаток 8 |
ЖУРНАЛ
реєстрації посвідчень про відрядження
| N з/п | Прізвище, ініціали | Місце роботи та посада | Місце відрядження | Дата і номер наказу | Дата вибуття у відрядження | Дата прибуття з відрядження |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| Додаток 9 |
ЗВІТ*
про обсяг документообігу
за ___ ____________ 20__ р.
| Документи | Кількість документів | ||
| оригінали | копії | усього | |
| Вхідні |
|
|
|
| Вихідні |
|
|
|
| Внутрішні |
|
|
|
| Усього |
|
|
|
| Керівник | ________ | __________________________________ |
| ___ ____________ 20__ р. | ||
____________
* У разі потреби звіт може доповнюватися додатковими графами.
| Додаток 10 |
ПЕРЕЛІК
документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства*
1. Графіки, наряди, заявки, рознарядки.
2. Зведення та інформація, надіслані до відома.
3. Навчальні плани, програми (копії).
4. Рекламні повідомлення, плакати, програми нарад, конференцій тощо.
5. Прейскуранти (копії).
6. Норми витрати матеріалів.
7. Вітальні листи і запрошення.
8. Друковані видання (книги, журнали, бюлетені).
9. Наукові звіти за темами.
10. Місячні, квартальні, піврічні звіти.
11. Форми статистичної звітності.
12. Договори.
13. Тендерні пропозиції.
____________
* Документи, зазначені у пунктах 1, 3, 8 – 13, підлягають спеціальному обліку у відповідних структурних підрозділах Міністерства (бухгалтерській службі, кадровій службі, бібліотеці, службі науково-технічної інформації, секторі тендерних процедур).
| Додаток 11 |
ЖУРНАЛ
реєстрації вхідних документів*
| Дата надходження та індекс документа | Кореспондент, дата та індекс одержаного документа | Короткий зміст | Резолюція або відповідальний виконавець | Підпис особи, яка отримала документ | Відмітка про виконання документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
| Додаток 12 |
ЖУРНАЛ
реєстрації документів, створених Міністерством*
| Дата та індекс документа | Кореспондент | Короткий зміст | Відмітка про виконання документа |
| 1 | 2 | 3 | 4 |
____________
* У разі потреби журнал може доповнюватись додатковими графами.
| Додаток 13 |
РЕЄСТРАЦІЙНО-КОНТРОЛЬНА КАРТКА
Мінагрополітики України
| Реєстраційно-контрольна картка група дата надходження вхідний номер дата документа індекс документа код виду документа вид документа код кореспондента кореспондент резолюція кореспондента: КОРОТКИЙ ЗМІСТ ДОКУМЕНТА пошук текст: |
| РОЗГЛЯД ДОКУМЕНТА КЕРІВНИЦТВОМ МІНАГРОПОЛІТИКИ УКРАЇНИ код керівника дата отримання дата повернення |
| ЗАКРИТТЯ ВХІДНОГО ДОКУМЕНТА хто візував: код прізвище хто візував: код прізвище |
| Додаток 14 |
ПЕРЕЛІК
обов’язкових реквізитів для заповнення машиноорієнтованої реєстраційно-контрольної картки (РКК)
| Реквізити | Пояснення до заповнення |
| Назва виду документа | заповнюється відповідно до назви документа, що реєструється |
| Автор (кореспондент) | під час реєстрації документа, що надійшов, записується найменування установи (особи) – автора документа. Під час реєстрації документа, що відправляється, записується найменування установи (особи) – кореспондента. Допускається застосування скороченого найменування установи |
| Дата документа | дата, надана документу установою-автором, переноситься на РКК трьома парами арабських цифр (число, місяць, рік) |
| Індекс документа | індекс, наданий документу установою-автором, переноситься на РКК з документа, що надійшов або відправляється |
| Дата надходження | дата надходження документа в установу переноситься на РКК з реєстраційного штампа трьома парами арабських цифр |
| Індекс надходження | індекс, наданий документу установою-одержувачем, переноситься під час реєстрації надходження на РКК з реєстраційного штампа. Після виконання документа доповнюється номером справи за номенклатурою справ або іншими індексами |
| Заголовок документа або короткий зміст | переноситься заголовок, сформульований на документі. |
| Резолюція | переноситься на РКК з документа основний зміст доручення, прізвище автора і дата резолюції |
| Відповідальний виконавець | прізвище, ініціали відповідального виконавця переносяться з резолюції, можливе зазначення номера телефону |
| Термін виконання | проставляється число, місяць, рік – трьома парами арабських цифр. Під час реєстрації ініціативного документа, що відправляється, записується очікувана дата отримання відповіді |
| Відмітка про виконання | індекс і дата документа-відповіді, короткий запис вирішення питання по суті, прізвище і номер телефону виконавця |
| Додаток 15 |
СТРОКИ
виконання основних документів
1. Укази, розпорядження і доручення Президента України – у разі коли в акті чи дорученні Президента України строк виконання завдання не визначено, його виконання здійснюється протягом 30 календарних днів з дати набрання чинності цим актом.
