Архів утворюється наказом керівника організації і є окремим структурним підрозділом або входить до складу режимно-секретного органу
Наказом від 12 лютого 2015 № 167/5/104 Мін’юст та СБУ затвердили Типове положення про секретний архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації.
Відповідні організації створюють секретні архівні підрозділи для тимчасового зберігання секретних архівних документів Національного архівного фонду, їх обліку, використання відомостей, що містяться в них, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
Архів утворюється наказом керівника організації і є окремим структурним підрозділом або входить до складу режимно-секретного органу (далі — РСО). В організаціях з незначним обсягом секретних архівних документів відповідальність за роботу з ними покладається на одного з працівників РСО. Роботу архіву контролює РСО, роботу працівника, відповідального за архів, — керівник РСО.
Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує керівник організації.
Основними завданнями архіву є:
1) прийом від РСО і зберігання секретних архівних документів;
2) контроль за оформленням секретних документів;
3) участь у складанні та узгодженні зведеної номенклатури секретних справ;
4) ведення держобліку секретних документів;
5) проведення попередньої експертизи цінності секретних документів;
6) створення і вдосконалення довідкового апарату щодо секретних архівних документів;
7) проведення раз на 5 років перевірки секретних архівних документів і т. д.
Керівник архіву призначається на посаду і звільняється з посади керівником організації. Призначення на посаду керівника архіву здійснюється за погодженням зі Службою безпеки.
Крім того, у документі передбачено, що матеріальні носії секретної інформації кожного виду (машинні носії секретної інформації, науково-технічні, кіно-, відео-, фото-, фонодокументи і т. д.) повинні зберігатися в архіві окремо.
За матеріалами Юрліги
