— Ситуація
Працівник підприємства переносив документи з одного кабінету до іншого і внаслідок своєї недбалості загубив книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них. Під час транспортування продукції навантажувач наїхав на книгу, що призвело до її псування та неможливості подальшого використання у діяльності підприємства. Як поновити ведення такої книги на підприємстві?
— Рішення
Наразі обов’язковості ведення трудових книжок не скасовано. Відповідно до пункту 4 постанови Кабінету Міністрів України «Про трудові книжки працівників» від 27 квітня 1993 року № 301 (далі — Постанова № 301) відповідальність за організацію ведення обліку, зберігання і видачу трудових книжок покладається на керівника підприємства, установи, організації (далі — підприємство), представництва іноземного суб’єкта господарювання. За порушення встановленого порядку ведення, обліку, зберігання і видачі трудових книжок посадові особи несуть дисциплінарну, а в передбачених законом випадках іншу відповідальність.
Облік трудових книжок регулюється розділом 7 Інструкції про порядок ведення трудових книжок працівників, затвердженої спільним наказом Міністерства праці України, Міністерства юстиції України, Міністерства соціального захисту населення України від 29 липня 1993 року № 58 (далі — Інструкція № 58), де йдеться про книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них (далі — Книга).
Відсутність Книги спричиняє:
- адміністративну відповідальність для посадових осіб, відповідальних за дотримання трудового законодавства на підприємстві;
- фінансові санкції для юридичних осіб у розмірі мінімальної заробітної плати за кожне порушення, оскільки при звільненні працівник не розписується у Книзі, а це — порушення пункту 3 Постанови № 301 і пункту 7.1 Інструкції № 58.
Розглянемо ситуацію, коли Книга на підприємстві була, але за тих чи інших обставин її втратили. Що може зробити підприємство, щоб уникнути відповідальності?
1 крок Фіксування факту втрати та псування Книги
Отже, у разі втрати Книги потрібно скласти відповідний акт за участю довільної кількості учасників, які засвідчать, де, коли, за яких обставин та з яких причин загубилась або стала непридатною Книга.
Зразок акта про виявлення факту псування книги обліку руху трудових книжок.docx (Завантажити докуменит можна у Живому журналі «КАДРОВИК.UA»)
2 крок Видання наказу про заведення нової Книги
Після того як складено акт, керівник підприємства видає наказ з основної діяльності про заведення нової Книги. Для економії часу зазначаються дії, які потрібно зробити із старою Книгою (якщо її знайдено чи вона уціліла частково).
Зразок наказу про заведення книги обліку руху трудових книжок і вкладишів до них.docx (Завантажити докуменит можна у Живому журналі «КАДРОВИК.UA»)
3 крок Заведення нової Книги
Книгу веде відділ кадрів або інший підрозділ підприємства, який оформлює прийняття та звільнення працівників. У Книзі реєструються всі трудові книжки, що прийняті від працівників при оформленні на роботу, а також трудові книжки і вкладиші до них, що заведені працівникам (із зазначенням серії та номера).
Книга має бути пронумерована, прошнурована та скріплена підписом керівника підприємства і печаткою (за її наявності).
Замовляйте Книгу обліку руху трудових книжок і вкладишів до них
Книга ведеться за формою № П-10 «Книга обліку руху трудових книжок і вкладишів до них», затвердженою наказом Міністерства статистики України «Про затвердження типових форм первинного обліку особового складу» від 27 жовтня 1995 року № 277 (далі — Наказ № 277).
Форма № П-10 містить 13 граф:
- «№ пп»;
- «Дата прийому або заповнення трудової книжки чи вкладиша до неї: дата, місяць, рік» (кожен показник — в окремій графі);
- «Прізвище, ім’я та по батькові власника трудової книжки»;
- «Посада, професія працівника, який здав або на якого заповнена трудова книжка чи вкладиш»;
- «Найменування структурного підрозділу»;
- «Дата і номер документа, на підставі якого прийнято працівника»;
- «Розписка відповідальної особи, яка приймала або заповнювала трудову книжку чи вкладиш»;
- «Серія і номер трудової книжки чи вкладиша до неї»;
- «Сума, отримана при виписці трудової книжки чи вкладиша до неї»;
- «Дата і підстава видачі працівнику трудової книжки при звільненні»;
- «Розписка працівника в отриманні трудової книжки».
До Книги доречно додати копію акта та наказу, щоб під час перевірки в інспектора не виникло додаткових запитань і щоб довго не шукати відповідних документів.
Звільняючи працівників, слід дотримуватися пункту 2.5 Інструкції № 58, де зазначено, що з кожним записом, який заноситься до трудової книжки на підставі наказу (розпорядження) про призначення на роботу, переведення і звільнення, роботодавець зобов’язаний ознайомити працівника під розписку в особовій картці (типова форма № П-2, затверджена Наказом № 277 (наразі чинною є форма, затверджена наказом державного комітету статистки України та Міністерством оборони України «Про затвердження типової форми первинного обліку № П-2 «Особова картка працівника» від 25 грудня 2009 року № 495/656; далі — Наказ № 495), в якій має повторюватися відповідний запис із трудової книжки (вкладиша).
