До онлайн-системи «КАДРИ.UA» цього тижня надійшло запитання від кадрового відділу одного з підприємств.
ЗАПИТАННЯ. Чи повинні справи зі списками персонального військового обліку та копіями військово-облікових документів мати номери?
ВІДПОВІДЬ надає головний редактор журналу «КАДРОВИК.UA» Мар’яна Винничук.
Одним із ключових елементів діловодства є правильне формування справ та їх індексація. Усі документи військового обліку повинні систематизуватись у справи з чітко визначеними заголовками та індексами згідно із затвердженою номенклатурою справ підприємства.
При формуванні справ з військового обліку слід керуватись принципами чіткої класифікації та зручності доступу до інформації.
Для цього застосовується номенклатура справ, яка є систематизованим переліком справ, що утворюються у процесі діяльності підприємства.
Послуги з військового обліку • Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
Номенклатура справ затверджується щороку і має внутрішню нумерацію, відповідно до якої всі справи мають порядкові номери.
Згідно з Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, текст номенклатури справ оформлюють у вигляді таблиці, що має п’ять обов’язкових граф.
1 — Індекс справи.
2 — Заголовок справи (тому, частини).
3 — Кількість справ (томів, частин).
4 — Строк зберігання справи (тому, частини) і номери статей за переліком.
5 — Примітки.
У першій графі проставляють індекс справи, який складається з індексу структурного підрозділу юридичної особи (згідно зі штатним розписом) і порядкового номера справи, наприклад: 01–07, де 01 — індекс структурного підрозділу; 07 — порядковий номер справи у межах розділу.
Отже, справи повинні мати чіткий заголовок, який точно відображає зміст документів, що зберігаються у справі, а також порядковий номер справи, що відповідає номенклатурі справ.
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Будьте на крок попереду — скористайтеся 24/7-доступом до кадрових рішень у «КАДРИ.UA»! Останні зміни у військовому обліку, бронюванні, відстрочках — розкладено по поличках. Плюс: експертні консультації, готові шаблони документів, поради щодо перевірок і актуальні алгоритми дій для будь-якої ситуації у воєнний час. Все в одному місці — щоб ви завжди діяли впевнено.
Зауважимо, що за останній тиждень фахівцями системи проведено багато консультацій, зокрема з таких тем, як-от:
- Чи потрібно зберігати середній заробіток при зменшенні робочого часу?
- Чи можливе оформлення трудових відносин з менеджером на умовах контракту
- Чи може керівник підприємства делегувати іншому працівнику прийняття рішень щодо результатів проведеної перевірки (звіряння), які заносяться до Журналу обліку результатів перевірки стану військового обліку?
- Строки відповідальності за порушення військового обліку попередніх періодів
- Переведення вагітної жінки на легшу роботу
- За якою статтею звільняти працівника, який не пройшов випробування?
- Подання повідомлень про зміну облікових даних: строки та відмінності
- Про перерахунок пенсії працюючим та непрацюючим пенсіонерам
- Звільнення директора товариства з обмеженою відповідальністю за згодою сторін
Джерело: КАДРИ.UA
