Перевірка наявності документів в архіві
Відповідно до пунктів 1, 2 глави 3 розділу IV Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5 (далі — Правила № 1000/5), документи з моменту створення чи надходження і до передавання на зберігання в архів установи зберігаються за місцем формування справ у службі діловодства чи інших структурних підрозділах установи відповідно до номенклатури справ. Оригінали нормативно-правових актів зберігаються за місцем їх видання, а документи щодо їх розроблення, погодження тощо — за місцем створення. При цьому керівники структурних підрозділів установи і працівники, відповідальні за організацію діловодства в цих підрозділах, зобов’язані забезпечити зберігання документів і справ.
Спробуйте безплатний доступ до онлайн-системи «КАДРИ.UA» та отримайте готові практичні рішення для будь-якої кадрової ситуації.
Зазначене також прямо випливає із положень статті 32 Закону України вiд 24 грудня 1993 року № 3814-XII «Про Національний архівний фонд та архівні установи», де зазначається, що юридичні особи зобов’язані забезпечити збереженість документів, які зібрали під час своєї діяльності, до проведення експертизи їх цінності.
З метою встановлення фактичної наявності справ, виявлення відсутніх документів та їх розшуку проводиться перевіряння наявності та стану справ.
- Перевіряння справ постійного зберігання проводиться раз на 5 років і перед передаванням їх на зберігання до державних архівних установ, архівних відділів міських рад.
- Перевіряння справ з кадрових питань (особовому складу) та справ тривалого (понад 10 років) зберігання проводиться раз на 10 років. Щороку перевіряються справи, що впродовж року були видані з архівосховища для користування.
Експрес-курс «Облікові документи кадрової служби та порядок їх ведення»
0 (800) 21 99 77 • E-mail: [email protected]
Як же виявити нестачу чи зникнення, втрату тих чи інших архівних документів підприємства? Одноразові позапланові перевіряння наявності справ проводяться у разі:
- переміщення справ в інше сховище;
- ліквідації наслідків надзвичайної ситуації природного або техногенного характеру;
- зміни завідувача архівом (особи, відповідальної за архів);
- припинення підприємства.
Хто проводить? Перевіряння наявності проводиться працівниками архіву або комісією у складі 3 — 5 осіб, призначеною керівником підприємства. Перевіряння наявності та стану документів проводиться шляхом звіряння описових статей з елементами описування, зазначеними на обкладинках одиниць зберігання, а також фактичної наявності документів із підсумковими записами в описах. Під час перевіряння справи, що мають внутрішній опис, звіряються подокументно з даними внутрішнього опису.
Зразки документів • Посадові інструкції • Робочі інструкції
Для довідок: 0 (800) 21 99 77
Як здійснюється розшук втрачених документів/справ? Якщо в ході перевірки встановлено нестачу справ, то організовується їх розшук. З цією метою вживаються такі заходи:
- вивчаються усі облікові документи, на підставі яких видавалися справи із архівосховища;
- організовується розшук невиявлених справ у структурних підрозділах, попередньо вивчивши описи, на підставі яких справи передавалися до архіву;
- проводиться перевірка справ фондів, що зберігаються поруч;
- переглядається правильність підкладання справ, номери яких схожі з номерами невиявлених справ;
- вивчаються справи фонду — акти про вилучення справ для знищення, акти видавання справ у тимчасове користування, акти перевіряння наявності та стану справ, складені раніше.
Знайдені в результаті розшуку справи повертаються на місце зберігання. Справи, причина відсутності яких підтверджена документально (актами про вилучення справ для знищення, актами про невиправні пошкодження справ, актами передавання справ іншим установам та на постійне зберігання), виключаються з описів і облікових документів.
Письмові і телефонні КОНСУЛЬТАЦІЇ та інші кадрові послуги експертів журналу «КАДРОВИК.UA»
Варто зазначити, що розшук невиявлених справ проводиться впродовж року після закінчення перевіряння наявності та стану справ. При цьому складається картка обліку невиявленої справи за формою, наведеною в додатку 35 до Правил № 1000/5 (додаток 1).
Якщо справи не були знайдені, архів складає Акт про невиявлення справ (документів), шляхи розшуку яких вичерпано, за формою, наведеною в додатку 36 до Правил № 1000/5 (додаток 2), та довідку про проведені заходи щодо їх розшуку довільної форми. Акт підписує керівник архіву (особа, відповідальна за архів) та затверджує керівник підприємства. На підставі акту справи знімаються з обліку…
Докладніше — в журналі «ДІЛОВОДСТВО» у статті юриста Олександра Козки «Архівні документи: юридична відповідальність за неналежне зберігання».
Якщо ви ще не маєте повноцінного доступу до електронної версії журналу «Діловодство», скористайтесь можливістю отримати демодоступ та переконайтеся в зручності і практичній користі видання для вашої роботи.
У журналі представлено корисні матеріали з організації документообігу, поради щодо ведення кадрової документації та роз’яснення експертів із найактуальніших питань.
Джерело: ДІЛОВОДСТВО
