Мінюст у листі № 533-0-2-13/6.1 надав роз’яснення щодо питання «Якщо особа звільнилась з підприємства за власним бажанням: чи повинне підприємство, зважаючи на вимоги Закону від 01.06.2010 р. № 2297-IV «Про захист персональних даних», знищити всі дані про неї (зокрема згідно з вимогами п. 2 ст. 15 цього Закону)?».
Так, знищення або видалення персональних даних згідно зі ст. 15 Закону «Про захист персональних даних» здійснюється в порядку, встановленому відповідно до вимог закону, зокрема в разі припинення правовідносин між суб’єктом персональних даних та володільцем чи розпорядником бази, якщо інше не передбачено законом.
На виконання ст. 6 Закону України «Про Національний архівний фонд та архівні установи» Мінюст затвердив наказ від 12.04.2012 р. № 578/5 «Про затвердження Переліку типових документів, що створюються під час діяльності державних органів та органів місцевого самоврядування, інших установ, підприємств та організацій, із зазначенням строків зберігання документів», який набрав чинності з 01.01.2013 р.
Перелік включає типові документи, що створюються під час документування однотипних (загальних для всіх) управлінських функцій, виконуваних державними органами та органами місцевого самоврядування, іншими установами, підприємствами та організаціями незалежно від функціонально-цільового призначення, рівня і масштабу діяльності, форми власності, а також документацію, що створюється в результаті виробничої та науково-технічної діяльності організацій (п. 1.2 розділу I Переліку).
П. 1.4 розділу I Переліку визначено, що Перелік є нормативно-правовим актом, призначеним для використання всіма організаціями при визначенні строків зберігання документів, їх відборі на постійне та тривале (понад 10 років) зберігання (архівне зберігання) або для знищення, та може використовуватися також фізичними особами – підприємцями.
Водночас п. 6 розділу I Переліку документів, що створюються в управлінській діяльності, встановлено строки зберігання документів по роботі з кадрами.
Разом з тим п. 1.8 розділу I Переліку визначено, що строки зберігання типових документів на електронних носіях відповідають строкам зберігання аналогічних документів на паперових носіях.
Таким чином, лише після закінчення встановлених термінів зберігання документи по роботі з кадрами, які містять персональні дані, знищуються.
