Для виготовлення бланків організаційно-розпорядчих документів згідно з ДСТУ 4163:2020 потрібно використовувати аркуші паперу формату А4 (210 мм × 297 мм) та А5 (210 мм × 148 мм).
Бланки документів повинні мати такі поля у міліметрах:
30 — ліве;
10 — праве;
20 — верхнє та нижнє.
Основні види бланків
Основними видами бланків є:
- Загальний бланк юридичної особи для створення різних видів документів (без зазначення у бланку назви виду документа, крім листа);
- Бланк листа;
- Бланк конкретного виду документа (із зазначенням у бланку назви виду документа, крім листа).
Види бланків, що використовують в юридичній особі, та порядок їх обліку і зберігання визначають в Інструкції з діловодства юридичної особи.
На основі загального бланка юридичної особи можна розроблювати бланки структурних підрозділів і/або бланки посадових осіб, якщо керівники структурних підрозділів чи відповідні посадові особи мають право підписувати документи в межах своїх повноважень.
Склад постійних реквізитів бланків
Склад постійних реквізитів бланку залежить від його виду. Усі бланки максимально можуть мати такі постійні реквізити:
- 01 «Зображення Державного Герба України» або 02 «Зображення емблеми юридичної особи або торговельної марки (знака для товарів і послуг)»;
- 03 «Найменування юридичної особи»;
- 04 «Найменування юридичної особи».
Загальний бланк, крім вище зазначених реквізитів, повинен мати реквізит 13 «Місце складення документа».
Бланк листа, крім загальних для усіх бланків, повинен мати такі постійні реквізити:
- 06 «Довідкові дані про юридичну особу»;
- 08 «Код юридичної особи».
Бланк конкретного виду документа, крім загальних для усіх бланків, повинен мати такі постійні реквізити:
- 09 «Назва виду документа»;
- 13 «Місце складення документа».
Бланк структурного підрозділу, крім загальних для усіх бланків реквізитів, повинен мати реквізит 05 «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».
У бланку посадової особи найменування посади відповідної особи друкують на місці реквізиту 05 «Найменування структурного підрозділу юридичної особи».
Реквізити на бланках розміщують у межах, встановлених ДСТУ 4163:2020, з допуском ±2 мм.
Далі у матеріалі:
- Облік бланків
- Обмежувальні позначки для змінних реквізит
- Розташування реквізитів
- Герб та емблема на бланку
- Найменування юридичної особи на бланку і Довідкові дані про юридичну особу
- Назва виду документа
- Двомовні бланки
- Облік бланків
Джерело: журнал «ДІЛОВОДСТВО»
Електронна версія журналу «Діловодство»
- документаційні процеси
- ведення журналів реєстрації
- зразки документів
- складання й оформлення службових документів
- особливості роботи архіву на підприємстві
- функціонування системи електронного документообігу
- прості форми подання інформації (таблиці, схеми, алгоритми тощо)
- юридичні консультації щодо документування господарських процесів
