Відрядження працівника: порядок направлення та оформлення

Працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій (підприємство), що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, направляють у відрядження відповідно до Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженої наказом Міністерства фінансів України від 13.03.1998 № 59 (Інструкція № 59). Інші підприємства та організації можуть використовувати цю Інструкцію як допоміжний (довідковий) документ (листи Державної податкової адміністрації України від 07.09.2011 № 10077/5/15-1216 та від 31.03.2012 № 5742/6/15-1415). Вони можуть розробити й затвердити внутрішній документ, у якому визначити порядок оформлення відрядження

Службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника підприємства на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства).
Документами, що підтверджують зв’язок відрядження працівника з основною діяльністю підприємства, є, зокрема (але не виключно):
• запрошення сторони, що приймає і діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, яке направляє у відрядження;
• укладений договір чи контракт;
• інші документи, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
• документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з діяльністю підприємства, яке відряджає працівника.

Треба знати!
Днем вибуття у відрядження вважається день відправлення транспортного засобу з місця постійної роботи відрядженого працівника, а днем прибуття з відрядження — день прибуття транспортного засобу до місця постійної роботи працівника. Якщо транспортний засіб відправляється до 24-ї години включно, днем вибуття у відрядження вважається поточна доба, а з 0-ї години і пізніше — наступна доба. Так само визначається день прибуття відрядженого працівника до місця постійної  роботи. Дати на транспортних квитках мають відповідати датам вибуття та прибуття працівника з відрядження, вказаним у наказі про відрядження.

За відрядженим працівником зберігається місце роботи (посада) протягом усього часу відрядження.

Строк відрядження по Україні не може перевищувати 30 календарних днів, а для виконання монтажних, ремонтних, налагоджувальних, будівельних робіт — строку будівництва (ремонту і т. д.) об’єктів.
Строк відрядження за кордон не може перевищувати 60 календарних днів, крім випадків, передбачених постановою Кабінету Міністрів України «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» від 02.02.2011 № 98 (Постанова № 98).

Треба знати!
Зазначені вище обмеження щодо строку відрядження стосуються лише підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

Працівник, який перебуває у відрядженні, дотримується режиму робочого часу, установленого на підприємстві, до якого його відряджено.
Якщо працівник відбуває у відрядження (те саме стосується й прибуття) у вихідний день, йому надається в установленому порядку інший день відпочинку. Вихід працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження регулюється правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства.
Оплата праці працівника, направленого у службове відрядження, здійснюється в розмірі не нижче середнього заробітку за всі робочі дні тижня за графіком, установленим за місцем постійної роботи, відповідно до умов, визначених колективним або трудовим договором. Якщо відряджений працює за сумісництвом, оплату праці здійснює підприємство, що його відрядило.

Підприємство, що відряджає працівника, забезпечує його коштами для здійснення поточних витрат під час службового відрядження (авансом). Аванс відрядженому працівникові може видаватися готівкою або перераховуватися у безготівковій формі на відповідний рахунок для використання із застосуванням платіжних карток. Виплачують аванс до початку поїздки, але не раніше дати видання наказу про відрядження.
Якщо працівника відряджають за кордон, підприємство зобов’язане забезпечити його авансом у національній валюті держави, до якої направлено працівника, або у вільно конвертованій валюті.
За кожен день (у т. ч. день вибуття та день прибуття) перебування працівника у відрядженні, враховуючи вихідні, святкові й неробочі дні та час перебування в дорозі (разом із вимушеними зупинками), йому виплачуються добові в межах сум, затверджених Постановою № 98.

Треба знати!
Установлені Постановою № 98 обмеження щодо сум добових не поширюються на приватні підприємства.

У зв’язку з новим порядком визначення оподатковуваного прибутку, введеним Законом України «Про внесення змін до Податкового кодексу України та деяких законодавчих актів України щодо податкової реформи» від 28.12.2014 № 71-VIII, з 1 січня 2015 року скасовано обмеження на включення до податкових витрат сум добових. Нині витрати на відрядження в податковому обліку відображаються за правилами бухгалтерського обліку. Однак колишні обмеження залишилися для цілей утримання податку на доходи фізичних осіб (ПДФО). Так, відповідно до підп. 170.9.1 Податкового кодексу України (ПКУ) не включаються до оподатковуваного доходу платника ПДФО витрати на відрядження, не підтверджені документально, на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи (добові витрати):
• у межах території України — не більше 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження;
• для відряджень за кордон — не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати.

