Усе про утворення структурних підрозділів на підприємстві


До процесу утворення структурних підрозділів на підприємстві зазвичай залучають кадровиків та інших фахівці з управління персоналом, бо саме вони найкраще обізнані в професійній класифікації працівників, особливостях роботи за певними професіями, а також у питаннях взаємодії у роботі працівників на різних посадах. Але для того, щоб утворити структурні підрозділи на підприємстві, а також унести відповідні зміни до його організаційної структури, слід добре знатися на питаннях, пов’язаних з такою роботою.

На невеликому підприємстві, установі організації або у приватного підприємця певний напрям діяльності (або часто й декілька з них) може бути в зоні відповідальності лише одного працівника. Кожне підприємство намагається розвиватися й з часом планує розширити та/або диверсифікувати сферу діяльності. Це призводить до збільшення штату й чисельності працівників на підприємстві, і в міру такого збільшення вже кілька працівників виконують одну або кілька споріднених функцій, які раніше покладалися тільки на одного працівника або взагалі їх бракувало на підприємстві. На цьому етапі розвитку підприємства виникає потреба об’єднати працівників певної професійної спеціалізації або напряму діяльності в спеціалізовані підрозділи задля створення більш керованої структури на підприємстві, яка би сприяла ефективнішій діяльності підприємства та зростанню його конкурентної спроможності на ринку.

До процесу утворення структурних підрозділів на підприємстві зазвичай залучають кадровиків та інших фахівців з управління персоналом, бо саме вони найкраще обізнані в професійній класифікації працівників, особливостях роботи за певними професіями, а також у питаннях взаємодії у роботі працівників на різних посадах. Щоб утворити структурні підрозділи на підприємстві, а також унести відповідні зміни до його організаційної структури, слід добре знатися на питаннях, пов’язаних з такою роботою.

Структура й зміст тексту положення про структурний підрозділ

На цей час узагальнених обов’язкових для всіх підприємств України вимог щодо структури й змісту положень про структурні підрозділи не встановлено. Водночас такі вимоги можна встановити НПА відомчого характеру щодо окремих сфер діяльності, насамперед для бюджетних установ, органів державної виконавчої влади тощо або структурних підрозділів певної спеціалізації (напряму діяльності), як-от, Типовим положенням про структурний підрозділ місцевої державної адміністрації, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 26 вересня 2012 року № 887, Типовим положенням про кадрову службу органу виконавчої влади, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 2 серпня 1996 року № 912, тощо.
На комерційних же підприємствах переважно використовується така структура положення:

1. Загальні положення.
2. Основні завдання
3. Функції
4. Права
5. Відповідальність
6. Керівництво.
7. Відносини з іншими структурними підрозділами.

Інколи виокремлюють такі розділи, як «Структура (штат, персонал) підрозділу», або у разі доцільності розділи, присвячені умовам роботи підрозділу (робочому режиму), контролю й перевірці діяльності структурного підрозділу, оцінюванню якості виконання підрозділом своїх функцій, майна структурного підрозділу.
Назвам зазначених розділів має відповідати і їхній зміст:

Розділ 1. Загальні положення. Вказується повна й точна назва структурного підрозділу (як-от, канцелярія, бухгалтерія, адміністративно-господарський відділ тощо), місце (статус) підрозділу в структурі підприємства. Зокрема описується, що являє собою цей структурний підрозділ — самостійну одиницю (що безпосередньо підпорядковується керівникові закладу (одному з його заступників), або одиницю, що входить до складу значнішого структурного підрозділу. Як-от, технічні підрозділи можуть підпорядковуватися технічному директорові (головному інженерові); виробничі — заступникові директора з виробничих питань; планово-економічні, маркетингові, збутові підрозділи — заступникові директора з комерційних питань. За такого розподілу відповідальності між керівними працівниками безпосередньо керівникові підприємства може підпорядковуватися канцелярія, юридичний відділ, відділ зв’язків з громадськістю та інші адміністративні підрозділи.
Крім того, якщо з найменування підрозділу не можна визначити вид підрозділу (як-от, архів, бухгалтерія), то в положенні бажано вказати, на яких правах його створено (на правах відділу, департаменту тощо). Таким чином, відразу визначається місце підрозділу і його значущість (повноваження).
Зазначаються основні законодавчі та інші НПА загальнодержавного значення, а також національні стандарти, методичні рекомендації, накази керівництва вищих органів, внутрішні організаційні, розпорядчі та методичні документи підприємства, якими керується у своїй діяльності відповідний підрозділ. Скажімо, для канцелярії можна вказати Інструкцію з діловодства на підприємстві, для відділу кадрів — Кодекс законів про працю України, законодавчі акти про захист персональних даних працівників тощо, для бухгалтерії — законодавчі акти про бухгалтерський облік та фінансову звітність, для відділу захисту інформації — законодавчі акти про інформацію, інформатизацію, захист інформації тощо. Далі в цьому розділі можна навести й інші відомості, як-от:
— порядок створення, зміни й ліквідації підрозділу;
— місцезнаходження підрозділу;
— перелік основних термінів і їхніх визначень (як-от, у підрозділах із специфічними функціями та обов’язками фахівців, не пов’язаних з основним завданням підрозділу) тощо;

