Унаслідок агресії з боку РФ немало підприємств змушені квапливо залишати території з активними бойовими діями. Нерідко за таких обставин утрачаються оригінали важливих для здійснення діяльності юридичної особи документів: статутних, дозвільних, кадрових, первинних бухгалтерських тощо, виконаних на паперових носіях. Якщо при цьому збереглися копії / дублікати / виписки, чи можуть вони замінити оригінал? Пропонуємо розглянути, що із цього приводу каже чинне законодавство.
ТЕРМІНИ І ВИЗНАЧЕННЯ
Для правильного розуміння статусу того чи іншого документа необхідно знати, як його кваліфікує чинне законодавство, що регулює питання створення різного виду документів, наповнених відповідним юридичним змістом із різними правовими наслідками, та роботу з ними.
Як відомо, документи бувають у формі оригіналу, дубліката чи копії. Відповідні визначення містяться у Національному стандарті України «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять» ДСТУ 2732:2004, затвердженому наказом Державного комітету з питань технічного регулювання та споживчої політики від 28 травня 2004 року № 97 «Про затвердження національних стандартів України, державних класифікаторів України, національних змін до міждержавних стандартів, внесення зміни до наказу Держспоживстандарту України від 31 березня 2004 року № 59 та скасування нормативних документів» (далі — ДСТУ 2732:2004).
Відповідно до ДСТУ 2732:2004:
- документ — інформація, зафіксована на матеріальному носії, основною функцією якого є збереження та передача її у часі та просторі;
- службовий документ — документ, який створила або отримала установа (або інший суб’єкт господарювання) у процесі діяльності;
- оригінал (службового документа) — примірник службового документа, який першим набуває юридичної сили;
- дублікат оригіналу (службового документа) — повторно оформлений службовий документ для використання замість загубленого або пошкодженого оригіналу, який має таку саму юридичну силу;
- копія (документа) — документ, що містить точне знакове відтворення змісту чи документної інформації іншого документа і в окремих випадках — деяких його зовнішніх ознак.
Отже, оригінал документа є першоджерелом для похідних від нього документів, таких як дублікат, копія, витяг. Слід також звернути увагу на таке поняття, як примірник. Це той самий оригінал, який з’являється у разі створення одного й того самого документа два і більше разів. Як приклад можна навести господарський договір, сторонами якого є кілька юридичних осіб, усі примірники якого вважаються оригіналами, про що, зазвичай, зазначається в його тексті.
Варто зазначити, що зазначені вище терміни ДСТУ 2732:2004 застосовуються у всіх видах нормативних документів із діловодства та архівної справи. Положення ДСТУ 2732:2004 є обов’язковими для застосування в роботі органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ, організацій усіх форм власності, інших суб’єктів господарювання, а також технічних комітетів стандартизації, науково-технічних та інженерних товариств.
Більш розширене тлумачення термінології стосовно документів, зокрема їхніх похідних, міститься в Правилах організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила). Так, Правила визначають, зокрема, що:
- службовий документ — офіційно зареєстрований службою діловодства або відповідним чином засвідчений документ, що одержаний чи створений установою у процесі її діяльності та має відповідні реквізити;
- оригінал службового документа — примірник службового документа, що має оригінальний підпис посадової (службової) особи установи;
- копія набуває юридичної сили лише у разі її засвідчення в установленому порядку. Тобто засвідченою копією (службового документа) є копія службового документа, що містить реквізити, які в окремих випадках надають їй юридичної сили оригіналу. Водночас незасвідчена копія (службового документа) — це копія службового документа, в якій немає реквізитів, що надають їй юридичної сили;
- витягом є засвідчена копія частини тексту службового документа.
Архівні документи. Якщо доводиться мати справу з документами, що перебувають в архівах (архівні документи), то слід керуватися визначеннями понять, що містяться в Правилах, зокрема:
- архівна копія — повне відтворення всього тексту архівного документа, засвідчене архівом;
- архівний витяг — витяг з архівного документа, засвідчений архівом.
Архівні копії та витяги, що виготовляються засобами комп’ютерної техніки, оформлюють на загальних бланках установи, зазначаючи відповідну назву документа — «Архівна копія», «Архівний витяг» (п. 5 глави 4 розділу XII Правил).
