Штатно-посадова книга є робочим обліковим документом кадрової служби підприємства, установи чи організації. З її допомогою можна оперативно отримувати потрібну інформацію щодо кількості працівників у структурних підрозділах. Своєчасне заповнення штатно-посадової книги забезпечить належний облік кадрів, постійний контроль за комплектацією штату, розміщенням кадрів у структурних підрозділах, облік вакантних посад, допоможе при складанні службових документів, у тому числі звітності з персоналу, передусім довідок кадрового характеру. У книзі містяться рекомендації щодо її ведення і заповнення.
Ми пропонуємо найпоширеніший варіант штатно-посадової книги, який використовувався кадровиками протягом тривалого часу раніше і використовується зараз. Штатно-посадову книгу складають і ведуть працівники кадрової служби на підставі штатного розпису, затвердженого керівником підприємства. На відміну від штатного розпису в ній зазначається не кількість штатних одиниць, а які саме посади зайнято.
Книгу зазвичай ділять на розділи, назви яких мають відповідати назвам структурних одиниць, причому розміщують їх у тому ж порядку, в якому вони наведені у штатному розписі. Кожен розділ книги краще починати на новому розвороті.
Якщо у вас невелике підприємство чи організація і немає структурних одиниць, розділи штатно-посадової книги можна сформувати за функціональним принципом. Якщо до штатного розпису вносяться зміни чи доповнення, одразу ж мають бути внесені відповідні зміни чи доповнення до штатно-посадової книги. Для цього наприкінці кожного розділу книги бажано залишати вільне місце для доповнень.
Назви розділів книги і графи 1-5 заповнюються ручкою, а графи 6-10 — олівцем.
Після звільнення працівника з роботи чи переведення на іншу посаду відомості, внесені олівцем, витирають, а на цьому місці записують відомості про нового працівника. За відсутності нового працівника відповідні графи навпроти вакантної посади залишаються незаповненими доти, доки не буде прийнято нового працівника або скорочено посаду.
Записи до штатно-посадової книги слід робити відразу після видання наказу про прийняття на роботу, переведення на іншу посаду тощо, інакше книга втратить своє практичне значення.
Для спрощення роботи працівників кадрової служби у книзі наведено зразок її заповнення.
Докладніше — у спеціалізованій книзі обліку від редакції журналу «Довідник кадровика» «Штатно-посадова книга».
Придбати видання «Штатно-посадова книга» в інтернет-магазині »
