Розподіл обовязків

Відділ кадрів Інституту просить допомогти у вирішення складних питань та дати роз’яснення на такі запитання:
В Інституті є посада завідувача аспірантури та докторантури : цей працівник веде особові справи аспірантів та докторантів, оформлює необхідні документи та вирішує всі пов’язані з цим питання. Для вступу до аспірантури з відривом від виробництва наукові співробітники нашого інституту та працівники з інших підприємств звільнюються з займаної посади та забирають свої трудові книжки у відділі кадрів. Питання : аспіранти та докторанти, що зараховані (накази щодо зарахування, яких повністю оформлює завідувач аспірантури та докторантури ) трудові книжки повинні оформлятись та зберігатись у завідувача аспірантурою та докторантури чи у відділі кадрів? Виходячи з Листа Міністерства праці та соціальної політики від 08.11.2010 р. № 214 / 06 / 187 – 10 ми (відділ кадрів) вважаємо, що здійснювати оформлення трудових книжок зарахованих аспірантів та докторантів має бути покладено на «відповідальну особу підприємства» – тобто у нашому випадку на завідувача аспірантури та докторантури тому, що аспірант – це особа, яка навчається, а не працює за трудовим договором. Просимо дати конкретну відповідь на це питання.