Службові відрядження працівників бюджетних та комерційних установ


У господарській діяльності будь-якої організації з метою вирішення виробничих справ, підписання договорів, взяття участі в семінарах, виставках тощо час від часу виникає потреба у відрядженні працівників до інших населених пунктів України або за кордон.

Пропоную розглянути законодавче регулювання цього питання та основний алгоритм дій оформлення службових відряджень працівників бюджетних та комерційних установ.

Якщо ваша організація не фінансується з держбюджету, направляючи працівників у відрядження, слід керуватися наступними нормативно-правовими актами:

  • Кодекс законів про працю України – КЗпП (ст. ст. 121, 127, 176, 177) – у частині регулювання трудових відносин із працівником, який відряджається;
  • Податковий кодекс України – ПКУ (пп. 140.1.7, п. 170.9) – у частині відображення витрат на відрядження в податковому обліку.

Основним документом, який регулює відрядження працівників органів державної влади, підприємств, установ та організацій, що повністю або частково фінансуються за рахунок бюджетних коштів, є Інструкція про службові відрядження в межах України та за кордон, затверджена наказом Мінфіну України від 13.03.98 р. № 59, зареєстрована в Мін’юсті України 31.03.98 р. за № 218/2658 (далі – Інструкція № 59). Для небюджетних роботодавців вона не є обов’язковою, тому таким підприємствам слід розробити власний регламентуючий документ про службові відрядження, за основу якого можна взяти норми Інструкції № 59.

Відповідно до розд. 1 Загальних положень Інструкції № 59, «службовим відрядженням вважається поїздка працівника за розпорядженням керівника органу державної влади, підприємства, установи та організації, що повністю або частково утримується (фінансується) за рахунок бюджетних коштів, на певний строк до іншого населеного пункту для виконання службового доручення поза місцем його постійної роботи (за наявності документів, що підтверджують зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства)». Оскільки жодним нормативним документом для «звичайних» підприємств поняття службового відрядження не визначено, їм слід керуватися наведеним вище визначенням Інструкції № 59.

Отже, щоб поїздка вважалася службовим відрядженням, необхідне виконання двох умов:

  • поїздка працівника для відвідування іншого населеного пункту не за місцем основної роботи;
  • поїздка для виконання службового доручення та пов’язана з господарською діяльністю підприємства.

По-перше, вищезазначена Інструкція про службові відрядження уточнює визначення відрядження як поїздки в інший населений пункт. Поняття «інший населений пункт» чітко відокремлює поняття «відрядження» від «переміщення працівника в межах місця роботи»: якщо працівник для виконання службового доручення змушений виїхати за межі території населеного пункту, в якому знаходиться місце його постійної роботи, то це ще не можна кваліфікувати як відрядження, оскільки виїхати за межі одного населеного пункту – ще не означає в’їхати на територію іншого.

Складність у розмежуванні відрядження й поїздки працівника для виконання поставленого завдання, яка не має ознак відрядження, виникає тоді, коли відповідно до адміністративно-територіального поділу деякі населені пункти (міста) включають у себе інші населені пункти (села, селища). Зазначення в Інструкції такої ознаки відрядження, як поїздка до іншого населеного пункту, дає змогу вирішити це питання. Поїздка до іншого населеного пункту (села, селища, міста), що хоч і входить до складу більшого населеного пункту (міста), має кваліфікуватися як відрядження, оскільки працівник у цьому разі в’їхав на територію іншого населеного пункту (із матеріалу, підготовленого районним управлінням юстиції Полтавської області для використання в практичній роботі працівниками юридичних служб підприємств, установ, організацій, 2012 р.).

По-друге, зв’язок службового відрядження з основною діяльністю підприємства підтверджують такі документи:

  • запрошення сторони, що приймає відрядженого працівника й діяльність якої збігається з діяльністю підприємства, яке направляє у відрядження;
  • укладений договір чи контракт;
  • інші документи, які засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини;
  • документи, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах та інше.

Службові поїздки працівників, постійна робота яких проходить у дорозі або має роз’їзний (пересувний) характер, не вважаються відрядженням.

Як правило, службові відрядження працівників передбачаються в плані роботи установи (див. п. 138 Типової інструкції з діловодства № 1242 від 30 листопада 2011 року).

У разі виникнення потреби в направленні працівника у відрядження, яке не передбачене планом роботи установи, керівником структурного підрозділу, де працює працівник, який має відряджатися, готується доповідна записка на ім’я керівника установи або його заступника. У ній зазначається: куди, на який строк та з якою метою відряджається працівник.

Доповідна записка разом з проектом наказу про відрядження (готує кадрова служба на підставі цієї записки) передається керівникові установи, як правило, не пізніше ніж за три доби до початку відрядження.

Підсумовуючи сказане вище, зазначу, що рішення про направлення працівника у відрядження приймається тільки керівником підприємства або його заступником і обов’язково оформляється наказом (розпорядженням) із зазначенням таких даних:

  • пункт призначення;
  • найменування підприємства, куди відряджений працівник;
  • строк відрядження;
  • мета відрядження (див. форму наказу/розпорядження «Про відрядження»).

