Відповідно до статті 24 Кодексу законів про працю України (далі — КЗпП) при укладенні трудового договору громадянин зобов’язаний подати:
- паспорт або інший документ, що посвідчує особу;
- трудову книжку (у разі наявності) або відомості про трудову діяльність з реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування.
У випадках, передбачених законодавством, громадянин зобов’язаний подати також:
- документ про освіту (спеціальність, кваліфікацію);
- документ про стан здоров’я;
- відповідний військово-обліковий документ;
- інші документи.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Працівник не може бути допущений до роботи без укладення трудового договору, оформленого наказом чи розпорядженням роботодавця, та повідомлення центрального органу виконавчої влади з питань забезпечення формування та реалізації державної політики з адміністрування єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування про прийняття працівника на роботу в порядку, встановленому Кабінетом Міністрів України. (постанова Кабінету Міністрів України від 17 червня 2015 року № 413 «Про порядок повідомлення Державній податковій службі та її територіальним органам про прийняття працівника (домашнього працівника) на роботу/укладення гіг-контракту або припинення трудового договору з домашнім працівником»).
Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені Наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), встановлюють єдині вимоги щодо створення управлінських документів і роботи зі службовими документами, а також порядок їх архівного зберігання в державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях незалежно від форм власності (далі — установи).
Правила № 1000/5 є нормативно-правовим актом, обов’язковим для виконання всіма установами.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Відповідно до пункту 12 глави 2 розділу IV Правил № 1000/5 в особових справах, що формуються впродовж усього часу роботи працівника в установі, документи групуються в хронологічному порядку в міру їх надходження (поповнення):
- заява про прийняття на роботу;
- письмовий трудовий договір (контракт);
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про прийняття на роботу;
- особовий листок з обліку кадрів;
- доповнення до особового листка з обліку кадрів;
- автобіографія;
- копія паспорта;
- копія облікової картки платника податків (крім фізичних осіб, які через свої релігійні переконання відмовляються від прийняття реєстраційного номера облікової картки платника податків та повідомили про це відповідний контролюючий орган і мають відмітку у паспорті);
- копія військового квитка (у разі наявності);
- копії документів про освіту;
- копії документів про науковий ступінь;
- копії документів про вчене звання;
- заяви про переведення на іншу роботу (посаду);
- заяви про сумісництво;
- зміну біографічних даних;
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про переведення на іншу роботу (посаду);
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про сумісництво;
- копії документів, що є підставами для надання пільг (за наявності);
- копії документів про внесення змін до облікових документів у зв’язку зі зміною біографічних даних (прізвища, імені, по батькові);
- характеристики;
- копії документів про підвищення кваліфікації;
- копії документів про стажування;
- копії документів про заохочення (нагородження, преміювання);
- документи з атестації;
- заява про звільнення з роботи;
- копії або витяги з розпорядчих документів (наказів, розпоряджень) про звільнення з роботи).
Відповідно до статті 11 Закону України від 2 жовтня 1992 року № 2657-XII «Про інформацію», інформація про фізичну особу (персональні дані) — це відомості чи сукупність відомостей про фізичну особу, яка ідентифікована або може бути конкретно ідентифікована.
Як бачимо, персональні дані, зокрема, ототожнюються з інформація про фізичну особу.
Своєю чергою вебпортал «Дія» зазначає, що зазвичай до персональних даних належить інформація:
- прізвище, ім’я та по батькові;
- національність;
- етнічне походження;
- дата й місце народження;
- паспортні дані;
- місце проживання;
- освіта;
- сімейний/майновий стан;
- статеве життя;
- релігійні переконання;
- політичні погляди;
- біометричні дані;
- біологічні матеріали.
Цей список не вичерпний, адже будь-яка інформація, за якою можна чітко ідентифікувати особу, є персональними даними.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: info@mediapro.com.ua
Тож будь-яка інформація, за якою можна чітко ідентифікувати особу, є персональними даними. Отже, всі документи, що групуються в особових справах, мають ті чи інші персональні дані працівника (зокрема, його прізвище, ім’я та по батькові).
Закон України від 1 червня 2010 року № 2297-VI «Про захист персональних даних» (далі — Закон № 2297) регулює правові відносини, пов’язані із захистом і обробкою персональних даних, і спрямований на захист основоположних прав і свобод людини і громадянина, зокрема права на невтручання в особисте життя, у зв’язку з обробкою персональних даних.
Відповідно до статті 2 Закону № 2297 обробка персональних даних — будь-яка дія або сукупність дій, таких як збирання, реєстрація, накопичення, зберігання, адаптування, зміна, поновлення, використання і поширення (розповсюдження, реалізація, передача), знеособлення, знищення персональних даних, у тому числі з використанням інформаційних (автоматизованих) систем.
Згода суб’єкта персональних даних — добровільне волевиявлення фізичної особи (за умови її поінформованості) щодо надання дозволу на обробку її персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, висловлене у письмовій формі або у формі, що дає змогу зробити висновок про надання згоди. У сфері електронної комерції згода суб’єкта персональних даних може бути надана під час реєстрації в інформаційно-комунікаційній системі суб’єкта електронної комерції шляхом проставлення відмітки про надання дозволу на обробку своїх персональних даних відповідно до сформульованої мети їх обробки, за умови, що така система не створює можливостей для обробки персональних даних до моменту проставлення відмітки…
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Більше деталей і пояснень — у статті Вадима Буднікова «Отримання документів при укладенні трудового договору: чи потрібна згода на обробку персональних даних?». Не пропустіть важливі юридичні тонкощі на онлайн-платформі КАДРИ.UA — cучасній системі кадрових рішень.
Джерело: КАДРИ.UA
