Працювати за прибраним столом приємно й ефективно: більше простору, щоб зосередитися й заглибитися у поставлене завдання, нема предметів, які відволікають чи дратують або нагадують про те, що ще треба зробити. А може, навпаки, на офісному столі має бути усе напохваті, щоб працівник не гаяв часу на пошуки чистого аркуша паперу чи олівця? Як організувати робочий простір і власний робочий стіл, щоб робота не застопорилася і приносила задоволення?
Відповідно до п. 3 ст. 29 КЗпП України до початку роботи за укладеним трудовим договором власник або уповноважений ним орган зобов’язаний визначити працівникові робоче місце, забезпечити потрібними для роботи засобами. Робочим місцем вважається місце постійного чи тимчасового перебування працівника під час виконання ним трудових обов’язків. Зрозуміло, що робоче місце офісного працівника — це стіл, оснащений як технікою, так і канцелярським приладдям. Кожне підприємство по-своєму вирішує питання постачання працівника потрібними для роботи засобами: хтось отримує мінімальний комплект, а хтось може зібрати у власному столі міні-крамницю. Відомо, що ефективність роботи залежить як від оснащення робочого простору, так і від його організації. Правильно організований робочий простір завжди полегшує роботу. Інакше працівник вимушений постійно підводитися, щоб узяти потрібний предмет, а потім щоб повернути його на місце.
ОРГАНІЗАЦІЯ РОБОЧОГО ПРОСТОРУ
Робочий простір умовно можна розподілити на три зони:
— центральну, де розташовується основний об’єкт, з яким треба працювати в цей час (як-от, ноутбук, тека з документами або журнал);
— периферійну, де можна покласти кілька предметів (не більше семи), які можуть знадобитися або ж виконуватимуть функцію нагадування (як-от: калькулятор, маркер, папір для нотаток тощо);
— дистанційну (найбільш віддалену): стіни, полиці шаф, шухляди стола, — де має бути решта робочих інструментів (книжки, документи, канцелярське приладдя) та власні речі.
Таким чином, для ефективної роботи слід визначити межі кожної зони і впорядкувати їх.
ЛАД НА РОБОЧОМУ СТОЛІ
З одного боку, порядок на робочому столі — річ індивідуальна. Комусь до вподоби мінімалізм, а хтось готовий пожертвувати частиною стола та вибудувати вежу із заповнених паперами лотків. При цьому обидва працівники працюють з однаковою ефективністю.
Основний критерій ладу — це вміння ефективно працювати, не витрачаючи часу на пошуки потрібного документа або предмета.
З другого боку, якщо робочий стіл розташовано в людному місці (як-от, рецепція, приймальня керівника або кабінет для прийняття клієнтів), працівникові слід бути більш вимогливим до свого зовнішнього вигляду та впорядкованості власного робочого стола.
ОСНОВНІ ПРИНЦИПИ ПІДТРИМУВАННЯ ЛАДУ НА РОБОЧОМУ СТОЛІ
Позбавлятися непотрібних речей. Вони відволікають від роботи і займають простір.
Отримуючи у перебігу дня документи, які не стосуються безпосередньо роботи, складати їх у стосик (лоток) та не відволікатися від поточних справ. Мати на столі лише один лоток для документації, що надходить, і пам’ятати, що він не для довготривалого зберігання.
Виділити лоток (шухляду) для вихідної документації та розташувати його так, щоб було зручно й вам, і тому, хто забиратиме документи.
Установити біля стола кошик для сміття й регулярно викидати весь непотріб. Позначати свої робочі інструменти. Тоді інші працівники повертатимуть ваші речі, а вам не доведеться мати великий запас або постійно шукати пропажу, витрачаючи на цей свій час.
Не використовувати робочий стіл не за призначенням (обідати, займатися хобі під час перерви або перебирати вміст власної торбинки). Регулярно прибирати — після закінчення робочого дня або наприкінці тижня.
Пам’ятати, що прибиральник легко витре пил зі стола, де все впорядковано, а до стола, на якому панує хаос, не зможе доторкнутися.
АНАЛІЗ ДОКУМЕНТІВ
Не секрет, що найбільше робочий стіл захаращують папери. Основні правила у роботі з документами:
- розподіляти й упорядковува- ти їх у міру того, як вони надходять;
- не відкладати нескладні завдання у довгу шухляду.
Деякі тайм-менеджери стверджують, що будь-який папірець на вашому столі означає невирішене питання. Документи, що надходять до вашого стола, можна розбирати за системою.
Ознайомившись із документом, визначити його місце.
Кошик для сміття — якщо паперовий носій не має жодної користі, не містить нової інформації або його легко відновити. Скажімо, це може бути рекламна листівка, вже непотрібна записка, зайва копія якогось документа тощо.
Направити — передати документ на виконання іншому працівникові. Часто на стіл потрапляють документи, які треба переадресовувати.
Зробити — розібратися й виконати, а відтак викинути або скласти «до справи».
Слід негайно зробити, якщо це:
- займе менше трьох хвилин;
- важливо й терміново.
Якщо не терміново — відкласти у наступну групу («на потім»). Але виділити час, скажімо, наприкінці робочого дня, щоб переглянути документи ще раз, визначити термін виконання й позначити його у своєму графіку.
На потім — тимчасово прибрати, поки знадобиться. Важливо вміти правильно розсортовувати документи, щоб вчасно до них повернутися.
Працювати з такими документами слід згідно з власною системою планування — кожен документ виконувати в установлений для нього термін.
До справи — скласти документ у спеціальну теку (архів). Тут теж важливо створити зручну класифікацію, де знайти будь-який документ буде легко. Для того щоб робочий стіл мав охайний вигляд та був зручним для працівника, треба лише бажати цього й додержувати нескладних правил. З часом підтримання ладу на власному столі стане доброю звичкою.
ДОПОМОГА КАДРОВИКА
Саме працівник кадрової служби знайомить нового працівника з усіма правилами на підприємстві, зокрема, інформує про дрес-код, робочі стандарти, правила спілкування з клієнтами та інші корпоративні питання.
Для того щоб допомогти офісному працівникові впорядкувати робоче місце, менеджер з персоналу може:
- розробити інструкцію щодо обладнання робочого стола та зазначити там основні правила підтримування ладу (вказати, що можна розташовувати на столі, а що заборонено);
- надавати, якщо треба, літературу (книжки, статті) про вдосконалення самоорганізації;
- запровадити заходи щодо стимулювання працівників підтримувати лад на робочому столі (почесне звання «найкращий стіл тижня», премію або іншу винагороду);
- підтримувати лад на власному столі.
Вибираючи розташування власного робочого місця, якщо маєте таку можливість, слід звернути увагу на такі фактори:
- біля дверей, особливо тих, що ведуть надвір, вам доведеться стерегтися холоду, шуму, протягу, які здуватимуть папери зі стола;
- біля ксерокса загального користування або вздовж проходу вас постійно відволікатимуть;
- робоче місце, де кожен може спостерігати зображення вашого монітора, не є зручним;
- місце біля туалету або поблизу кондиціонера, обігрівача — теж не найкращий варіант.