В окремих нормативно-правових актах можуть згадуватися і деякі інші види документів, які певною мірою пов’язані з копіями чи витягами з документів або схожі з ними. Наприклад, у Законі України від 15 травня 2003 року № 755-IV «Про державну реєстрацію юридичних осіб та фізичних осіб — підприємців та громадських формувань» (далі — Закон № 755) вживаються такі терміни, як «витяг» і «виписка», хоча такого поняття, як «виписка», ДСТУ 2732:2004 не містить. Водночас згідно з пунктом 1,2 частини 1 статті 1 Закону № 755:
Виписка з Єдиного державного реєстру юридичних осіб, фізичних осіб — підприємців та громадських формувань (далі — ЄДР) — це документ в електронній або паперовій формі, який формується за результатами проведення реєстраційних дій і містить відомості про юридичну особу або її відокремлений підрозділ, фізичну особу — підприємця (у тому числі про взяття на облік в органах державної статистики та податкових органах, видачу ліцензії та документів дозвільного характеру) або громадське формування, що не має статусу юридичної особи, а також про проведену реєстраційну дію;
Витяг з ЄДР — це документ у паперовій або електронній формі, що сформований програмним забезпеченням за зазначеним заявником критерієм пошуку та містить відомості з ЄДР, які є актуальними на дату та час формування витягу або на дату та час, визначені у запиті, або інформацію про відсутність таких відомостей у цьому реєстрі.
Стосовно поняття «юридична сила» (службового документа), то ним визначається певна властивість того чи іншого службового документа (його дублікатів, копій тощо), що надана чинним законодавством і яка є підставою для вирішення певних правових питань, здійснення правового регулювання та/або управлінських функцій у діяльності конкретного підприємства, установи організації чи іншого суб’єкта.
КОПІЇ ДОКУМЕНТІВ ТА ЇХ ЗАСВІДЧЕННЯ
Правила визначають порядок виготовлення, оформлення та видачі копій і витягів з документів. Окрім того, відповідний порядок на конкретному підприємстві (в установі, організації) зазвичай визначається у внутрішній інструкції з діловодства.
Копія документа повинна відповідати оригіналові, тобто повністю відтворювати інформацію оригіналу і всі його зовнішні ознаки або їх частину. Дозволяється виготовляти копію із засвідченої копії документа, якщо оригінал відсутній або його отримати неможливо. Не допускається виготовляти копії документів з нерозбірливим текстом, підчистками, приписами та іншими необумовленими виправленнями.
Копії документів можуть виготовлятися кількома способами, що своєю чергою може обумовлювати і деякі особливості їхнього оформлення. Зокрема, залежно від способу виготовлення, копії поділяють на факсимільні і вільні.
1 Факсимільні копії виготовляються за допомогою засобів копіювально-розмножувальної техніки, зокрема багатофункціональних пристроїв, що точно відтворюють усі зовнішні ознаки, художні особливості оформлення реквізитів, їх розташування (включаючи підпис та печатку) або частину їх.
Особистий підпис посадової особи, яка підписала оригінал документа, може бути відсутнім у разі надсилання копій іншим установам або якщо копія вихідного документа залишається у діловодстві установи.
На копіях вихідного документа, що залишаються в діловодстві установи, тексти бланків можуть не відтворюватися, а зазначатися мають лише дата підписання документа та його реєстраційний індекс, посада особи, яка засвідчила копію, її особистий підпис, дата засвідчення і відбиток печатки служби діловодства.
Факсимільні копії документів, що видаються іншим установам і громадянам, а також копії вихідних документів, що залишаються в діловодстві установи, підлягають засвідченню. Факсимільні копії, що містять факсимільне відтворення підпису посадової особи і призначені лише для внутрішнього користування в установі (наприклад, копії розпорядчих документів, планів, положень тощо), не потребують додаткового засвідчення.
Вимоги щодо засвідчення копій документів і факсимільного відтворення на них підпису посадової особи у разі розсилання в підвідомчі установи, а також відтворення бланка документа на копіях вихідних документів, що залишаються в установі, визначаються в інструкції з діловодства установи з врахуванням специфіки діяльності установи, змісту документів, із яких вони виготовляються, та подальшого використання копій.
2 Вільні копії виготовляють шляхом передрукування чи переписування оригіналу документа, що повністю відтворюють його інформацію, але не абсолютно точно відтворюють його зовнішні ознаки (шрифт, реквізити бланка, підпис, печатку тощо).
Для набуття копіями або витягами юридичної сили, вони мають бути засвідчені у встановленому порядку. Відповідно пункту 2 глави 11 розділу ІІ Правил юридична особа має право засвідчувати копії документів, що створюються в ній, за винятком копій документів, які відповідно до законодавства потребують засвідчення в нотаріальному порядку. При цьому право засвідчувати ті чи інші документи, зокрема копії та витяги, може надаватися певним посадовим або іншим особам підприємства (установи, організації) відповідними установчими чи іншими внутрішніми документами (положеннями про структурні підрозділи, посадовими інструкціями тощо) або на підставі окремої довіреності.