Порядок оформлення відряджень можна представити за таким алгоритмом:

  1. Готується службова/доповідна записка про необхідність направлення працівника(ів) у відрядження.
  2. Керівником підприємства видається та підписується наказ (розпорядження) про направлення працівника(ів) у відрядження.

До червня 2011 року всі відрядження супроводжувалися посвідченнями про відрядження, форма яких була затверджена наказом Державної податкової адміністрації України «Про затвердження форми посвідчення про відрядження» від 28.07.97 р. № 260. Однак наказом Міністерства фінансів України від 21 червня 2011 року № 738 «Про визнання таким, що втратив чинність, наказу Державної податкової адміністрації України від 28.07.97 р. № 260» форму посвідчення про відрядження скасовано й вимога щодо його пред’явлення нині незаконна.

Отже, посвідчення про відрядження тепер оформляти не потрібно, достатньо лише наказу про відрядження, відповідно до якого визначається кількість днів, проведених у відрядженні. Питання виходу працівника на роботу в день вибуття у відрядження та в день прибуття з відрядження має регулюватися правилами внутрішнього трудового розпорядку підприємства, установи, організації.

Підприємство, що відряджає працівника, здійснює реєстрацію особи, яка вибуває у відрядження, в спеціальному журналі за встановленою формою.

Як зазначено на офіційному порталі Міністерства доходів і зборів України (реорганізоване шляхом перетворення в Державну фіскальну службу, постанова КМУ від 21 травня 2014 року № 160), бюджетне підприємство перед направленням працівників у відрядження обов’язково має видати їм аванс у межах суми, визначеної для оплати проїзду, найму житлового приміщення й добових витрат. Згідно з листом від 03.07.2013 р. № 6091/6/99-99-22-02-04-15/169 Міндоходів та зборів «Про необов’язковість видачі авансу та звітування за витраченими власними коштами» такого обов’язку для небюджетних підприємств нормативні документи не встановлюють.

Статтею 121 Кодексу законів про працю України передбачено лише обов’язок підприємства відшкодувати витрати працівника у відрядженні. Тобто працівник може здійснювати витрати за рахунок власних коштів, а після повернення з відрядження підприємство має їх відшкодувати.

Водночас небюджетні підприємства можуть закріпити обов’язок видавати аванс у власному положенні про відрядження. Такий обов’язок може встановлюватися також наказами про відрядження, наприклад:

Отже, відрядженого працівника перед від’їздом бюджетне підприємство зобов’язано забезпечити грошовими коштами (авансом) для здійснення поточних витрат під час службового відрядження. Аванс відрядженому може надаватися готівкою або перераховуватися в безготівковій формі.

Якщо працівник отримав аванс на відрядження і не виїхав, то протягом трьох банківських днів з дня прийняття рішення про відміну поїздки він повинен повернути до каси підприємства отримані кошти.

Після повернення з відрядження працівник відповідно до порядку, визначеного керівництвом підприємства, готує в триденний строк письмовий звіт або повідомляє усно керівникові структурного підрозділу про результати виконання завдання, а також подає звіт про використання отриманих на відрядження коштів.

Документами, які підтверджують вартість здійснених під час відрядження витрат, є розрахункові документи відповідно до Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» і Податкового кодексу України (див. п. 15 Інструкції № 59). Ці документи подаються в оригіналі разом зі звітом.

Здійснені під час відрядження витрати відшкодовуються працівникові лише за наявності наданих підтверджуючих документів у оригіналі (транспортні квитки/транспортні рахунки, електронні квитки за наявності посадкового талона, рахунки готелів/мотелів, чеки та інше).

Витрати, здійснені під час відрядження, що не підтверджені відповідними документами (крім добових витрат), працівникові не відшкодовують.

У п. 16 Інструкції про службові відрядження в межах України та за кордон зазначено, що окремим видом витрат, що не потребують спеціального документального підтвердження, є добові (витрати на харчування та фінансування інших власних потреб фізичної особи, здійснені під час відрядження). Розміри добових витрат для працівників підприємств затверджені постановою Кабінету Міністрів України від 02 лютого 2011 року № 98 «Про суми та склад витрат на відрядження державних службовців, а також інших осіб, що направляються у відрядження підприємствами, установами та організаціями, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів» (далі – Постанова № 98). Добові витрати відшкодовуються в єдиній сумі незалежно від статусу населеного пункту, куди відряджається працівник.

Залишок коштів понад витрачену згідно зі звітом про використання отриманих на відрядження коштів суму підлягає поверненню працівником до каси або зарахуванню на відповідний рахунок підприємства, установи, організації, що їх видали, у встановленому законодавством порядку.

