У КЗпП, а також у п. 24 Постанови Пленуму Верховного Суду України «Про практику розгляду судами трудових спорів» визначення прогулу сформульоване як відсутність працівника на роботі більше трьох годин протягом робочого дня.
При цьому для звільнення працівника за п. 4 ст. 40 КЗпП не обов’язково, щоб він був відсутнім на роботі більше трьох годин підряд – важливо лише мати докази, які з достовірністю підтверджують відсутність працівника на роботі більше трьох годин упродовж робочого дня (не має значення безперервно чи сумарно). Але при цьому слід враховувати, що відсутність працівника не на підприємстві, а на робочому місці не може вважатися прогулом – якщо працівник не залишив місця розташування підприємства, він не може бути звільнений за п. 4 ст. 40 КЗпП, хоч до нього і може бути застосовано інше дисциплінарне стягнення.
Прогулом без поважної причини вважається, зокрема, самовільне використання працівником без погодження з роботодавцем днів відгулів, чергової відпустки, залишення роботи до закінчення строку трудового договору (за відсутності права на його дострокове розірвання), а також невиконання працівником встановленого положеннями частини першої ст. 38 КЗпП обов’язку письмового попередження роботодавця про звільнення за власним бажанням і залишення роботи до закінчення двотижневого строку з моменту подання відповідної заяви.
Вичерпного переліку поважних причин відсутності на роботі в законодавстві України не існує, тобто у кожному окремому випадку оцінка поважності причини відсутності на роботі дається виходячи з конкретних обставин.
Причину відсутності працівника на роботі можна вважати поважною, якщо явці на роботу перешкоджали істотні обставини, які не можуть бути усунуті самим працівником, зокрема, відповідно до судової практики, поважними можуть бути визнані наступні причини:
- пожежа, повінь (інші стихійні лиха);
- аварії або простій на транспорті;
- виконання громадянського обов’язку (надання допомоги особам потерпілим від нещасного випадку, порятунок державного або приватного майна при пожежі, стихійному лиху);
- догляд за захворілим зненацька членом родини;
- відсутність на роботі з дозволу безпосереднього керівника;
- відсутність за станом здоров’я.
Ухвалою Судової палати у цивільних справах Верховного Суду України визначено, що вирішуючи питання про поважність причин відсутності на роботі працівника, звільненого за п. 4 ст. 40 КЗпП, суд повинен виходити з конкретних обставин і враховувати будь-які докази із передбачених статтею 27 Цивільного процесуального кодексу. При цьому відсутність працівника за станом здоров’я може підтверджуватися не тільки лікарняним листком чи довідкою медичної установи, а й показаннями свідків та іншими доказами.
У листі Міністерства праці та соціальної політики України зазначено також, що поважними можуть бути визнані і причини сімейно-побутового характеру, якщо вихід працівника на роботу за наявності таких причин міг би заподіяти працівникові або іншим особам шкоду, що значно перевищує ту шкоду, що заподіяна власникові невиходом на роботу.
Оцінка причин порушення трудової дисципліни (в тому числі вчинення прогулу) як поважних може здійснюватися як безпосередньо власником або уповноваженим ним органом, так і органом, до якого здійснюється оскарження накладення дисциплінарного стягнення (комісією по трудових спорах, судом).
