Враховуючи вимоги до формування справ, унормовані в пункті 2 глави 2 розділу IV «Систематизація та зберігання документів у діловодстві» Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 р. № 1000/5, документи навчальних закладів, що характеризують навчально-виховний процес, зокрема й протоколи, слід формувати за навчальний рік.
Реєстраційний індекс протоколів засідань кафедр (факультетів, ученої ради) має складатися з порядкового номера у межах одного навчального року.
Наприклад:
Протоколи №№ 1 — 10 засідань кафедри музеєзнавства та експертизи історико-культурних цінностей КНУКіМ за 2017/2018 навчальний рік (крайні дати документів: 30 серпня 2017 р. — 12 червня 2018 р.)