2. Запит народного депутата України – не пізніше ніж у п’ятнадцятиденний строк з дня його надходження або в інший установлений Верховною Радою України строк. Запит депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим – у п’ятнадцятиденний строк, депутата місцевої ради – в установлений зазначеною радою строк.
Якщо запит народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) з об’єктивних причин не може бути розглянуто в установлений строк, надсилається відповідно до закону письмове повідомлення суб’єктам внесення запиту.
3. Звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) – протягом не більш як 10 днів з дня надходження.
У разі неможливості розгляду звернення народного депутата України (депутата Верховної Ради Автономної Республіки Крим, депутата місцевої ради) в установлений строк йому повідомляють про це офіційним листом із зазначенням причин продовження строку розгляду. Строк розгляду депутатського звернення з урахуванням строку продовження не може перевищувати 30 днів з моменту його надходження.
4. Рішення Кабінету Міністрів України щодо доопрацювання проектів нормативно-правових актів – до 10 днів після розгляду проекту акта на засіданні Кабінету Міністрів України (якщо не встановлено інший строк).
5. Постанови та висновки колегії Рахункової палати – 15 днів з дня реєстрації документа в установі (якщо інший строк не встановлено у документі).
6. Погодження проектів актів Кабінету Міністрів України установами, яким ці проекти надіслано для розгляду, – у строк, установлений їх головними розробниками.
7. Протест прокурора на акт, що суперечить закону, – у десятиденний строк після його надходження. Про наслідки розгляду протесту в той самий строк повідомляється прокурору.
Письмовий припис прокурора про усунення порушень закону – негайно, про що повідомляється прокурору.
Подання прокурора з вимогами усунення порушень закону, причин цих порушень і умов, що їм сприяють, підлягає невідкладному розгляду. Не пізніше ніж у місячний строк слід вжити відповідних заходів до усунення порушень закону, причин та умов, що їх спричиняють, і про наслідки повідомити прокурора.
Постанова прокурора про порушення дисциплінарного провадження або провадження про адміністративне правопорушення – у десятиденний строк після її надходження, якщо інше не встановлено законом.
8. Запит на публічну інформацію від фізичної, юридичної особи, об’єднання громадян без статусу юридичної особи, крім суб’єктів владних повноважень (далі – запитувачі), та надання відповіді на запит на інформацію – не більше п’яти робочих днів від дня надходження запиту.
У разі коли запит на інформацію стосується інформації, необхідної для захисту життя чи свободи особи, про стан довкілля, якість харчових продуктів і предметів побуту, аварії, катастрофи, небезпечні природні явища та інші надзвичайні події, що сталися або можуть статись і загрожують безпеці громадян, відповідь повинна бути надана не пізніше ніж протягом 48 годин з дня надходження запиту.
У разі коли запит стосується великого обсягу інформації або потребує пошуку інформації серед значної кількості даних, розпорядник інформації може продовжити строк розгляду запиту до 20 робочих днів з обґрунтуванням такого продовження. Про продовження строку розпорядник інформації повідомляє запитувачу в письмовій формі не пізніше ніж протягом п’яти робочих днів з дня надходження запиту.
Відстрочення в задоволенні запиту на інформацію допускається в разі, коли запитувана інформація не може бути надана для ознайомлення в передбачені строки у разі настання обставин непереборної сили. Рішення про відстрочення доводиться до відома запитувача у письмовій формі з роз’ясненням порядку оскарження прийнятого рішення.
9. Звернення громадян – не більше одного місяця від дня їх надходження, а ті, які не потребують додаткового вивчення, – невідкладно, але не пізніше 15 днів від дня їх надходження.