Напис про засвідчення копії складається із:
- слів «Згідно з оригіналом»;
- найменування посади, особистого підпису особи, яка засвідчує копію, її власного імені та прізвища;
- з дати засвідчення копії та проставляється нижче реквізиту документа «Підпис», наприклад:
Також напис про засвідчення копії скріплюється відбитком печатки відповідного структурного підрозділу підприємства або печатки «Для копій». Окрім того, у випадках, визначених законодавством, копії документів засвідчуються відбитком печатки підприємства.
Деталізовані вимоги щодо виготовлення та засвідчення копій окремих видів документів та інші особливості можуть визначатися в інструкції з діловодства конкретного підприємства (установи, організації) з урахуванням специфіки його діяльності, змісту документів, на основі яких вони оформлюються, подальшого використання копій тощо.
ДУБЛІКАТИ ДОКУМЕНТІВ І ВИТЯГИ З НИХ
Особливим видом копії службового документа є його дублікат — повторно оформлений документ для використання замість втраченого чи пошкодженого оригіналу, який має аналогічну юридичну силу. При цьому дублікат має бути виготовлено на такому самому бланку підприємства (установи, організації), що й оригінал, та містити інформацію, ідентичну інформації в оригіналі.
Витяг зі службового документа оформлюється у тому разі, якщо немає потреби в копії всього документа. При цьому витяг оформлюється на загальному бланку підприємства з дотриманням таких вимог:
- у назві виду документа зазначається: «витяг з наказу», «витяг з протоколу» тощо;
- відтворюється повністю вступна частина (якщо вона є) службового документа;
- зосновної частини тексту документа виписується той пункт, інформація якого необхідна;
- відтворюється реквізит «Підпис» (без особистого підпису);
- проставляються відмітка про засвідчення копії та відбиток печатки служби діловодства.
Витяги з протоколів різних засідань засвідчує секретар, який складає протоколи і здійснює їхнє зберігання, а з наказів — керівник служби діловодства (кадрової служби) або посадова особа, яка відповідає за їхнє зберігання.
КОПІЯ ТА ОРИГІНАЛ ЕЛЕКТРОННОГО ДОКУМЕНТА: ЮРИДИЧНІ Й ТЕХНІЧНІ ВІДМІННОСТІ
Якщо на підприємстві (в установі, організації) створювалися електронні документи, варто враховувати певні особливості щодо їхніх оригіналів та копій. Зокрема, відповідно до статті 7 Закону України від 22 травня 2003 року № 851-IV «Про електронні документи та електронний документообіг» (далі — Закон № 851) оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов’язковими реквізитами, у тому числі з електронним підписом автора або підписом, прирівняним до власноручного підпису відповідно до Закону України від 5 жовтня 2017 року № 2155-VIII «Про електронні довірчі послуги».
При цьому, в разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа.
Якщо автор створює ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із цих документів є оригіналом і має однакову юридичну силу.
Оригінал електронного документа повинен давати змогу довести його цілісність і справжність у порядку, визначеному законодавством.
У визначених законодавством випадках електронний документ може бути пред’явлений у візуальній формі відображення, зокрема в паперовій копії. Копією документа на папері для електронного документа є візуальне подання електронного документа на папері, яке засвідчене в порядку, встановленому законодавством.
Відповідно до пункту 2 розділу I Типової інструкції з документування управлінської інформації в електронній формі та організації роботи з електронними документами в діловодстві, електронного міжвідомчого обміну, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року № 55, документування управлінської інформації здійснюється в електронній формі, крім випадків наявності обґрунтованих підстав для документування управлінської інформації у паперовій формі, якими визнаються:
- документи, що містять інформацію з обмеженим доступом, вимога щодо захисту якої встановлена законом;
- електронні документи, що не можуть бути застосовані як оригінал згідно з вимогами закону;
- документи, вимога щодо опрацювання яких упаперовій формі встановлена актами Кабінету Міністрів України.
До електронних документів, підписаних (погоджених) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчених кваліфікованою електронною печаткою, вимагати відтворення візуального підпису або відбитка печатки незалежно від особливостей оформлення документів не допускається.
Автор: Олександр Козка, юрист
Джерело: журнал «Діловодство»