Максимальний розмір добових, які не включаються до оподатковуваного доходу працівника, у 2015 р. становить:
• по Україні: 1218,00 · 0,20 = 243,60 грн.;
• за кордон: 1218,00 · 0,75 = 913,50 грн.

Треба знати!
У разі тимчасової непрацездатності відрядженого працівника йому на загальних підставах відшкодовуються витрати на винаймання житлового приміщення (крім випадків, коли працівник перебуває на стаціонарному лікуванні) і виплачуються добові протягом усього часу, доки він не зможе за станом здоров’я приступити до виконання покладеного на нього службового доручення або повернутися до місця свого постійного проживання, але на строк не більше двох місяців.

Направлення працівника підприємства у відрядження здійснюється керівником цього підприємства або його заступником і оформляється наказом із зазначенням: пункту призначення, найменування підприємства, куди відряджено працівника, строку й мети відрядження (додаток 1).
Аби визначити розмір потрібних коштів, складають кошторис витрат на відрядження. Підприємство, що відряджає працівника, зобов’язане ознайомити його з кошторисом витрат (або довідкою-розрахунком на виданий аванс, складеною в довільній формі), а також з вимогами нормативно-правових актів стосовно звітування про використання коштів, виданих на відрядження.
Відрядження за кордон здійснюється відповідно до наказу (розпорядження) керівника підприємства після затвердження технічного завдання, у якому визначають мету виїзду, завдання та очікувані результати відрядження, строк, умови перебування за кордоном (у разі поїздки за запрошенням подається його копія з перекладом), і кошторису витрат.
Перед відправленням працівника у відрядження підприємство заповнює журнал реєстрації відряджень (додаток 2).Ця норма, відповідно до Інструкції № 59, поширюється на працівників органів державної влади, підприємств, що повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів.

ДОДАТОК 1

ПРИВАТНЕ ПІДПРИЄМСТВО «БІЗНЕС ПЛЮС»

НАКАЗ

12.01.2015                          м. Київ                            № 10-В

Про відрядження

1. КРАВЧЕНКО Тетяну Валеріївну, бухгалтера, відрядити в м. Сарни до ТОВ «Край» на 2 календарних дні з 15.01.2015 до 16.01.2015 для звіряння та підписання акта звірки з покупцем.
2. Головному бухгалтерові Петренко І. О. забезпечити видачу авансу на відрядження в розмірі згідно з кошторисом (додається).

Директор                          Козаченко І. С. Козаченко

З наказом ознайомлені:
Петренко    І. О. Петренко
12.01.2015

Кравченко    Т. В. Кравченко
12.01.2015

_ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _

Додаток

ПРИВАТНЕ ПІДПРИЄМСТВО «БІЗНЕС ПЛЮС»

КОШТОРИС
витрат на відрядження
згідно з наказом від 12.01.2015 № 10-В

П. І. Б. працівника Кравченко Тетяна Валеріївна                               
Посада бухгалтер                                                                   
Місто відрядження: м. Сарни                                                 
Термін відрядження з 15.01.2015 до 16.01.2015                               
Сума авансу:
• проїзд (автобус):2 · 100 грн. = 200 грн.;                                
• проживання: 1 · 250,00 грн.                                                
Добові: 2 дн. · 243,60 грн. = 487,20 грн.                                  
Разом: 937,20 грн.                                                                                                                                                  

Директор                          Козаченко                     І. С. Козаченко

Головний бухгалтер                  Петренко                     І. О. Петренко

Відряджений працівник                Кравченко                     Т. В. Кравченко

ДОДАТОК 2

ЖУРНАЛ
реєстрації відряджень

Стаття надана редакцією газети «Кадри і зарплата»
спеціально для інтернет-порталу «Всеукраїнська асоціація кадровиків»
(детальніше — газета «Кадри і зарплата» № 3, 2015)

Автор: Тетяна ЯБКОВСЬКА,
експерт з бухгалтерського та податкового обліку

kadrovik.ua