Якщо у місячний строк вирішити порушені у зверненні питання неможливо, керівник установи або його заступник встановлюють необхідний строк для його розгляду, про що повідомляють особі, яка подала звернення. При цьому загальний строк вирішення питань, порушених у зверненні, не може перевищувати 45 днів.
10. Листи-доручення і листи-запити установ вищого рівня – до зазначеного в них строку.
11. Телеграми, в яких порушуються питання, що потребують термінового вирішення, – до двох днів, решта – протягом 10 днів.
| Додаток 16 |
ЗВЕДЕННЯ*
про виконання документів, що підлягають індивідуальному контролю, станом на ____________ 20__ р.
| N | Найменування та індекс структурних підрозділів | Документи на контролі | |||||
| усього | надійшло за попередній місяць | з них | |||||
| виконано | виконуються у строк | продовжено строк виконання | прострочено | ||||
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Найменування посади керівника служби діловодства ___ ____________ 20__ р. | ________ | __________________________ |
____________
* У разі потреби зведення може доповнюватися додатковими графами.
| Додаток 17 |
| Мінагрополітики України Найменування структурного підрозділу НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ | ЗАТВЕРДЖУЮ | |
| ______________ N __________ |
| |
| Підпис | Розшифровка підпису | |
| Дата |
| |
______________________________________________________________________________________
(найменування розділу)
| Індекс справи | Заголовок справи | Кількість справ | Строк зберігання справи | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
| Найменування посади керівника структурного підрозділу | Підпис | Ініціали, прізвище | |
|
| Дата |
| |
| СХВАЛЕНО | ПОГОДЖЕНО | ||
| Підпис | Ініціали, прізвище | Підпис | Ініціали, прізвище |
| Дата |
| Дата |
|
| N |
| N |
|
| Підсумковий запис про категорії та кількість справ, заведених у ____ році в структурному підрозділі. | |||
| Найменування посади особи, відповідальної за діловодство у структурному підрозділі | Підпис | Ініціали, прізвище |
| Дата | ||
| Найменування посади особи, | Підпис | Ініціали, прізвище |
| Дата | ||
| Додаток 18 |
| Мінагрополітики України | ЗАТВЕРДЖУЮ | |
| НОМЕНКЛАТУРА СПРАВ | ||
| На ____ рік | Підпис | Розшифровка підпису |
| | ||
| Індекс справи | Заголовок справи | Кількість справ | Строк зберігання справи | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 |
______________________________________________________________________________________
(назва розділу)*
| Найменування посади керівника діловодної служби | Підпис | Ініціали, прізвище |
| Найменування посади керівника | Підпис | Ініціали, прізвище |
| СХВАЛЕНО | ПОГОДЖЕНО | |
| Підсумковий запис про категорії та кількість справ, складених у ____ році у Міністерстві аграрної політики та продовольства України | ||
| Найменування посади керівника | Підпис | Ініціали, прізвище |
| Дата | ||
| Найменування посади особи, | Підпис | Ініціали, прізвище |
| Дата | ||
| ____________ | ||
| Додаток 19 |
| Мінагрополітики України | ЗАТВЕРДЖУЮ | |
| АКТ | Міністр аграрної політики | |
| __________ N ___________ | Підпис | Розшифровка підпису |
| ________________________ | Дата |
|
| Про виділення для знищення | ||
| N з/п | Заголовок справи або груповий заголовок справ | Дата справи або крайні дати справ | Номери описів | Індекс справи | Кількість справ | Строк зберігання справи | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 |
| Разом _________________________________________________ справ за __________________ роки (цифрами і словами) | ||
| Найменування посади особи, | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата |
| |
| ПОГОДЖЕНО Протокол засідання ЕПК ЦДАВО України від ____________ 20__ р. N ______ | СХВАЛЕНО | |
|
Описи справ постійного (тривалого) зберігання за _____ роки схвалено, а з особового складу погоджено з ЕПК ЦДАВО України | ||
| Найменування посади особи, | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата |
|
|
| Найменування посади особи, | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата |
|
|
| Додаток 20 |
Мінагрополітики України
_____________________________________________________________________________________
_____________________________________________________________________________________
(найменування структурного підрозділу)
|
| ЗАТВЕРДЖУЮ |
Опис N ____________
_______________________________________________________________________________________
(назва розділу)
| N з/п | Індекс справи | Заголовок справи | Крайні дати справи | Кількість аркушів у справі | Строк зберігання справи (тому, частини), стаття за переліком* | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| У цей опис включено ___________________________________________ справ з N ____________ до (цифрами і словами) N ____________, у тому числі: літерні номери: ________________________________ пропущені номери: _____________________________ | ||