Розділ 2. Основні завдання. Зазначаються основні завдання підрозділу, які мають співвідноситися з основними завданнями щодо напряму роботи підрозділу, викладеними в Статуті підприємства (Положенні про підприємство), інших внутрішніх (корпоративних) документах.
Як основу для визначення основних завдань доцільно використовувати кваліфікаційні характеристики керівників структурних підрозділів з відповідних галузевих випусків ДКХП. Водночас інколи завдання підрозділу можуть виходити за межі посадових обов’язків з кваліфікаційної характеристики відповідного керівника, скажімо, в «об’єднаних підрозділах» — рекламно-інформаційному відділі, відділі збуту й гарантійного обслуговування тощо.
Перелік завдань структурного підрозділу розпочинається зазвичай з головних і закінчується другорядними.

Розділ 3. Функції. Докладно описуються всі функції, виконання яких покладено на підрозділ. Мають співвідноситися з основними завданнями підрозділу — тобто виокремлюються відповідні складові частини, групи функцій і підфункцій кожного завдання, визначеного в другому розділі. В ідеалі:
— функції треба формулювати так, щоб позначити конкретні дії, виконанням яких вирішується завдання, поставлене перед підрозділом;
— функції треба висловлювати максимально повно (щоб не вносити змін, виявляючи «невраховані»);
— перелік функцій бажано розпочинати з основних, поступово переходячи до другорядних і поточних;
— функції одного структурного підрозділу не можуть дублювати функції іншого структурного підрозділу;
— функції структурного підрозділу мають пов’язуватися з функціями тих підрозділів, з якими підрозділ має функціональні зв’язки;
— функції треба піддавати структуризації (тобто розподіляти на посадові обов’язки працівників підрозділу);
— функції треба формулювати так, щоб можна було оцінити результати діяльності підрозділу;
— функції не можуть виходити за межі завдань підрозділу й мають кореспондувати з повноваженнями й правами підрозділу.

Розділ 4. Права. Містить перелік прав, що їх делегує керівник підприємства підрозділу для виконання покладених на нього завдань та функцій. У цьому розділі містяться й повноваження, які, на відміну від прав, котрі передбачають здебільшого можливість виконання певних дій, передбачають можливість та обов’язок.
Права можна умовно підрозділити на:
«розпорядчі» (право використовувати наявні у підрозділу ресурси — інформаційні й матеріальні, запитувати від інших структурних підрозділів потрібні документи й інформацію тощо);
«організаційні» (право проводити наради з питань роботи підрозділу, знайомитися з проектами рішень керівництва організації, що стосуються підрозділу тощо).
Повноваження звичайно мають «розпорядчий» характер, як-от:
— представляти інтереси підприємства й структурного підрозділу у відносинах з державними органами й органами місцевого самоврядування, сторонніми організаціями;
— за узгодженням з керівництвом підприємства залучати фахівців і консультантів з інших підприємств, установ, організацій для реалізації узгоджених з керівництвом проектів тощо).

Розділ 5. Відповідальність. Обумовлюються загальні вимоги стосовно відповідальності керівника й працівників підрозділу за невчасне й неналежне виконання завдань та функцій, вимог законодавства України та внутрішніх організаційних і розпорядчих документів з питань, що належать до функцій підрозділу. Також тут бажано зафіксувати, що відповідальність працівників підрозділу встановлюється посадовими інструкціями.

