Запитання
Чи можна розробити перелік документів, що підлягають реєстрації в автоматизованій системі як самостійний документ, якщо в установі відсутня інструкція з діловодства? У суді впроваджено автоматизовану систему документообігу (АСДС). Положенням про АСДС передбачено, що всю вхідну кореспонденцію реєструють у цій системі. У Правилах № 1000/5 визначено перелік документів, що підлягають реєстрації службою діловодства. Чи можна користуватися цим переліком усупереч положенню про АСДС?
Відповідь
На сьогодні чинним та обов’язковим для виконання усіма установами нормативно-правовим актом, що регламентує процеси роботи з традиційними управлінськими документами з паперовими носіями інформації, є Правила організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджені наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5).
У сімнадцятому абзаці пункту 2 розділу I «Загальні положення» Правил № 1000/5 визначено, що:
«Інструкція з діловодства — це обов’язковий нормативний акт, що регламентує зміст та організацію виконання процесів із діловодства установи.»
Це означає, що відсутність інструкції з діловодства у будь-якій установі є порушенням чинного законодавства. Тому першочерговим завданням служби діловодства (чи особи, відповідальної за діловодство у суді) має бути розроблення саме інструкції з діловодства. А всі інші нормативні документи з діловодства й архівної справи (як-то переліки, зразки бланків і реєстраційних форм тощо) мають додаватися до цієї інструкції…
Повний варіант статті читайте в журналі «Діловодство» № 9, 2019, с. 48