| Відповідальний за діловодство у | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| Керівник відділу | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| ПОГОДЖЕНО Найменування посади керівника діловодної служби-заступника голови експертної комісії Мінагрополітики України Підпис Розшифровка підпису | СХВАЛЕНО | |
|
| Підпис Розшифровка підпису | |
| Передав_________________________________________________________________________ справ | ||
| Відповідальний за діловодство у | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| Найменування посади | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| Керівник архіву | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
ЗАСВІДЧУВАЛЬНИЙ НАПИС СПРАВИ N _____
(РОЗДІЛУ ОПИСУ)
| У справі (розділі опису) підшито (вкладено) і пронумеровано ___________________________________________________________________________ аркуша (ів), (цифрами і літерами) у тому числі: літерні аркуші ____________________________________________________ пропущені номери аркушів ____________________________________________________+ аркушів внутрішнього опису __________________________________________________________ | ||
| Посада особи, яка склала | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| Додаток 21 |
| Мінагрополітики України | ЗАТВЕРДЖУЮ | |
| Фонд N _________ | Підпис | Розшифровка підпису |
| ОПИС N _______ | Дата | |
| справ постійного зберігання | ||
| N з/п | Індекс справи | Заголовок справи | Дата справи (тому, частини) | Кількість аркушів у справі | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 |
| У цей розділ опису внесено ____________________________________________ справ з N ________ (цифрами і літерами) до N ___________, у тому числі: літерні номери ___________________ пропущені номери ________________ | ||
| Посада особи, | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| Найменування посади | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| Керівник архіву | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| СХВАЛЕНО | ПОГОДЖЕНО | |
| ____________ | ||
| Додаток 22 |
| Мінагрополітики України ФОНД N _________ | ЗАТВЕРДЖУЮ | |
| ОПИС N _________ | Підпис | Розшифровка підпису |
|
| Дата | |
| справ тривалого (понад | ||
| N з/п | Індекс справи | Заголовок справи (тому, частини) | Дата справи | Строк зберігання справи | Кількість аркушів у справі | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| У цей розділ опису внесено ________________________________________________________ справ (цифрами і літерами) з N ________ до N ___________, у тому числі: літерні номери ___________________ пропущені номери ________________ | ||
| Найменування посади | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата |
|
|
| Керівник архіву | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
|
| СХВАЛЕНО | |
| Додаток 23 |
| Мінагрополітики України | ЗАТВЕРДЖУЮ | |
| ФОНД N _________ |
| |
|
| Підпис | Розшифровка підпису |
| ОПИС N ________ | Дата | |
| справ з особового складу | ||
| N з/п | Індекс справи | Заголовок справи | Дата справи | Строк зберігання справи | Кількість аркушів у справі (томі, частині) | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 |
| У цей розділ опису внесено ________________________________________________________ справ (цифрами і літерами) з N ________ до N ___________, у тому числі: літерні номери ___________________ пропущені номери ________________ | ||
| Найменування посади | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата |
|
|
| Керівник архіву | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| СХВАЛЕНО | ПОГОДЖЕНО | |
| ____________ | ||
| Додаток 24 |
| _____________________________________________________________________________________ Міністерство аграрної політики та продовольства України _____________________________________________________________________________________ (назва фонду) Фонд N __________________ ОПИС N _______________ _____________________________________________________________________________________ (назва опису)
|
| Додаток 25 |
| Додаток 26 |
| Міністерство аграрної політики та продовольства України КНИГА ВИДАВАННЯ СПРАВ З АРХІВОСХОВИЩА Почата ___________ Закінчена ____________ Титульний аркуш видавання справ з архівосховища |
| N з/п | Дата видавання | Фонд N | Опис N | Справа N | Крайні дати документів справи | Кому видана | Розпис про отримання | Розпис про повернення, дата | Примітка |
| 1 | 2 | 3 | 4 | 5 | 6 | 7 | 8 | 9 | 10 |
| Разом у _____________ році видано з архівосховища ________________________________________ справ (цифрами і літерами) |
| Керівник архіву | Підпис | Розшифровка підпису |
| Дата | ||
| Додаток 27 |
| Формат А4 (210 х 297) |
____________