Розділ 6. Керівництво. Указується назва посади керівника підрозділу, наводяться кваліфікаційні вимоги до цієї посади (рівень освіти, стаж роботи на відповідних посадах). Зазначають порядок призначення керівника на посаду (як-от, наказом керівника підприємства, або з попередніми процедурами подання на посаду, обрання за конкурсом, затвердження на посаді вищим органом), звільнення його з роботи, а також заміщення на період відсутності. Скажімо, якщо керівник підрозділу має одного штатного заступника, то описується порядок передання керівництва підрозділом у разі відсутності керівника підрозділу в зв’язку з тимчасовою непрацездатністю, відрядженням або відпусткою тощо. Якщо заступників декілька, то описується схема заступництва за участю всіх заступників.

Розділ 7. Відносини з іншими структурними підрозділами. Викладаються положення стосовно взаємодії підрозділу з іншими структурними підрозділами, яка потрібна для виконання підрозділом його функцій. Здебільшого взаємодію описують як певні дії за схемою «надання — отримання» або «передання — отримання» інформації (усної чи документованої) і матеріальних цінностей. Якщо такі зв’язки постійні, у розділі за кожним зв’язком можна визначити періодичність і терміни надання й отримання відомостей, документів або цінностей. Розділ можна оформити як текст або таблицю (матрицю), водночас другий спосіб буде наочніший.
Окремий розділ «Структура й штатна чисельність» доречно вводити, якщо, скажімо, підрозділ має досить складну структуру, зокрема далі він розділяється на окремі структурні одиниці. Тоді у цьому розділі слід відбити внутрішню структуру підрозділу і вказати порядок її формування.
Пропозиція виділити в середині структурного підрозділу окремі структурні одиниці може надійти від його керівника. Потім її узгоджують з відділом організації та оплати праці, відділом кадрів, іншими підрозділами й подають на затвердження керівникові підприємства або його заступникові.
Підрозділ може мати складну структуру, якщо утворений злиттям або об’єднанням окремих підрозділів без розформовування, але з підпорядкуванням керівникові новоствореного підрозділу.
Структуру підрозділу можна відобразити:
— текстовим способом: «до складу підрозділу входять такі структурні одиниці…»;
— схемою: «підрозділ має в складі структурні одиниці згідно з наведеною схемою:»

У спецвипуску наводяться додатки із зразками положень про структурні підрозділи (витяги з окремих розділів) підприємств різноманітних напрямів, які допоможуть дістати загальне уявлення про специфіку цих підрозділів. Запропоновані зразки можна використовувати як основу в практичній роботі, розробляючи положення про структурні підрозділи на підприємстві з урахуванням конкретних сфер діяльності, організаційної структури та іншої специфіки, внаслідок чого зміст відповідних розділів можна значно змінити, доповнивши, або в інший спосіб адаптувати до певної специфіки.

Нове довідкове видання для кадровиків «Усе про утворення структурних підрозділів на підприємстві». Нормативна база, зразки документів, приклади утворення». Це своєрідний довідник для працівників кадрових служб, який має на меті допомогти їм у роботі під час вирішення різноманітних проблем, пов’язаних з утворенням або реорганізацією структурних підрозділів підприємства.

Саме цей довідковий посібник і стане в нагоді, в якому розлого розкриті теми щодо нормативної бази, яка регулює порядок утворення структурних підрозділів; класифікації структурних підрозділів; особливостей професійно-кваліфікаційного складу працівників структурних підрозділів певної спеціалізації; особливостей організаційних структур на підприємстві і, відповідно, особливостей управління структурними підрозділами та взаємодії між ними залежно від виду організаційної структури; документарного забезпечення процесу утворення й діяльності структурних підрозділів тощо.

Крім того, у Спецвипуску наведено приклади документів, що регулюють діяльність структурних підрозділів на підприємстві (положень про певний структурний підрозділ або витягів з них), як для таких «традиційних» (що існували на підприємствах уже достатньо давно), як відділ кадрів, так і для сучасних (які стали створюватися лише останніми роками), як, скажімо, контакт-центр.

Автор Олександр Клименко, ст. наук. співроб. відділу наукового забезпечення питань економіки праці та розвитку професійно-класифікаційної сфери ДУ НДІ соціально-трудових відносин Мінсоцполітики України.

«Довідник кадровика. Спецвипуск. № 2, 2016
УСЕ ПРО УТВОРЕННЯ СТРУКТУРНИХ ПІДРОЗДІЛІВ НА ПІДПРИЄМСТВІ»