...
Реєструйся

Виправляємо помилки у формуванні справ з наказами різних строків зберігання


Виявилося, що серед наказів тривалого зберігання містяться накази тимчасового зберігання. Як перемістити такі накази і як виправити записи в журналі реєстрації наказів?

На жаль, на практиці іноді трапляється плутанина з класифікацією, реєстрацією і формуванням у справи наказів з різними строками зберігання.

Запобігти таким ситуаціям можна, якщо:

  • відповідальність за організацію діловодства, зокрема кадрового, на підприємстві покласти на компетентну особу, яка має фахову освіту і досвід роботи у сфері діловодства й архівної справи;
  • якісно розробити, затвердити та запровадити на підприємстві інструкцію з діловодства;
  • правильно сформулювати заголовки справ у номенклатурі та визначити строки зберігання для відповідних справ.

Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 219-977 • E-mail: podpiska@mediapro.com.ua

Щодо помилок у реєстрації документів, які мають різний строк зберігання

Якщо під час аудиту документообігу виявляються порушення, зокрема у реєстрації та групуванні у справи документів, що мають різний строк зберігання, слід провести експертизу цінності відповідних справ. При цьому особливу увагу слід приділити відокремленню документів тривалого (понад 10 років) строку зберігання від документів тимчасового (до 10 років включно) строку зберігання.

Якщо така ситуація склалася з наказами, то слід звернути увагу не лише на їх строк зберігання, а й на види відповідних наказів.

Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 
0 (800) 219-977

Типовими помилками є:

  • формування в одну справу наказів з основної діяльності підприємства і наказів з адміністративно-господарських питань;
  • формування в одну справу усіх кадрових наказів без поділу їх на такі, що мають тривалий строк зберігання та тимчасовий строк зберігання

У пункті 2 глави 3 розділу ІІІ Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, визначено, що окремо реєструються, зокрема:

  • розпорядчі документи з основних питань діяльності установи;
  • розпорядчі документи з адміністративно-господарських питань;
  • розпорядчі документи з кадрових питань (особового складу) (відповідно до їх видів та строків зберігання).

Таким чином, на будь-якому підприємстві для наказів мають бути передбачені як мінімум 4 різні справи. Відповідно для їх реєстрації передбачено 4 різні журнали.

Ще багато корисних матеріалів від провідних експертів й аналітиків знайдете на шпальтах Живого журналу «КАДРОВИК.UA» № 1-2025. Статті доступні тільки для передплатників видання.

Щодо виправлення порушень

Виявивши порушення, слід подокументно переглянути кожну справу, заголовок якої починається зі слова «Накази».

За результатами проведення такої експертизи треба переформувати справи належним чином, не звертаючи увагу на неправильно присвоєні їм реєстраційні індекси…

Детальніше про особливості виправлення помилок у реєстрації документів, які мають різний строк зберігання, вимог до справ з наказами тимчасового зберігання та про нюанси систематизації документів у справі, оформлення справ з наказами постійного і тривалого зберігання — висвітлено в січневому випуску журналу «КАДРОВИК.UA» у статті члена Центральної експертно-перевірної комісії Державної архівної служби України, кандидата історичних наук Олени Загорецької «Виправлення помилок у формуванні справ з наказами різних строків зберігання».

Джерело: КАДРОВИК.UA

Вебінар «Інструкція з діловодства: алгоритм розроблення, затвердження та впровадження у роботу»

Матеріали до теми


Перші кроки у створенні архіву на підприємстві: що потрібно знати
Створення архіву на підприємстві — це не лише юридичний обов’язок, а й важлива частина ефективного управління документами. Належно організований архів полегшує доступ до ...