Працівник нашої установи з 31.08.2015 р. бажає скористатися щорічною відпусткою за робочий рік з 01.02.2014 р. по 31.01.2015 р. тривалістю 12 календарних днів і за робочий рік з 01.02.2015 р. по 31.01.2016 р. тривалістю 14 календарних днів, соцвідпусткою на дітей за 2013 і 2014 роки тривалістю 20 календарних днів. Як оформити надання таких відпусток: однією заявою від працівника і одним наказом про надання цих відпусток або ж для кожної відпустки має бути окрема заява і окремий наказ про надання відпустки?
Перш ніж відповісти на запитання, наведемо ремарку з приводу написання працівником заяви про надання йому відпустки, період надання якої закладають у графіку відпусток.
Річ у тім, що законодавче поле не містить жодних згадувань про її наявність у таких ситуаціях. Тому цілком можна обійтись і без написання подібної заяви. Офіційно затвердженої форми такої заяви немає. А от при складанні наказу (розпорядження) про надання відпустки можна скористатися типовою формою № П-3, затвердженою наказом Держкомстату від 05.12.2008 р. № 489. Якщо ця форма не влаштовує вас, то ви можете скласти наказ у довільній формі. Проте обов’язкові реквізити рекомендаційно-типової форми все одно доведеться відобразити у власно розробленому «формулярі» наказу про надання відпустки.
З оргпитанням закінчили — час розібрати ситуацію, яка цікавить читача. Взагалі трудове законодавство не диктує нам, як саме вчинити при оформленні, зокрема, щорічної відпустки і соціальної відпустки на дітей за ст. 19 Закону України «Про відпустки» від 15.11.96 р. № 504/96-ВР. Утім досвід у цьому напрямку вже напрацьований. Ним і скористаємось. Так, за обставин, викладених у запитанні, можливі два варіанти розвитку подій, і обидва з них правильні.
Варіант 1. Оформлюємо відпустки однією заявою від працівника і одним наказом про надання відпустки. Цей варіант актуальний у випадках, коли усі відпустки йдуть одна за одною, тобто без переривання у часі (наприклад, на вихідні дні).
У заяві про надання відпустки працівник повинен вказати: «Прошу надати мені щорічну відпустку тривалістю 26 календарних днів і соціальну додаткову відпустку на дітей як матері двох дітей до 15 років тривалістю 20 календарних днів з 31.08.2015».
Важливо! Працівник у заяві не повинен вказувати період, за який надається відпустка, і дату її закінчення. Подібні відомості зазначить кадровик при складанні наказу про надання відпустки і заповненні особової картки працівника.
Переходимо до видання наказу. Ми вже визначились, що усі відпустки будемо оформлювати одним наказом. При цьому такий наказ необхідно видавати у довільній формі, оскільки типова форма № П-3 не пристосована до ситуацій, коли надаються два різні види відпусток.
<…>
Про надання відпусток
НАДАТИ:
Стрілецькій Марині Олегівні:
— щорічну відпустку за період роботи з 01.02.2014 по 31.01.2016 у період з 31.08.2015 по 25.09.2015 на 26 календарних днів;
— соціальну додаткову оплачувану відпустку як працівниці двох дітей до 15 років за період роботи з 01.01.2013 по 31.12.2014 у період з 26.09.2015 по 16.10.2015 на 20 календарних днів*.
<…>
* Тривалість соцвідпустки на дітей подовжуємо на один день, оскільки на період цієї відпустки припадає святковий день (14.10.2015 р. — День захисника України). Однак тривалість соцвідпустки на дітей у наказі про надання відпустки все одно визначаємо як 20 календарних днів.
Варіант 2. Оформлюємо відпустки однією або кількома заявами і кількома наказами про надання відпустки. Такий варіант доречний, якщо працівник і роботодавець узгодили дати для надання відпусток з тим, щоб на стику між датами закінчення однієї і початком іншої був розрив (наприклад, на вихідні дні).
З точки зору роботодавця така розбивка відпустки не раціональна. Адже якщо працівник хоче використати відпустку так, щоб виключити вихідні дні, він автоматично збільшує загальну кількість днів відпочинку.
Але якщо така домовленість між сторонами є, то у такому разі працівник може писати кілька заяв і зазначити у них дату початку кожної з відпусток: «Прошу надати мені щорічну відпустку тривалістю 12 календарних днів з 31.08.2015». Потім пропустили два вихідні дні (12.09.2015 р. і 13.09.2015 р.), якщо установа працює за п’ятиденним робочим тижнем з вихідними днями у суботу і неділю, і тоді наступна заява має виглядати так: «Прошу надати мені щорічну відпустку тривалістю 14 календарних днів з 14.09.2015» і так далі.
За цих обставин складаємо кілька наказів про надання відпусток — їх кількість залежить від того, як визначили періоди відпусток. Тут уже цілком можна скористатися типовою формою № П-3 цього наказу.
