Електронна трудова книжка – це зручний і сучасний інструмент, який дозволяє уникнути втрати документів, спрощує доступ до інформації про стаж та пришвидшує призначення пенсій. Перехідний період триватиме до червня 2026 року, протягом якого працівники можуть користуватися як паперовими, так і електронними книжками. Однак уже зараз варто перевірити власні записи в електронному реєстрі та подбати про повноту інформації.
Вже не перший рік українці користуються електронними трудовими книжками. Замість паперових – електронні записи у реєстрі, доступ до яких мають як працівники, так і Пенсійний фонд. Такий формат обліку був впроваджений з набранням чинності 10 червня 2021 року Законом України від 5 лютого 2021 року № 1217-IX «Про внесення змін до деяких законодавчих актів України щодо обліку трудової діяльності працівника в електронній формі».
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Закон закріпив електронну форму ведення трудових книжок, та вніс відповідні зміни до ст. 48 Кодексу законів про працю України. Облік трудової діяльності здійснюється в електронному вигляді – через реєстр застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування. Його адмініструє Пенсійний фонд України.
Електронна трудова книжка дозволяє:
- швидко й зручно переглядати записи про свій трудовий стаж через портал електронних послуг Пенсійного фонду;
- уникати втрати чи пошкодження документів, які можуть зникнути при переїзді, пожежі чи іншій непередбаченій ситуації;
- спростити процедуру призначення пенсії – необхідна інформація буде доступна в цифровому вигляді;
- зменшити адміністративне навантаження на кадрові служби підприємств; забезпечити кращий захист персональних даних.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: info@mediapro.com.ua
Зауважимо, що до 10 червня 2026 року триває перехідний період. Протягом цього часу Пенсійний фонд вносить відсутні дані про трудову діяльність працівників до реєстру на підставі інформації, яку надає сам працівник або роботодавець. Після завершення оцифрування паперові трудові книжки повертаються їх власникам під підпис. Разом із тим у перехідний період дозволяється використовувати як електронну, так і паперову форму трудової книжки. Це забезпечує гнучкість і дає час всім учасникам процесу звикнути до нових стандартів.
І наостанок, якщо особа вперше влаштовується на роботу й вимагає оформлення паперової трудової книжки – роботодавець зобов’язаний видати її протягом п’яти днів. Також на вимогу працівника в паперову книжку можуть вноситись записи про прийняття, переведення чи звільнення.
Джерело: Південне міжрегіональне управління Міністерства юстиції
