Форма журналу реєстрації відряджень, була передбачена Інструкцією про службові відрядження в межах України та за кордон, затвердженою Наказом Міністерства фінансів України від 13 березня 1998 року № 59, але з 14 вересня 2015 року втратила чинність. Натомість не втратив своєї актуальності сам журнал реєстрації відряджень, і вже два роки має рекомендований характер.
Оформлення кожного відрядження розпочинається з видання наказу та коштів на відрядження. Натомість на підприємствах, в установах, організаціях ведуть загальний документ щодо всіх робочих поїздок — журнал реєстрації відряджень. Звісно, строки та місце відряджень зазначають у відповідних наказах по підприємству. Підтвердити їх можуть проїзні документи та платіжні документи з готелів. Однак журнал реєстрації відряджень дозволяє узагальнити цю інформацію, а в окремих випадках — підтвердити акт відрядження, наприклад у разі псування інших документів. Також інформація, яка міститься у журналі реєстрації відряджень, дозволить за потреби швидко надати роботодавцеві дані щодо конкретних працівників, які перебували у відрядженнях, загальних термінів та місць відряджень.
