Пропонуючи місце помічника керівника чи секретаря, компанії-роботодавці висувають претендентам різні вимоги. Що ширший перелік вимог до претендента, тим йому легше уявити коло своїх обов’язків і «приміряти» на себе посаду, оцінити, чи достатньо досвіду та кваліфікації. Набагато складніше, якщо оголошення про вакансію не містить конкретних відомостей про бажаний рівень освіти, знань, навичок.
Короткі оголошення про вакансію менеджери з персоналу пояснюють тим, що часто надто детальний список вимог відлякує шукачів роботи. А тому вони можуть так і не отримати резюме від потенційно цікавих кадрів. Якщо така політика компанії допомагає знайти відповідних працівників, і претендентам все детально розповідають під час співбесіди, у таких оголошеннях немає нічого поганого. Якщо ж надто стислі оголошення про вакансію з’являються через те, що роботодавці чітко не знають, якого секретаря вони шукають, новоприйнятим працівникам доводиться нелегко. Вже в ході роботи (а не на співбесіді) вони дізнаються, що саме вони повинні вміти, знати та якими якостями володіти чи який мати склад розуму.
Як показують результати опитувань, більшість секретарів стверджує, що, незалежно від прописаних в посадовій інструкції обов’язків чи описаного кола щоденних завдань при прийнятті на роботу, вони не можуть обійтися без гарної пам’яті, тяжіння до порядку, комунікативних здібностей.
Пам’ятати все і про все
Ресепшіоністам доводиться швидко орієнтуватися в іменах і посадах працівників компанії, запам’ятовувати імена відвідувачів і клієнтів, що телефонують, а також пам’ятати назви компаній-партнерів. Помічники керівників змушені пам’ятати про будь-які зміни у розпорядку дня, звичках шефа, імена й телефони основних контактів та важливих партнерів (клієнтів). Секретарі компаній повинні, крім іншого, пам’ятати про статус кожної справи, її пріоритет, строки виконання тощо.
Отже, запам’ятовування, занотовування для нагадування чи ведення ділових щоденників, щоб нічого не випустити з виду, безпосередньо пов’язані з можливістю швидко знайти потрібну інформацію. У свою чергу це дає можливість контролювати багато робочих ситуацій.
Порядок у всьому
Оскільки секретарям часто доводиться мати справу з документами, керівники сподіваються, що підлеглий не лише розумітиметься на їх оформленні, а й умітиме, класифікувати і каталогізувати документи. Також від секретаря, зокрема, часто вимагають уміти проводити інвентаризацію, групувати різноманітну інформацію і розставляти пріоритети.
Отже, зазвичай від помічника керівника очікується: знання діловодства, застосування у своїй роботі правил тайм-менеджменту і природне відчуття послідовності та прагнення у всьому навести порядок.
Очікування роботодавців
То чого ж очікують і чого майже ніколи прямо не кажуть роботодавці своїм секретарям і господиням офісу? Провівши невеличке опитування серед керівників різних рівнів, загалом можна виділити такі основні риси, які вони хочуть бачити у своїх помічників:
- охайність та акуратність. Секретар має бути охайним та акуратним завжди і у всьому. Це стосується як зовнішнього вигляду, так і організації роботи;
- уміння пристосовуватися до обставин, графіку роботи й умов праці свідчить про високий професійний рівень працівника, готовність бути правою рукою керівника, здатність дотримуватися субординації;
- здатність контролювати. Секретар повинен стежити, щоб усе було на своїх місцях, уміти швидко знайти необхідні документи. Також здатність контролювати передбачає, що секретар повинен заздалегідь попереджати керівника про важливі зустрічі. А також — про дні народження шанованих працівників компанії, про важливі для організації дати й події;
- організаторські здібності. Кожен керівник високої ланки потребує помічника, якому можна доручити підготовку до важливої зустрічі чи проведення якогось заходу. У разі потреби працівник повинен вміти не лише знати, як підготуватися до заходу, а й очолити групу, що займатиметься підготовкою до заходу а його проведенням.
Звичайно, перелік рис та якостей характеру секретаря, а також умінь та навичок можна продовжувати, адже залежно від особливостей своєї роботи кожен керівник хоче бачити біля себе професіонала і відданого помічника.
Оптимізація праці
Уміння наводити порядок часто проявляється у здатності оптимізувати свою роботу. Це означає, що потрібно не лише підтримувати видимий порядок, а й прихований від чужого ока. Тобто мало тримати робочий стіл у чистоті, порядок має бути у комп’ютері, папках, шафах тощо.
Охайне робоче місце, безумовно, справить гарне враження на керівника, колег, відвідувачів. А систематизована інформація пришвидшить її пошук та обробку.
Розробіть зручний для вас спосіб групування інформації на персональному комп’ютері та дотримуйтеся офіційних вимог щодо виконання й зберігання різноманітних документів компанії. Таким чином ви завжди знатимете, де й що зберігається, гарно орієнтуватиметеся в етапах роботи з документами, а також не замислюватиметеся, куди вносити нові дані.
До оптимізації праці належить, зокрема, вміння чітко окреслювати коло своїх обов’язків, тобто не виконувати чужу роботу.
Залежно від особливостей структури компанії, секретар може допомагати як одному, так і кільком керівникам, бути секретарем окремого відділу чи цілого підприємства. Правда в тому, що кожному секретареві доводиться мати справу з різними проханнями працівників компанії, відвідувачів, тих, хто телефонує… Як же не заплутатися у вирі доручень, завдань і просьб?
Не секрет, що люди люблять перекладати свою роботу на інших і отримувати всіляку допомогу навіть там, де можуть упоратися самі. Часто секретареві дуже важко провести межу, де він займається своєю безпосередньою роботою, а де виконує прохання колег. Вихід один: навчитися розставляти пріоритети (ставити свою роботу на перше місце) і тактовно відмовляти.
На жаль, багато хто з колег щиро вважає, що секретар тільки й відповідає на дзвінки, а між ними нудьгує і чекає, поки до нього звернуться із якимось проханням. Потрібно пояснити колезі, що у вас зараз є важливі справи, тому він може звернутися з цим проханням пізніше, а ще краще, виконати сам, а ви при нагоді перевірите й допоможете. Різкувато? Можливо. Та набагато гірше не виконати вчасно прохань керівника, підвести його, розпорошуючись на інше.
