Як відобразити у звітності кошти на оплату проїзду в таксі працівників у закордонному відрядженні?


? У зв’язку з виробничою необхідністю підприємство направляє своїх працівників у відрядження за кордон. Після повернення з відрядження працівник звітує за використані кошти, надаючи квитанції та чеки (в т. ч. квитанції на оплату проїзду в таксі). По підприємству видано наказ за підписом генерального директора, яким дозволяється працівникам у відрядженні користуватись таксі та всіма видами зв’язку.

Чи має право підприємство включити до складу витрат кошти, що були витрачені на послуги таксі, та чи потрібно ці кошти оподатковувати як додаткове благо і відображати у звіті № 1ДФ?

Витрати на відрядження фізичних осіб, які перебувають у трудових відносинах з платниками податку, враховуються у складі витрат у порядку, встановленому пп. 140.1.7 ПКУ.

Як передбачено зазначеною нормою, при визначенні об’єкта оподаткування враховуються такі витрати подвійного призначення, як витрати на відрядження фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з платником податку або є членами керівних органів платника податку, в межах фактичних витрат відрядженої особи на проїзд (у тому числі перевезення багажу, бронювання транспортних квитків) як до місця відрядження і назад, так і за місцем відрядження (у тому числі на орендованому транспорті), оплату вартості проживання у готелях (мотелях), а також включених до таких рахунків витрат на харчування чи побутові послуги (прання, чищення, лагодження та прасування одягу, взуття чи білизни), на найм інших жилих приміщень, оплату телефонних розмов, оформлення закордонних паспортів, дозволів на в’їзд (віз), обов’язкове страхування, інші документально оформлені витрати, пов’язані з правилами в’їзду та перебування у місці відрядження, в тому числі будь-які збори і податки, що підлягають сплаті у зв’язку із здійсненням таких витрат.

Зазначені суми можуть бути включені до складу витрат платника податку лише за наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат у вигляді транспортних квитків або транспортних рахунків (багажних квитанцій), у тому числі електронних квитків за наявності посадкового талона та документа про сплату за всіма видами транспорту, в тому числі чартерних рейсів, рахунків, отриманих із готелів (мотелів) або від інших осіб, що надають послуги з розміщення та проживання фізичної особи, в тому числі бронювання місць у місцях проживання, страхових полісів тощо.

Будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку, зокрема (але не виключно) таких: запрошень сторони, що приймає, діяльність якої збігається з діяльністю платника податку; укладеного договору чи контракту; інших документів, які встановлюють або засвідчують бажання встановити цивільно-правові відносини; документів, що засвідчують участь відрядженої особи в переговорах, конференціях або симпозіумах, інших заходах, які проводяться за тематикою, що збігається з господарською діяльністю платника податку.

Порядок і норми компенсації витрат на службові відрядження встановлено Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою наказом Мінфіну від 13.03.98 р. № 59 (далі – Інструкція № 59). Працівники Міндоходів завжди використовують положення Інструкції № 59 у своїх роз’ясненнях щодо витрат на службові відрядження. Слід зазначити, що Інструкція № 59 є обов’язковою для органів державної влади, підприємств, установ і організацій, які повністю або частково утримуються (фінансуються) за рахунок бюджетних коштів, а інші підприємства та організації даний документ можуть використовувати як допоміжний (довідковий).

Пунктом п. 9 розд. III Інструкції № 59 навіть для працівників бюджетних установ передбачена можливість компенсації витрат на користування таксі у закордонному відрядженні:

«У разі потреби пересування по території держави відрядження керівник підприємства може визначити відрядженому працівникові вид транспорту, яким він може користуватися.

Якщо така пропозиція не надходить, працівник самостійно вирішує питання про вибір виду транспорту.

Витрати за користування таксі або оренду автотранспорту можуть бути відшкодовані лише з дозволу керівника підприємства (згідно з підтвердними документами)».

