Приклад заповнення дублікату трудової книжки в разі її псування наводить Вікторія Ліпчанська, шеф-редактор кадрового напряму групи компаній «МЕДІА-ПРО».

Якщо дублікат трудової книжки було видано у зв’язку з тим, що трудова книжка (вкладиш до неї) стала непридатною (обгоріла, розірвана, забруднена та ін.), то роботодавець на першій сторінці трудової книжки, яка стала непридатною, робить такий запис: «Замість видано дублікат», а книжку повертає її власнику.