Є законодавчо визначені обмеження щодо строку відрядження працівника(ів). Так, згідно з п. 6 Постанови № 98, строк відрядження визначається керівником, але не може перевищувати в межах України 30 календарних днів, за кордон – 60 календарних днів, крім випадків, зазначених в абзацах 2 – 8 цього пункту, а саме:

  • строк відрядження працівників, які направляються для виконання в межах України монтажних, налагоджувальних, ремонтних і будівельних робіт, не повинен перевищувати строк будівництва об’єктів;
  • строк відрядження працівників, які направляються за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами) для виконання монтажних, налагоджувальних, ремонтних, проектних, проектно-пошукових, будівельних, будівельно-монтажних і пусконалагоджувальних робіт, здійснення шефмонтажу та авторського нагляду під час будівництва, обслуговування та забезпечення функціонування національних експозицій на міжнародних виставках, проведення гастрольних та інших культурно-мистецьких заходів, не повинен перевищувати один рік.

Підприємства, установи та організації, що направляють працівників у відрядження за кордон за зовнішньоекономічними договорами (контрактами), забезпечують належні соціально-побутові умови, медичне обслуговування, страхування та необхідний правовий захист громадян України, які відряджаються за її межі для виконання робіт, зазначених в абзаці третьому цього пункту;

  • строк відрядження військовослужбовців, направлених на навчання в системі перепідготовки, удосконалення, підвищення кваліфікації кадрів, на навчальні та підсумково-випускні збори слухачів заочних факультетів вищих військових навчальних закладів, не повинен перевищувати 90 днів, а за умови відшкодування витрат стороною, що приймає, – 18 місяців;
  • строк відрядження працівників авіаційних компаній, які направляються за кордон для здійснення авіаційних перевезень пасажирів та вантажів у миротворчих місіях ООН згідно з контрактами між авіаційними компаніями України та Організацією Об’єднаних Націй, не повинен перевищувати шість місяців;
  • строк відрядження працівників Державної фінансової інспекції, її територіальних органів, які направляються для проведення контрольних заходів, не повинен перевищувати період проведення таких заходів.

Крім того, чинним законодавством України для деяких категорій працівників передбачені додаткові гарантії. Так, ст. 176 КЗпП забороняє направляти у відрядження вагітних та жінок, які мають дітей віком до трьох років. Також не можна направляти у відрядження без їхньої згоди жінок, які мають дітей віком від трьох до чотирнадцяти років або дітей-інвалідів (ст. 177 КЗпП). Зазначені норми законів про працю є обов’язковими до виконання всіма підприємствами незалежно від форм власності.

Сьогодні відрядження стали невід’ємною частиною роботи дуже багатьох людей. Крім того, це слово давно й міцно ввійшло в сучасний фольклор – скільки анекдотів починаються словами «Повертається чоловік з відрядження…».

Давайте спробуємо розібратися, чому люди так люблять відрядження? Одразу зазначу, що за негласною статистикою більшість любителів відряджень – чоловіки. Це й не дивно, оскільки жінки більше прив’язані до домівок. Дійсно, жінок, які свідомо обирають роботу, де кожного місяця потрібно літати, жити не в найкращому готелі, знайдеться значно менше, ніж чоловіків.

Проїзд, готель або квартира, харчування та інші пов’язані з відрядженням витрати – все за рахунок роботодавця. А якщо ще й місцем відрядження буде сучасне місто, то життя відрядженого, готового до підкорення нових міст, можна порівняти з подорожжю, сповненою нових вражень та цікавих знайомств.

Крім того, відрядження дає чудову можливість розширити власну географічну ерудицію, відвідати нові місця, попрацювати з новими людьми.

У навчальному посібнику «Ділова кар’єра» (автор І. І. Дахно, К., 2011 р.) написано про відрядження як ділову мандрівку з дітьми. Книга створена на основі власного досвіду автора, а також передового вітчизняного й зарубіжного досвіду, висвітленого в різних засобах масової інформації.

Автор зазначив, що на посади, пов’язані з частими відрядженнями, рекрутери намагаються не брати працівників, у яких є маленькі діти. Останні, як відомо, потребують постійної уваги.

Статистичні дані свідчать, що в США відпустки скорочуються, а звичка до сімейних канікул залишається. Понад 60 % офісних співробітників, які регулярно перебувають у відрядженнях, поєднують відрядження з відпочинком. Дві третини таких співробітників подорожують з дітьми. В Україні вже є підприємства й організації, які фактично не надають відпусток (або співробітники їх фактично не беруть). Ділова мандрівка з членами сім’ї може бути шансом для спілкування з ними (адже відомо, що під час відрядження залишається вільний час для дозвілля, який можна витратити для спілкування із сім’єю).

Сучасні західні компанії заохочують сімейні ділові мандрівки, оскільки це сприяє зростанню лояльності працівників до компанії та продуктивності праці. Таке явище називають incentive (заохочення).

Загальновідомо, що закордонні відрядження покращують мотивацію працівників, дають змогу ознайомитися з відповідними професійними досягненнями приймаючої сторони. Колективні ж мандрівки сприяють створенню працездатної команди.

ЛІГА:ЗАКОН