Для офіційного визнання виданих в Україні документів дійсними в інших державах потрібне їх міжнародне підтвердження. Найпоширенішим та найпростішим способом на сьогодні є проставлення апостилю – штампу, що підтверджує легітимність документа в країнах-учасницях Гаазької конвенції щодо засвідчення документів апостилем. Він засвідчує справжність підпису на документі, якість, в якій виступала особа, що підписала його, та автентичність відбитку печатки або штампу на ньому.
Навчання для кадровиків — семінари, курси, тренінги, вебінари
Індивідуальні курси кадровиків з нуля: 0 (800) 21 99 77
Проте апостилювати можна не всі документи. Так, згідно з Правилами проставлення апостилю на офіційних документах, призначених для використання на території інших держав, затвердженими наказом Міністерства закордонних справ України, Міністерства внутрішніх справ України, Міністерства освіти і науки України, Міністерства фінансів України, Міністерства юстиції України від 17.03.2023 № 125/209/293/139/999/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 21.03.2023 за № 478/39534, (далі – Правила) апостиль не проставляється на:
- оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують громадянство України,
- оригіналах документів, що посвідчують особу та підтверджують її спеціальний статус,
- військових квитках,
- трудових книжках,
- дозволах на носіння зброї,
- свідоцтвах про реєстрацію транспортних засобів (технічних паспортах),
- інших посвідченнях, що оформлюються відповідно до законодавства України.
Ці документи можуть бути прийняті для проставлення апостилю у вигляді копій (фотокопій), засвідчених у нотаріальному порядку.
Також не апостилюють оригінали, копії (фотокопії) нормативно-правових актів, роз’яснень та правових висновків щодо їх застосування, документи, що мають характер листування.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: info@mediapro.com.ua
Не можуть бути прийняті на території України для проставлення апостилю оригінали офіційних документів, виданих установами колишніх союзних республік у складі СРСР, окрім документів про освіту та вчені звання, виданих УРСР. Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом цих документів, засвідчених у встановленому порядку на території України.
Апостиль може бути проставлено на копіях (фотокопіях) або копіях (фотокопіях) з перекладом документів, що стосуються сфери освіти і науки, засвідчених у встановленому порядку на території України, лише після попереднього проставлення апостилю на оригіналах цих документів.
Копію (фотокопію) документів, виданих органами державної реєстрації актів цивільного стану або засвідченену в установленому порядку на території України копію (фотокопію) такого документа з перекладом дозволено апостилювати лише за умови попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостилю) оригіналу цього документа.
На сьогодні засвідчення копій офіційних документів, які видаються органами реєстрації актів цивільного стану і надалі використовуватимуться за кордоном, нотаріусами здійснюється лише після попередньої легалізації (консульської легалізації чи проставлення апостиля) оригіналів цих документів (Порядок вчинення нотаріальних дій нотаріусами України, затверджений наказом Міністерства юстиції України від 22.02.2012 року № 296/5, зареєстрований у Міністерстві юстиції України 22.02.2012 за № 282/20595 (зі змінами)).
Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
Крім того, законодавством не передбачено проставлення апостилю на інформації з Державного реєстру речових прав на нерухоме майно (далі – Державний реєстр прав), які згідно з пунктом 3 Порядку надання інформації із Державного реєстру речових прав на нерухоме майно, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 25.12.2015 № 1127 (зі змінами), надаються на аркушах паперу форматом А4 (210 х 297 міліметрів) без використання спеціальних бланків, проставлення підпису надавачем інформації з Державного реєстру прав та/або печатки. Для проставлення апостилю на документі, який підтверджує майновий стан, та для використання його за кордоном, можливо звернутися до будь-якого державного або приватного нотаріуса за оформленням відповідної заяви/афідевіту.
Правила не поширюються:
- на документи, що видаються закордонними дипломатичними установами України та пред’являються в державах їх акредитації;
- на офіційні документи, що мають пряме відношення до комерційних або митних операцій.
Мін’юст також нагадує, що відповідно до постанови Кабінету Міністрів України від 18 січня 2003 року № 61 «Про надання повноважень на проставлення апостиля, передбаченого Конвенцією, що скасовує вимогу легалізації іноземних офіційних документів» (із змінами і доповненнями) Міністерству юстиції України надано повноваження на проставлення апостиля на документах, які видаються органами юстиції, судами, державними архівними установами, а також на документах, що оформляються нотаріусами України.
Джерело: Мін’юст
