Майже всі державні органи наділені контрольною функцією, яка реалізується у вигляді перевірок. Особливо актуальними такі перевірки є для суб’єктів господарювання, адже наше законодавство надає безліч причин «зачепитись» за обставину, на підставі якої і призначається перевірка.
Коли «гості» з’являються на порозі неочікувано, необхідно зберігати спокій і здоровий глузд. Хоча в наші дні неочікуваною перевіркою вже нікого не здивуєш, ефект «сюрпризу» спрацьовує не на користь суб’єкта перевірки, тому не зайвим буде нагадати основні дії, які слід вчинити керівництву та/або працівникам.
Так, насамперед, слід пам’ятати, що для будь-якої перевірки необхідна наявність підстав для її проведення. Навряд чи керівник, а тим більше працівники зможуть зорієнтуватися в правомірності посилань на пункти, підпункти, статті закону чи кодексу, однак основні підстави слід пам’ятати. Отже, в документах на проведення перевірки вказується, яка перевірка призначена.
Розглянемо найпоширеніші види перевірок: фактичні, документальні (планові або позапланові – виїзні) та їх відмінності:
- фактична перевірка проводиться у зв’язку з надходженням скарги/заяви до органу, який проводить перевірку чи у зв’язку з повідомленням від інших органів, які встановили певні факти, що підлягають перевірці. Суб’єкт перевірки має право знати про суть заяви/скарги. Про проведення фактичної перевірки суб’єкт перевірки не повідомляється;
- сама назва планової (виїзної) перевірки свідчить, що вона була заздалегідь запланована контролюючим органом і суб’єкта перевірки повідомлено про її проведення завчасно;
- позапланова перевірка (виїзна) призначається у зв’язку з отриманням інформації або фактів, які свідчать про можливі порушення суб’єктом господарювання законодавства, у зв’язку з чим і приймається рішення про призначення перевірки. Як правило (залежно від перевіряючого органу), про призначення/проведення такої перевірки суб’єкт господарювання повідомляється.
Наведемо приклади того, на що передусім необхідно звертати увагу при фактичній, позаплановій перевірці, коли представники перевіряючого органу приходять за адресою місцезнаходження суб’єкта перевірки і спрацьовує ефект «неочікуваності».
Так, керівник/уповноважений представник або працівник компанії повинен вимагати від перевіряючих пред’явити службові посвідчення та провести зіставлення їх відомостей з відомостями, що вказані в направленні на перевірку/рішенні про призначення перевірки (адже в них визначається працівник, якому доручено її проведення). Не зайвим буде й зіставлення відповідності вигляду власника посвідчення з його зображенням на фотознімку.
Якщо є сумніви щодо особи перевіряючого, ви маєте право звернутись для її «ідентифікації» до правоохоронних органів: міліції, дільничного. Якщо вами встановлено, що особа не є тією, за яку себе видає, або встановлено невідповідність відомостей, вказаних у посвідченні та документах на перевірку (посада, ранг, прізвище, ім’я та інше), ви маєте право відмовити в допуску до перевірки, про що складається акт, в якому необхідно чітко, стисло та зрозуміло зазначити підстави такої відмови, вказавши, які саме невідповідності встановлено. Акт складається перевіряючими та надається вам для підпису й ознайомлення, і саме під час підпису слід вказати підставу для відмови, зазначити дату запису.
Варто пам’ятати, що ви маєте право і повинні ним скористатись – переписати всі дані, що зазначені в посвідченні(ях): серію, номер посвідчення, прізвище, ім’я, по батькові, звання, посаду, дату видачі, термін дії, орган, що видав посвідчення, та який орган представляє. Можете здійснити фотофіксацію або відеозйомку.
Також ви маєте вимагати пред’явлення направлення на перевірку або іншого документа, на підставі якого проводитиметься перевірка. Зазначені документи повинні бути підписані керівником, а підпис скріплений печаткою. За відсутності підпису керівника чи печатки органу ви маєте право відмовити в допуску до перевірки з підстав неналежного оформлення документів на проведення перевірки. Перевірка може проводитись тільки щодо тих правовідносин чи фактів, з приводу яких вона безпосередньо була призначена і відомості про які відображені в документах на перевірку.
Надання будь-яких документів чи надання пояснень щодо обставин, які не стосуються/не відносяться до перевірки, забороняється.
Якщо перевірка проводиться «неочікувано» і запитуваних документів керівник не може надати у зв’язку з вилученням правоохоронними органами/передачею на відповідальне зберігання/наданням на проведення бухгалтерського чи іншого обслуговування/наданням адвокату, про це необхідно вказати в поясненнях/протоколі/акті, які складаються при перевірці. Доказом вищезазначеного слугуватимуть протоколи вилучення, акти передачі, які повинні містити перелік документів, а не тільки фразу «папка з документами червоного кольору»). При цьому перевіряючі до перевірки допускаються, однак на вимогу надати документи, які у вас відсутні з причин, наведених вище, ви надаєте пояснення та підтверджуючі документи. Ці дії в подальшому засвідчать не просто відмову в наданні запитуваних документів, а свідчитимуть про неможливість їх надання.
У випадках, коли є достатні підстави вважати, що до компанії виявляють «нездоровий інтерес», в офісі необхідно залишити тільки нотаріально завірені копії статутних документів та документів, вилучення яких (законне чи незаконне) може призвести до зупинення чи неможливості здійснення діяльності компанії. Тобто в офісі повинні знаходитись тільки ті документи, які необхідні для виконання поточної роботи працівниками. Оригінали повинні зберігатись не в компанії, а в іншому приміщенні.
Сервер повинен знаходитись не в офісі, а доступ до нього має здійснюватись через віддалений доступ та мати паролі. Якщо особа, якій відомі такі паролі, їх забула, відповідальності за це вона не несе. Особисті речі працівників не можуть оглядатись при проведенні перевірок, тільки в разі проведення слідчої дії, за наявності достатніх мотивів слідчого може проводитись обшук та вилучення особистих речей працівників.
Варто пам’ятати, що всі рішення, які стосуються перевірки (допускати до проведення перевірки чи ні; які документи надавати на проведення перевірки; чи надавати дозвіл на опитування працівників компанії; чи надавати доступ до робочих приміщень/робочих місць/складських приміщень), приймає тільки керівник компанії.
Працівники не мають права приймати самостійних рішень при проведенні перевірки. Перебуваючи на робочому місці, вони виконують тільки вказівки керівника, а не перевіряючих органів. Працівники не зобов’язані спілкуватись з перевіряючими, давати пояснення, надавати їм будь-які документи або показувати робочі місця/приміщення компанії. Обов’язок надавати пояснення виникає тільки в разі проведення слідчої дії, про що працівнику вручається повідомлення чи повістка. В такому випадку працівники мають право на адвоката.
Незаконні дії перевіряючих можуть бути оскаржені в судовому порядку.
Підсумовуючи все вищесказане, зазначимо, що в суб’єкта перевірки крім обов’язків є ще й права, які необхідно вчасно використовувати, аби довести в подальшому свою точку зору.
