Трудові книжки: внесення записів про прийняття на роботу

Трудові книжки ведуться на всіх працівників, які працюють за укладеним трудовим договором на підприємстві, в установі, організації незалежно від форм власності, підпорядкування і сфери діяльності або у фізичної особи понад п’ять днів. Трудові книжки ведуться також на позаштатних працівників при умові, якщо вони підлягають загальнообов’язковому державному соціальному страхуванню (ст. 48 Кодексу законів про працю України). 

Звернути увагу

Не ведуться трудові книжки на громадян-підприємців та громадян, котрі займаються підприємницькою діяльністю, заснованою на приватній власності та виключно її праці, на осіб, які працюють за договорами цивільно-правового характеру (договір підряду, договір про надання послуг, інші, передбачені Цивільним кодексом України).

Заповнення трудової книжки вперше провадиться управлінням з персоналу, відділом кадрів тощо підприємства не пізніше тижнево гостроку з дня прийняття працівника на роботу (п. 2.2 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту України від 29 липня 1993 року № 58; далі — Інструкція про порядок ведення трудових книжок).
Трудові книжки (вкладиші до них) заповнюються:
– українською і російською мовами у відповідних розділах (п. 2.1 Інструкції про порядок ведення трудових книжок). У зв’я­з­ку з переведенням офіційного діловодства на українську (державну) мову відпо­відно до статті 10 Конституції України не буде порушенням, якщо записи у трудових книжках будуть вестися лише українською мовою (у т. ч. у російськомовній частині);
– кульковою ручкою або ручкою з пером, чорнилами (пастою) чорного, синього або фіолетового кольорів.

Ознайомлення із записами, що заносяться до трудової книжки

З кожним записом, що заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, кадрова служба підприємства зобов’язана ознайомити працівника під підпис в особовій картці типової форми № П-2, затвердженій наказом Державного комітету статистики України та Міністерства оборони України від 25 грудня 2009 року № 495/656, або формі П-2 ДС, затвердженій наказом Міністерства статистики України від 26 грудня 1995 року № 343).
Підприємства, що працюють в умовах територіальної роз’єднаності (підпорядковані структурні підрозділи розташовані на великій відстані), державної форми власності за згодою з відповідним міністерством (відомством), інших форм власності — за згодою профспілкового або іншого уповно­ва­женого на представництво трудовим коле­к­тивом органу можуть проводити озна­йом­лення працівників із записами, внесеними до трудової книжки, в заочному порядку шляхом направлення власникам трудових книжок відповідних повідомлень з наступною відміткою про це в особовій картці.

Віктор РОЖНОВ,

експерт з кадрової справи

стаття з журналу “Довідник кадровика”, №1, 2013