Оскільки згідно з чинним законодавством користування у службовому відрядженні послугами таксі не заборонено, рішення щодо відшкодування витрат на такі послуги має ухвалюватися керівником підприємства. Рекомендуємо розробити і затвердити наказом по підприємству Порядок компенсації працівникам витрат на службові відрядження, в якому підприємство може передбачити компенсацію витрат на таксі у закордонному відрядженні. Наказ по підприємству, що дозволяє працівникам користуватись у відрядженні таксі, також є додатковим аргументом при обґрунтуванні права на віднесення таких сум до складу податкових витрат підприємства.

Таким чином, ані ПКУ, ані будь-який інший нормативний документ не забороняє відображати в податковому обліку витрати за користування таксі під час відрядження працівника, компенсовані йому за рішенням керівника.

На нашу думку, витрати фізичних осіб, що перебувають у трудових відносинах з платником податку, на проїзд в таксі під час відрядження включаються до складу витрат платника податку за умови наявності підтвердних документів, що засвідчують вартість цих витрат та за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку.

Також у листі Міндоходів від 14.05.2013 р. № 2502/6/99-99-17-03-03-15 зазначено, що будь-які витрати на відрядження можуть бути включені до складу витрат платника податку за наявності документів, що підтверджують зв’язок такого відрядження з діяльністю такого платника податку.

Згідно із ст. 121 КЗпП працівники мають право на відшкодування витрат та одержання інших компенсацій у зв’язку із службовими відрядженнями.

Згідно з пп. 164.2.17 ПКУ до загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку включається дохід, отриманий ним як додаткове благо (крім випадків, передбачених ст. 165 цього Кодексу).

Відповідно до пп. 165.1.11 ПКУ до загального місячного (оподатковуваного) доходу платника податку не включаються кошти, отримані платником податку на відрядження або під звіт і розраховані згідно з п. 170.9 ПКУ. А пп. 170.9.1 ПКУ передбачено, що податковим агентом платника податку під час оподаткування суми, виданої платнику податку під звіт та не повернутої ним протягом встановленого пп. 170.9.2 ПКУ строку, є особа, що видала таку суму, а саме:

  • на відрядження – у сумі, що перевищує суму витрат платника податку на таке відрядження, розрахованій згідно з розд. ІІІ цього Кодексу;
  • під звіт для виконання окремих цивільно-правових дій від імені та за рахунок особи, що їх видала, – у сумі, що перевищує суму фактичних витрат платника податку на виконання таких дій.

На підставі вищезазначеного, вважаємо, що будь-які суми відшкодування витрат у зв’язку із службовим відрядженням, в тому числі відшкодування проїзду в таксі під час відрядження з дозволу керівника підприємства, не є додатковим благом і не повинні включатись до оподатковуваного доходу працівника, якщо таким працівником надані первинні документи, що засвідчують вартість цих витрат.

З урахуванням викладеного, компенсація витрат працівнику, який скористався послугами таксі у відрядженні, не оподатковується податком на доходи фізичних осіб і не відображається окремо як додаткове благо у звіті № 1ДФ.

З даного питання спеціалісти Міндоходів мають зовсім іншу думку. Так, у роз’ясненні в Єдиній базі податкових знань зазначено:

«Враховуючи те, що витрати на таксі, які були понесені найманим працівником під час відрядження за кордоном, не підлягають обов’язковому відшкодуванню, але за рішенням керівника юридичної особи дані витрати були відшкодовані працівнику, то сума таких витрат буде вважатись додатковим благом відповідно до пп. 164.2.17 п. 164.2 ст. 164 ПКУ та включатися до складу загального місячного (річного) оподатковуваного доходу платника податку. Оподаткування додаткового блага здійснюється за ставкою, визначеною п. 167.1 ст. 167 ПКУ (15 % та/або 17 %)».

Ми не згодні з таким підходом, тому що компенсація витрат на службові відрядження не є додатковим благом працівника, якщо таким працівником надані первинні документи, що засвідчують вартість цих витрат.

Лідія Принцевська, ТОВ АФ «Профі-Аудит»
ЛІГА:ЗАКОН